Einfache Buchhaltung aus Ihren Kontoauszügen

Kann ich meine Buchhaltung aus Kontoauszügen machen?

Für viele Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer ja, solange Geschäftliches und Privates auf getrennten Konten läuft. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt, rechnet nach dem Zufluss und Abfluss: Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie bezahlt werden (§ 11 EStG). Genau das zeigt der Kontoauszug mit Datum und Betrag.

Er hat aber Grenzen. Auf dem Auszug steht nur der Bruttobetrag, die Umsatzsteuer ist nicht getrennt ausgewiesen, und er beweist, dass Sie bezahlt haben, nicht was Sie gekauft haben. Rechnungen und Belege bleiben die Grundlage, und für Buchungsbelege gilt nach § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Der Kontoauszug ergänzt sie.

Aus einem Jahr Kontoauszüge eine EÜR-Grundlage machen

1. Laden Sie die Auszüge aller Konten herunter, die das Geschäft nutzt: Girokonto, Tagesgeld, Kreditkarten und PayPal, als PDF oder als CSV, wenn Ihre Bank sie noch anbietet.
2. Laden Sie alles gemeinsam hoch. Jede Buchung erhält einen bereinigten Zahlungsempfänger und eine Kategorie, und jeder Auszug wird gegen Anfangs- und Endsaldo geprüft.
3. Kontrollieren Sie die Kategorien. Korrigieren Sie Fehler; jede Korrektur kann zur Regel werden, damit die nächsten Auszüge genauso eingeordnet werden.
4. Kennzeichnen Sie Geld, das zwischen Ihren eigenen Konten fließt, als Umbuchung, damit es nicht als Einnahme oder Ausgabe zählt.
5. Exportieren Sie nach Excel: Sie erhalten ein Blatt „Transactions“ und eine Zusammenfassung nach Kategorie und Monat.

Kategorien für die EÜR

Wählen Sie Kategorien, die Sie unverändert weitergeben können: Betriebseinnahmen, Wareneinkauf, Fremdleistungen, Raumkosten, Fahrzeugkosten, Reisekosten, Versicherungen, Telefon und Internet, Software und Abos, Werbung, Bankgebühren, Privatentnahmen und Privateinlagen, Umbuchungen. Wer sie an die Positionen der Anlage EÜR anlehnt, spart später einen Schritt. Der Steuerberater legt am Ende fest, was wohin gehört.

Achten Sie auf Doppelzählungen und auf Posten, die keine Betriebsausgaben sind. Die Abbuchung einer Kreditkarte vom Girokonto ist eine Umbuchung, die einzelnen Kartenumsätze sind die Ausgaben. Überweisungen auf ein Sparkonto und Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben, und Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer gehören zum Privatbereich. Zahlungen an das Finanzamt für Umsatzsteuer werden bei der EÜR dagegen als Betriebsausgabe erfasst; im Zweifel klärt das Ihr Steuerberater.

Mit Regeln geht das Kategorisieren schneller: „Verwendungszweck enthält SHOPIFY → Betriebseinnahmen“ gilt für alle künftigen Auszüge. Mehr dazu unter Kontoauszüge auswerten und kategorisieren.

Was Sie Ihrem Steuerberater schicken sollten

Fragen Sie zuerst, in welcher Form er die Daten haben möchte. Meist genügt Folgendes:

• Die Excel-Datei mit allen kategorisierten Buchungen und der Zusammenfassung nach Kategorie und Monat
• Die Original-Kontoauszüge als PDF, damit er alles gegen die Quelle prüfen kann
• Eine kurze Notiz zu Besonderem: ein erhaltenes Darlehen, Anschaffungen, private Ausgaben vom Geschäftskonto
• Rechnungen und Belege zu größeren Ausgaben
• Oder, wenn er mit einem bestimmten Programm arbeitet, eine CSV-Datei, die sich dort importieren lässt – siehe Kontoauszug in DATEV, Lexware und sevDesk importieren

Einnahmen und Ausgaben das ganze Jahr verfolgen

Sie müssen nicht bis zum Jahresende warten. Wandeln Sie jeden Monat die neuen Auszüge um, und die Zusammenfassung zeigt, wohin das Geld geflossen ist. Kreditkartenabrechnungen laufen genauso, siehe Kreditkartenabrechnung in Excel. Eine Übersicht der Ausgaben nach Kategorie ist am Ende nur ein Filter auf der Kategoriespalte.

Mehrere Auszüge lassen sich zu einem Export zusammenfassen, optional begrenzt auf einen Zeitraum. So erhalten Sie ein Quartal oder das ganze Jahr in einer Datei. Wofür Sie die Zahlen am Jahresende brauchen, steht unter Kontoauszüge für die Steuererklärung.

Brauche ich dafür ein Abo?

Nein. Seitenpakete werden einmal bezahlt und verfallen nicht: 100 Seiten kosten 12 US-Dollar, 500 Seiten 39 US-Dollar. Gezählt werden nur Seiten mit Umsätzen. Hat Ihr Kontoauszug drei bis fünf Seiten im Monat, braucht ein Jahr eines Kontos 36 bis 60 Seiten. Wer jeden Monat umwandelt, fährt mit Pro für 29 US-Dollar im Monat und 500 Seiten gut.

CSV-, Excel- und OFX-Dateien aus dem Online-Banking verbrauchen keine Seiten, brauchen aber ein Paket oder einen Tarif. Vor jeder Zahlung sehen Sie eine Vorschau mit Anzahl der Buchungen, Ergebnis der Saldenprüfung und den ersten drei Zeilen. Siehe Preise.

Fragen