Kontoauszüge auswerten und Umsätze automatisch kategorisieren

Kontoauszüge automatisch mit KI auswerten: So funktioniert es

Buchungstexte der Bank sind für die Systeme der Bank geschrieben, nicht für Menschen: Terminalkennungen, Filialnummern, maskierte Kartennummern, Referenzketten. Wer Kontoauszüge auswerten will, muss zuerst wissen, wer eigentlich bezahlt wurde. Deshalb erhält jeder Umsatz erst einen sauberen Empfängernamen und dann eine Kategorie.

Ihre eigenen Regeln werden zuerst angewendet. Was sie nicht abdecken, kategorisiert die KI (Claude von Anthropic): Sie liest die ganze Beschreibung, den Betrag und die Richtung der Zahlung und wählt eine Ihrer Kategorien. Was nirgends passt, landet in der Sammelkategorie Nicht kategorisiert, wo Sie es leicht wiederfinden. Zum Beispiel:

Eigene Kategorien nutzen, in jeder Sprache

Sie starten mit einer Standardliste in Ihrer Sprache, die für Geschäfts- und Privatkonten passt: Einnahmen, Umbuchungen, Lebensmittel, Restaurants & Cafés, Fahrtkosten, Kraftstoff, Miete & Wohnen, Nebenkosten, Software & Abos, Beratung & Honorare, Bankgebühren, Steuern und weitere. Benennen Sie Kategorien um, ergänzen oder löschen Sie sie, bis die Liste zu Ihrer Auswertung passt.

Das kann Ihr Kontenrahmen sein (SKR03 oder SKR04, wenn Ihr Steuerberater damit arbeitet), die Ausgabenzeilen Ihrer Steuererklärung oder ein Haushaltsplan. Kategorienamen können in jeder Sprache stehen, unabhängig von der Sprache des Kontoauszugs: Ein deutscher Auszug lässt sich in englische Kategorien einsortieren und umgekehrt.

Regeln, die immer gewinnen

Manches wissen nur Sie: dass die Überweisung an Herrn Schmidt die Miete ist oder dass eine Zahlung unter einem Personennamen eine Kundenrechnung. Ändern Sie die Kategorie eines Umsatzes, können Sie daraus eine Regel machen, Beschreibung enthält X → Kategorie. Sie gilt für alle künftigen Kontoauszüge, bevor die KI gefragt wird. Typische Regeln:

• Umbuchungen zwischen eigenen Konten, etwa die IBAN Ihres Tagesgeldkontos → Umbuchungen, damit sie weder als Ausgabe noch als Einnahme zählen
• Vermieter oder Handwerker, die unter Personennamen bezahlt werden → Miete & Wohnen oder Beratung & Honorare
• Kundenzahlungen mit Rechnungsnummer im Verwendungszweck → Einnahmen
• Zahlungen über PayPal, bei denen der Händlername im Verwendungszweck steht → die Kategorie, die zu diesem Händler passt
• Privatentnahmen oder private Ausgaben über die Geschäftskarte → eine Kategorie, die Sie selbst benennen

Regeln schlagen die KI immer. Sobald es eine Regel gibt, erhalten Sie bei jedem Kontoauszug dieselbe Kategorie.

Summen nach Kategorie und Monat

Der Excel-Export enthält neben den Umsätzen ein Blatt „Übersicht“ mit den Summen, die man sonst von Hand baut:

• Eingänge, Ausgänge und Netto des Zeitraums
• Eingänge, Ausgänge, Netto und Anzahl der Umsätze je Kategorie
• Dieselben Summen je Monat, wenn die Kontoauszüge mehrere Monate abdecken

Wählen Sie ein ganzes Jahr an Kontoauszügen aus und exportieren Sie sie zusammen, erhalten Sie eine Arbeitsmappe mit Jahressummen je Kategorie. Das ist die Grundlage für die Steuererklärung oder den jährlichen Blick ins Haushaltsbuch.

Kontoauszug in Excel kategorisieren: Stichwortliste und Formel

Wer es lieber selbst macht, nutzt in Excel meist eine Stichwortliste. Legen Sie eine Excel-Tabelle (Einfügen → Tabelle) mit dem Namen Regeln an, mit den Spalten Stichwort und Kategorie, zum Beispiel REWE → Lebensmittel, DB VERTRIEB → Fahrtkosten, ADOBE → Software & Abos. Dann verwenden Sie neben einer Beschreibung in B2 diese Formel in Excel 365:

=XVERWEIS(WAHR;ISTZAHL(SUCHEN(Regeln[Stichwort];B2));Regeln[Kategorie];"Nicht kategorisiert")

SUCHEN prüft jedes Stichwort innerhalb der Beschreibung, und XVERWEIS liefert die Kategorie des ersten Treffers. Setzen Sie also spezielle Stichwörter (UBER EATS) über allgemeine (UBER). Die Tabelle darf keine leeren Zeilen haben, denn ein leeres Stichwort passt auf jede Beschreibung. Summieren können Sie dann mit =SUMMEWENNS(D:D;C:C;"Lebensmittel") (Beträge in Spalte D, Kategorien in C) oder mit einer PivotTable, die die Kategorie in Zeilen und das nach Monaten gruppierte Datum in Spalten führt.

Das funktioniert, aber die Stichwortliste wächst endlos: Jeder neue Händler, jede Bank, die anders abkürzt, jede Terminalkennung braucht eine neue Zeile. Beginnen Sie mit einem Excel-Export, der schon kategorisiert ist, bleiben nur die Ausnahmen, und Ihre eigenen Formeln können Sie danebenlegen.

Vor dem Import kategorisieren oder in der Buchhaltungssoftware?

Viele Buchhaltungsprogramme ordnen Bankumsätze selbst zu. Sind alle Ihre Konten dort ohnehin angebunden, ist das der natürliche Ort für Ihre Zuordnungen. Den Kontoauszug vorher auszuwerten passt besser, wenn Sie eine kategorisierte Tabelle statt Buchungen brauchen, etwa für die Steuererklärung, die Besprechung mit dem Steuerberater, die Bank oder ein Haushaltsbuch, wenn ein Konto nicht angebunden ist oder wenn Sie Monate alter PDFs aufarbeiten.

Die Kategorien stehen in den Excel-, CSV- und QIF-Exporten. Wie Sie die CSV-Datei weiterverwenden, steht unter Kontoauszug in DATEV, Lexware und Co. importieren; die Kategorie ersetzt dort nicht die Kontenzuordnung, die Sie wie gewohnt vornehmen.

Prüfen und korrigieren an einer Stelle

Keine automatische Kategorisierung ist jedes Mal richtig, deshalb bleibt alles editierbar. In der Prüfansicht ändern Sie jedes Datum, jede Beschreibung, jeden Betrag und jede Kategorie, und die Saldenprüfung läuft beim Speichern erneut, sodass eine Korrektur die Summen nicht unbemerkt kaputt macht. Korrekturen, die Sie zu Regeln machen, sorgen dafür, dass der nächste Kontoauszug konsequenter ausfällt.

Ihre Kontoauszüge werden nicht zum Training von KI verwendet, die hochgeladene Datei wird nicht gespeichert, und es gibt nie einen Bank-Login oder eine Bankverbindung. Fragen Sie sich, ob ein allgemeiner Chatbot dasselbe kann? Lesen Sie Kontoauszug mit ChatGPT auswerten.

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