Kontoauszug als PDF in Excel importieren – was funktioniert und wo es hakt

Kontoauszug in Excel importieren: die Wege im Überblick

Es gibt fünf übliche Wege, einen Kontoauszug in eine Excel-Tabelle zu bekommen. Welcher passt, hängt davon ab, wie alt der Zeitraum ist und ob Ihnen ein PDF mit Text oder ein Scan vorliegt.

Erst die Bank fragen: CSV- oder CAMT-Export der Umsätze

Wenn Ihre Bank den gewünschten Zeitraum noch als Umsatzliste anbietet, brauchen Sie kein PDF. Im Online-Banking finden Sie die Umsätze des Kontos und eine Exportfunktion, meist für CSV, bei vielen Banken auch für CAMT. Wie weit die Daten zurückreichen, legt die Bank fest: Bei der ING sind es 390 Tage, bei den Sparkassen hängt es vom jeweiligen Institut ab.

Auch diese Exporte lassen sich nicht immer direkt weiterverwenden. Manche Banken schreiben Kopfzeilen über die Daten, andere trennen Soll und Haben in zwei Spalten, und Beträge wie 1.234,56 werden von einem englischsprachig eingestellten Excel als Text gelesen. Die Dateien können Sie trotzdem hier hochladen: CAMT-Dateien, MT940-Dateien und CSV-Downloads verbrauchen keine Seiten und kommen mit denselben Spalten wie Ihre PDFs heraus.

Kontoauszug in Excel öffnen mit „Aus PDF“ (Power Query)

Neuere Excel-Versionen mit Power Query haben einen eigenen PDF-Import. Gehen Sie auf Daten → Daten abrufen → Aus Datei → Aus PDF, wählen Sie die Datei und im Navigator die Tabelle oder Seite, die Ihre Umsätze enthält. Mit Laden kommt sie ins Blatt, mit Daten transformieren öffnet sich der Power-Query-Editor.

Das funktioniert, wenn das PDF Text enthält und die Umsätze wie eine saubere Tabelle aufgebaut sind. Bei vielen Kontoauszügen sind sie das nicht. Excel erkennt Tabellen an der Position der Wörter auf der Seite, und die ist bei Kontoauszügen unruhig.

Gescannte Auszüge und Handyfotos haben keine Textebene. Der PDF-Import in Excel liest sie nicht; dafür brauchen Sie Texterkennung, siehe gescannte Kontoauszüge in Excel.

Warum Spalten und Verwendungszwecke beim Import verrutschen

• Mehrzeilige Verwendungszwecke: Ein SEPA-Verwendungszweck mit IBAN, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID läuft über mehrere Zeilen. Excel macht daraus zusätzliche Zeilen ohne Datum und Betrag.
• Vorzeichen hinter dem Betrag: Bei manchen Banken steht das Minus hinter der Zahl (1.234,56-) oder der Betrag mit S/H für Soll/Haben. Excel liest das als Text, und Summen ergeben null oder einen Fehler.
• Zwei Datumsspalten: Buchungstag und Wertstellung stehen nebeneinander, bei manchen Auszügen ohne Jahr. Das Jahr muss aus dem Auszugszeitraum ergänzt werden, besonders bei Dezember-Januar-Auszügen.
• Seitenköpfe und Zwischensalden: Titelzeilen, Überträge und Seitenzahlen wiederholen sich auf jeder Seite und stehen danach mitten zwischen den Umsätzen.
• Mehrere Tabellen: Der Navigator liefert oft eine Tabelle pro Seite. Sie müssen sie zusammenführen, und eine fehlende oder doppelte Zeile am Seitenumbruch fällt nicht auf.

Acrobat, Kopieren und Einfügen, ChatGPT

PDF-Programme mit Excel-Export wie Adobe Acrobat arbeiten nach demselben Prinzip wie der Excel-Import und zeigen dieselben Schwächen. Beim Kopieren und Einfügen landet fast alles in einer Spalte, und Sie trennen von Hand. Beides lohnt sich höchstens für eine einzelne Seite.

Allgemeine KI-Chats wie ChatGPT lesen Tabellen oft überraschend gut, liefern aber bei langen Auszügen manchmal Zeilen nicht mit oder drehen Vorzeichen um, und sie prüfen nicht, ob das Ergebnis zum Saldo passt. Der Vergleich im Detail steht unter ChatGPT oder Spezialwerkzeug für Kontoauszüge.

So prüfen Sie das Ergebnis gegen die Salden

Egal, wie die Zahlen in die Tabelle gekommen sind: Prüfen Sie sie, bevor Sie darauf aufbauen. Ein Kontoauszug hat dafür alles, was nötig ist: einen alten Saldo am Anfang und einen neuen Saldo am Ende.

Stehen die Beträge in Spalte E, rechnen Sie =alter Saldo + SUMMEWENN(E:E;">0") + SUMMEWENN(E:E;"<0") und vergleichen das Ergebnis mit dem neuen Saldo des Auszugs. Weicht es ab, fehlt eine Zeile, ist eine doppelt, oder ein Vorzeichen ist falsch. Beim Konverter läuft dieselbe Rechnung für jeden Auszug automatisch, zusätzlich wird der laufende Saldo in jeder Zeile verglichen.

Kontoauszug in Excel erstellen mit dem Konverter

Der Konverter liest jede Buchung aus dem PDF, vergibt einen bereinigten Zahlungsempfänger und eine Kategorie und prüft den Auszug gegen Anfangs- und Endsaldo. Fehlerhafte Vorzeichen werden anhand des laufenden Saldos korrigiert, doppelte Zeilen am Seitenumbruch entfernt. Auszüge mit mehreren Konten oder Währungen werden zu einem Auszug pro Konto.

Das Ergebnis ist eine Excel-Datei mit einem Blatt „Transactions“ (echte Datums- und Zahlenwerte) und einer Zusammenfassung nach Kategorie und Monat. Die ausführliche Beschreibung der Spalten steht unter Kontoauszug PDF in Excel umwandeln. Für andere Programme exportieren Sie CSV: mit Semikolon, Dezimalkomma und Datum als TT.MM.JJJJ, damit deutsche Excel-Versionen die Datei ohne Umwege öffnen.

Ihr erster Kontoauszug ist kostenlos (bis zu 10 Seiten, ein Monat); danach bezahlen Sie. Vor der Zahlung sehen Sie aber immer eine Vorschau mit Anzahl der Buchungen, dem Ergebnis der Saldenprüfung und den ersten drei Zeilen. 100 Seiten kosten 12 US-Dollar und verfallen nicht, siehe Preise.

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