MT940-Datei in Excel umwandeln und lesbar machen

Was ist eine MT940-Datei?

MT940 ist die SWIFT-Nachricht Customer Statement Message: ein Tagesauszug eines Kontos als Textformat aus nummerierten Feldern (Tags). Sie wurde entwickelt, damit Banken ihren Kunden Kontoauszüge für deren Systeme schicken, und wurde zum Standardweg, Auszüge in Treasury- und Buchhaltungssoftware zu bringen.

Heute bieten Banken MT940 vor allem Geschäftskunden an, als Download im Online-Banking für Firmenkunden, über EBICS oder Host-to-Host-Anbindungen oder über das Swift-Netz. Besonders verbreitet ist es in Deutschland, den Niederlanden und Polen, wo viele Buchhaltungsprogramme es importieren. Die Datei hat meist die Endung .sta, .mt940 oder .txt und enthält oft einen Auszug pro Tag, manchmal für mehrere Konten.

Das MT940-Format: die Tags

Jeder Kontoauszug in der Datei besteht aus Tags, die am Zeilenanfang als von Doppelpunkten umschlossene Feldnummer stehen:

Ein Saldo besteht aus Kennzeichen Haben oder Soll (C/D), Datum als JJMMTT, Währung und Betrag mit Komma als Dezimaltrenner. C260913EUR1250,00 bedeutet ein Guthaben von 1.250,00 EUR am 13. September 2026. Wird ein Kontoauszug auf mehrere Nachrichten verteilt, heißen die Zwischensalden :60M: und :62M:.

Die :61:-Zeile lesen

Die :61:-Zeile packt eine ganze Buchung in eine Zeichenkette ohne Trennzeichen. Das Beispiel 2609140914D89,90NDDTNONREF zerlegt sich so:

Drei Dinge sind tückisch: Beträge haben kein Vorzeichen, die Richtung hängt allein am D/C-Kennzeichen. Das Jahr ist zweistellig und das Buchungsdatum hat gar keins, zum Jahreswechsel muss es also erschlossen werden. Und nach // kann eine Bankreferenz folgen, Zusatzangaben stehen in einer zweiten Zeile.

Das Feld :86:: Wer hat wem warum gezahlt?

:86: enthält bis zu sechs Zeilen zu 65 Zeichen, die die Buchung darüber beschreiben. Der Aufbau ist von SWIFT nicht festgelegt, jede Bank füllt ihn ein wenig anders: oft laufen Name der Gegenpartei, Verwendungszweck und einige Referenzen ineinander.

Deutsche Banken verwenden einen strukturierten Aufbau: einen dreistelligen Geschäftsvorfallcode, gefolgt von nummerierten Unterfeldern. ?00 enthält den Buchungstext (zum Beispiel LASTSCHRIFT oder GUTSCHRIFT), ?20–?29 und ?60–?63 den Verwendungszweck, ?30 und ?31 die Bankleitzahl oder BIC und die Kontonummer oder IBAN der Gegenpartei, ?32–?33 deren Namen. Im Verwendungszweck kennzeichnen SEPA-Schlüsselwörter wie EREF+ (End-to-End-Referenz), MREF+ (Mandatsreferenz) und SVWZ+ (Verwendungszweck) die Teile.

Beim Lesen von :86: werden Name und Verwendungszweck herausgelöst, die Schlüsselwörter entfernt und Zeilen, die nach 27 Zeichen mitten im Wort umbrochen wurden, wieder zusammengesetzt. Anschließend gibt die KI jeder Buchung einen sauberen Empfängernamen und eine Kategorie.

MT940-Datei in Excel importieren

MT940 ist reiner Text, der Windows-Editor oder jeder andere Texteditor öffnet die Datei, aber Excel hat keinen MT940-Import. Direkt geöffnet, landet jeder Tag in einer eigenen Zeile, Buchungen verteilen sich auf mehrere Zeilen, Beträge sind Text mit Komma und das Vorzeichen steckt in einem Buchstaben. Das mit Textformeln zu zerlegen, scheitert am ersten :86:, das in die nächste Zeile umbricht.

