Kreditkartenabrechnung in Excel umwandeln und auswerten

Belastung oder Gutschrift: Welches Vorzeichen haben die Beträge?

Kartenanbieter drucken Beträge je nach Abrechnung unterschiedlich: Ein Einkauf steht oft als einfache positive Zahl, eine Zahlung als Gutschrift, manchmal mit „+“ oder „−“ davor oder mit einem nachgestellten „S“ oder „H“. Kopieren Sie das neben Ihr Girokonto in eine Tabelle, widersprechen sich die Vorzeichen.

Jeder Export folgt stattdessen einer Regel, derselben wie beim Girokonto: Geld, das Sie ausgeben, ist negativ, Geld, das zu Ihnen zurückkommt, ist positiv.

Weil die Vorzeichen einheitlich sind, liefert SUMMEWENN über eine Kategorie direkt Ihre Ausgaben, und Karte und Girokonto lassen sich in einer Arbeitsmappe kombinieren.

Alter Saldo, neuer Saldo und Mindestzahlung

Eine Kreditkartenabrechnung zeigt mehrere Summen, aber nur zwei davon beschreiben die Umsätze. Der alte Saldo (je nach Anbieter auch Saldovortrag oder Kontostand alt) ist das, was Sie beim Abschluss der letzten Abrechnung schuldeten. Der neue Saldo ist das, was Sie beim Abschluss dieser Abrechnung schulden. Dazwischen liegen die Umsätze.

Daraus ergibt sich die Prüfung, die jede Abrechnung bestehen muss: alter Saldo + Einkäufe + Entgelte + Zinsen − Zahlungen − Gutschriften = neuer Saldo. Stimmen die Zahlen nicht überein, sind die zu prüfenden Zeilen mit ihrer Seitenzahl markiert.

Mindestzahlung, Fälligkeitsdatum, Verfügungsrahmen und Zinssätze sind keine Umsätze und werden nicht als Zeilen exportiert. Vorgemerkte Umsätze auch nicht: Sie erscheinen auf der nächsten Abrechnung, sobald sie gebucht sind. Deshalb kann der Stand in der Karten-App vom Saldo der Abrechnung abweichen, denn er enthält Umsätze seit dem Abschlusstag.

Fremdwährung und Auslandseinsatzentgelt

Zahlen Sie in einer anderen Währung, drucken die meisten Anbieter unter der Händlerzeile den Originalbetrag, die Währung und den Umrechnungskurs und belasten Sie in der Währung der Karte. Exportiert wird in der Spalte Betrag der abgerechnete Betrag, weil nur er zum neuen Saldo aufsummiert.

Die Angaben der Zeile, etwa 125,00 USD zum Kurs 1,0821, bleiben in der Spalte Beschreibung stehen, denn der vollständige Text jeder Zeile wird behalten. Ein Auslandseinsatzentgelt, das als eigene Zeile gedruckt ist, wird zu einer eigenen Zeile, meist in der Kategorie Bankgebühren. Manche Anbieter rechnen das Entgelt auch gleich in den Umsatzbetrag ein.

Mehrere Karten oder Karteninhaber in einer Abrechnung

Firmen- und Familienkarten führen oft mehrere Karteninhaber mit jeweils eigenem Umsatzblock unter einem Kontosaldo auf, etwa eine Hauptkarte und eine Partnerkarte. Das ist weiter ein Konto und wird zu einem Kontoauszug mit einer Saldenprüfung, nicht zu einem pro Karte.

Die Zeilen bleiben in der gedruckten Reihenfolge, die Umsätze eines Karteninhabers stehen also zusammen, eine eigene Spalte für den Karteninhaber gibt es aber nicht. Brauchen Sie die Ausgaben pro Person, fragen Sie den Anbieter nach einer getrennten Abrechnung je Karte. Ein PDF, das wirklich getrennte Konten mit eigenem Anfangs- und Endsaldo enthält, wird in einen Kontoauszug pro Konto aufgeteilt.

Kreditkartenabrechnung in Haushaltsbuch und Buchhaltung übernehmen

Buchhaltungsprogramme führen eine Kreditkarte als eigenes Konto. Importieren Sie Kartenumsätze deshalb in ein Kartenkonto, nicht in das Girokonto. Exportieren Sie dafür CSV und prüfen Sie in der Hilfe Ihrer Software, welche Spalten verlangt werden (siehe Kontoauszug in DATEV, Lexware und Co. importieren). Haushaltsbuch- und Finanzprogramme wie GnuCash lesen QIF; die QIF-Datei kennzeichnet das Konto als Kreditkartenkonto.

Die Zahlung an die Karte steht auf zwei Kontoauszügen: Sie verlässt Ihr Girokonto (oft als Lastschrift zum Ausgleich der Kartenabrechnung vom Referenzkonto) und kommt auf der Karte an. Kategorisieren Sie beide Seiten als Umbuchungen, damit die Zahlung nicht doppelt als Ausgabe zählt. Die Einkäufe auf der Karte sind die eigentlichen Ausgaben.

Ist eine Kreditkartenabrechnung dasselbe wie ein Kontoauszug?

Nein. Ein Kontoauszug gehört zu einem Konto, auf dem Ihr Geld liegt, und der Saldo ist das, was Sie haben. Eine Kreditkartenabrechnung gehört zu geliehenem Geld, der Saldo ist das, was Sie schulden, dazu kommen Mindestzahlung, Fälligkeitsdatum und Zinsen. Wer bei einer Baufinanzierung Kontoauszüge verlangt, meint in der Regel Giro- und Sparkonten.

Für die Buchführung brauchen Sie beide, und sie überschneiden sich an einer Stelle: der Zahlung an die Karte. Selbstständige, die Kartenumsätze als Betriebsausgaben absetzen, finden den Ablauf unter Selbstständige und Kleinunternehmen.

Kreditkartenabrechnung in Excel auswerten: ein Jahr in einer Arbeitsmappe

Wählen Sie zwölf Monatsabrechnungen oder Karte und Girokonto zusammen aus und exportieren Sie sie als eine Excel-Datei mit allen Umsätzen in Datumsreihenfolge, auf Wunsch begrenzt auf einen Zeitraum. Das Blatt „Übersicht“ summiert Ausgaben nach Kategorie und nach Monat, was für Spesenabrechnung oder Steuererklärung meist gebraucht wird.

Die Kategorien können Sie ändern: umbenennen, ergänzen, und wenn Sie eine Kategorie korrigieren, daraus eine Regel machen, damit derselbe Händler bei jeder künftigen Abrechnung gleich zugeordnet wird. Siehe Kontoauszüge auswerten. Mehr zum Excel-Export: Kontoauszug PDF in Excel umwandeln.

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