Kontoauszug scannen und in Excel umwandeln – auch Papierauszüge und Fotos

Was Sie hochladen können

Alles, was eine Kontoauszugsseite als Bild zeigt, wird wie ein digitales PDF gelesen. Die Auszüge dürfen in jeder Sprache und von jeder Bank sein; auf Vorlagen müssen Sie nicht warten.

Handschrift wird nicht gelesen. Getippte und gedruckte Auszüge funktionieren; handschriftliche Kassenbücher, Randnotizen und handschriftlich ergänzte Einträge nicht.

Warum eine Saldenprüfung besser ist als reine Texterkennung

Eine allgemeine Texterkennung (OCR) macht aus Pixeln Zeichen. Sie merkt nicht, dass aus einer 8 eine 3 wurde, dass ein Minuszeichen im Schmutz verschwand oder dass am Seitenende eine Zeile fehlt. Das Ergebnis sieht vollständig aus, und der Fehler zeigt sich erst später, wenn die Buchhaltung nicht abstimmt.

Ein Kontoauszug bringt seinen eigenen Beweis mit: einen Anfangssaldo, einen Endsaldo und auf den meisten Auszügen einen laufenden Saldo in jeder Zeile. Wir nutzen alle drei. Eine falsch gelesene Ziffer führt dazu, dass der laufende Saldo dieser Zeile nicht mehr zum vorherigen Saldo plus Betrag passt, und die Zeile wird mit Seitenzahl markiert, statt unbemerkt durchzugehen.

Dieselbe Rechnung korrigiert häufige Fehler. Wurde ein Betrag als Eingang gelesen, obwohl der laufende Saldo zeigt, dass es ein Ausgang war, wird das Vorzeichen korrigiert und die Zeile mit Vorzeichen korrigiert gekennzeichnet. Doppelte Zeilen am Seitenwechsel, etwa eine Buchung, die unten auf einer Seite und oben auf der nächsten steht, werden entfernt.

Kontoauszug scannen: Tipps für Scans und Fotos, die gleich klappen

Die meisten Probleme bei fotografierten Kontoauszügen liegen am Foto, nicht am Auszug. Ein paar Gewohnheiten helfen:

• Eine Seite pro Foto, alle vier Ränder im Bild. Ein abgeschnittener Rand kann die Betrags- oder Saldospalte kappen.
• Flach und gerade. Legen Sie das Blatt auf einen Tisch, halten Sie das Handy parallel dazu und vermeiden Sie Falten und hochgebogene Ecken, die bei gefalteten Auszügen schnell entstehen.
• Gleichmäßiges Licht, keine Spiegelung. Tageslicht am Fenster funktioniert gut; der Blitz hinterlässt oft einen hellen Fleck genau auf den Zahlen.
• Scharfe Ziffern. Tippen Sie zum Fokussieren und halten Sie still. Lässt sich eine Ziffer beim Hineinzoomen nicht lesen, lässt sie sich auch maschinell nicht zuverlässig lesen.
• Scanner: 300 dpi in Graustufen oder Farbe genügen. Höhere Auflösung macht die Dateien größer, aber nicht besser.
• Mehrseitige Auszüge in einem PDF lassen. Dann werden der Anfangssaldo auf Seite 1 und der Endsaldo auf der letzten Seite gemeinsam geprüft. Einzelne Fotos werden als getrennte Dateien gelesen.
• iPhone: HEIC-Fotos werden nicht unterstützt. Laden Sie ein JPG oder PDF hoch oder stellen Sie unter Einstellungen → Kamera → Formate → Maximale Kompatibilität ein, dass die Kamera JPG speichert.

Scanner-Apps begradigen, beschneiden und bündeln Seiten zu einem PDF. Auf Android hat die Google-Drive-App einen Scanner eingebaut (Googles Anleitung zum Scannen); auf dem iPhone können die Apps Notizen und Dateien Dokumente scannen.

So sieht die Excel-Datei aus

Sie bekommen dieselben Spalten, ob der Auszug ein gestochen scharfes PDF oder ein Foto vom Küchentisch war. Gescannte und digitale Kontoauszüge können so in derselben Arbeitsmappe stehen.

Das Blatt „Übersicht“ zeigt das Ergebnis der Saldenprüfung: Saldo stimmt ✓, Saldo stimmt nicht – markierte Zeilen prüfen oder Keine Salden zum Prüfen, wenn auf der Seite gar keine Salden stehen.

Kontoauszug gescannt, was tun, wenn er nicht aufgeht?

Ein Kontoauszug, der nicht aufgeht, ist keine Sackgasse. Öffnen Sie ihn, gehen Sie zu den markierten Zeilen und vergleichen Sie jede mit der daneben angegebenen Seite. Meist ist ein Betrag um eine Ziffer falsch oder eine Zeile unleserlich. Ändern Sie Datum, Beschreibung oder Betrag und speichern Sie, dann läuft die Saldenprüfung erneut.

Kontoauszüge, die nicht aufgehen, verbrauchen keine Seiten (bis zu 30 Seiten im Monat), und vor dem Bezahlen sehen Sie die Zahl der Umsätze, das Ergebnis der Saldenprüfung und die ersten Zeilen. Siehe Preise.

Kontoauszüge digitalisieren: Papierarchive, alte Auszüge, Mandantenordner

Gescannte Kontoauszüge werden meist gebraucht, wenn jemand Verlauf braucht, den die Bank online nicht mehr zeigt: Jahre an Papierauszügen für die Steuererklärung, ein Mandant, der alles im Ordner abgeheftet hat, oder alte Auszüge für einen Kredit. Scannen Sie alles in einem Rutsch, laden Sie die Dateien gemeinsam hoch und exportieren Sie eine Arbeitsmappe mit allen Umsätzen in Datumsreihenfolge, auf Wunsch begrenzt auf einen Zeitraum. Wie Steuerberater und Buchhalter damit arbeiten, steht in einem eigenen Beitrag.

Fehlen Auszüge ganz, können Sie sie manchmal bei der Bank anfordern. Die Sparkassen etwa können Kontoauszüge der letzten zehn Jahre nacherstellen, meist gegen eine Gebühr, die je Sparkasse unterschiedlich ist; das nacherstellte Papier lässt sich wie jeder andere Scan umwandeln (Einzelheiten bei der Sparkasse).

Die Excel-Datei ist eine Arbeitskopie, kein revisionssicheres Archiv. Für Unternehmen gelten Aufbewahrungspflichten (für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO derzeit acht Jahre), und ob Sie Papierauszüge nach dem Scannen vernichten dürfen, richtet sich nach den GoBD. Das klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Gescannt oder digital: Was ist besser?

Können Sie den Kontoauszug noch im Online-Banking herunterladen, tun Sie das: Ein digitales PDF ist schärfer als jeder Scan. Bietet die Bank außerdem CSV, CAMT oder MT940, laden Sie diese Dateien hoch, denn strukturierte Dateien verbrauchen keine Seiten. Siehe Kontoauszug in CSV umwandeln.

Für alles andere, also Papierauszüge, aufgelöste Konten und Faxkopien aus der Filiale, ist das Scannen der Weg, und die Saldenprüfung sagt Ihnen, ob das Ergebnis vollständig ist. Für digitale Auszüge siehe Kontoauszug PDF in Excel umwandeln und die Schritt-für-Schritt-Anleitung Kontoauszug in Excel importieren.

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