Die Umwandlung liefert eine normale Tabelle: eine Zeile pro Buchung mit echtem Datum, Betrag mit Vorzeichen (Ausgänge negativ), Empfänger, vollständiger Beschreibung und Kategorie. Die Excel-Datei enthält zusätzlich ein Blatt „Übersicht“ mit Summen nach Kategorie und Monat; den Aufbau zeigt Kontoauszug PDF in Excel umwandeln. Der CSV-Export nutzt das Semikolon-Format mit dem Datumsformat Ihrer Wahl.

MT940, MT942 und CAMT.053: der Unterschied

Drei Formate werden bei der Wahl der Download-Option leicht verwechselt:

Laden Sie für die Buchhaltung den Tagesauszug herunter, also MT940 oder, wenn Ihre Bank es anbietet, CAMT.053. Ein Zwischenbericht kann sich vor Tagesabschluss noch ändern und lässt sich ohne gebuchte Salden nicht prüfen.

Wird MT940 abgeschaltet? Der Nachfolger CAMT

Nicht von heute auf morgen. Swift hat die grenzüberschreitenden Zahlungsaufträge mit dem Ende der Koexistenzphase im November 2025 von MT auf ISO 20022 umgestellt. Kontoauszugs- und Reporting-Nachrichten wie MT940, MT942 und MT950 wurden damals nicht abgeschaltet: Sie bleiben im Swift-Netz, bis Swift ein Enddatum festlegt, während Banken und Kunden zu den ISO-20022-Pendants wechseln. Das sind camt.053 für Kontoauszüge, camt.052 für untertägige Berichte und camt.054 für Belastungs- und Gutschriftsanzeigen. Einzelheiten stehen auf Swifts Seite zu den ISO-20022-Standards.

Eine MT940-Datei, die Sie aus dem Online-Banking herunterladen, läuft gar nicht über das Swift-Netz. Ob Sie sie weiter herunterladen können, entscheidet also Ihre Bank. Viele Banken bieten MT940 und CAMT nebeneinander an; wenn Ihre das tut, ist CAMT.053 die zukunftssichere Wahl. Beide werden in dieselbe Excel-Datei umgewandelt.

Mehrere Konten und ein Jahr Tagesauszüge

Ein MT940-Export enthält oft einen Auszug pro Tag und manchmal mehrere Konten. Wir gruppieren die Auszüge nach Konto (:25:) und Währung. Die Tage eines Kontos werden zu einem Kontoauszug zusammengefügt, der vom ersten Anfangssaldo (:60F:) bis zum letzten Endsaldo (:62F:) läuft, und alle Buchungen dazwischen müssen aufgehen: Anfangssaldo plus Eingänge minus Ausgänge ergibt den Endsaldo. Tut es das nicht, etwa weil ein Tag fehlt, sehen Sie das vor dem Export.

Laden Sie ein Jahr an Dateien auf einmal hoch und exportieren Sie sie als eine Arbeitsmappe. Steuerberater und Buchhalter nutzen das, um die Buchhaltung eines Mandanten aufzuholen.

MT940-Datei bei Sparkasse oder Volksbank finden

Wo die Datei steht, unterscheidet sich je Institut, und nicht jede Bank bietet MT940 jedem Kunden an. Suchen Sie im Online-Banking beim Umsatzexport oder im Bereich für Geschäftskunden nach Optionen wie MT940, SWIFT oder STA. Sparkassen sowie Volks- und Raiffeisenbanken sind eigenständige Institute, ihr Angebot kann sich also unterscheiden.

Bei der Sparkasse bietet der Umsatzexport je nach Institut CSV-CAMT und CAMT; MT940 kennen eher ältere Anleitungen und Finanzsoftware. Gibt Ihre Bank keine MT940-Datei her, lassen sich CAMT.053, CSV oder der PDF-Kontoauszug (Kontoauszug in Excel) genauso umwandeln.

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