Kontoauszüge für die Steuererklärung ordnen und auswerten

Brauche ich Kontoauszüge für die Steuererklärung?

Seit dem Veranlagungszeitraum 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht statt der früheren Belegvorlagepflicht: Belege reichen Sie nur ein, wenn das Finanzamt sie anfordert, und bewahren sie sonst auf. Die Finanzverwaltung erklärt das auf ihrer Seite zu Belegen für die Einkommensteuererklärung. Kontoauszüge schicken Sie also nicht mit, Sie sollten sie aber griffbereit haben.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende ist der Kontoauszug mehr als ein Nachweis: Er ist Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung und gehört zu den Buchungsbelegen, die Sie nach § 147 AO acht Jahre aufbewahren müssen (Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre).

Ein Jahr Kontoauszüge ordnen, Schritt für Schritt

1. Alle Konten sammeln. Girokonten, Tagesgeld, jede Kreditkarte, über die Geschäftliches oder Steuerrelevantes lief, und PayPal. Nehmen Sie auch den ersten Auszug nach dem Jahreswechsel mit: Ein Auszug, der am 5. Januar endet, enthält noch Buchungen aus dem Dezember.
2. Gemeinsam hochladen. PDFs, Scans, Handyfotos und CSV-Downloads Ihrer Bank funktionieren. Jeder Auszug wird geprüft: Anfangssaldo plus Eingänge minus Ausgänge ergibt den Endsaldo.
3. Kategorien festlegen, die zu Ihrer Steuererklärung passen, zum Beispiel Werbungskosten, Spenden, Versicherungen, Handwerkerleistungen und Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Privatentnahmen.
4. Prüfen und korrigieren. Falsche Kategorien ändern, Umbuchungen kennzeichnen, Korrekturen als Regel speichern.
5. Das Steuerjahr exportieren. Wählen Sie alle Auszüge aus und exportieren Sie eine Excel-Datei, begrenzt auf den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember.

Wofür der Kontoauszug als Nachweis taugt

Ein Auszug zeigt, dass und wann Sie gezahlt haben, nicht wofür. In einigen Fällen reicht er trotzdem als Zahlungsnachweis, in den meisten braucht es zusätzlich den Beleg:

Das ist eine Orientierungshilfe, keine Steuerberatung. Was absetzbar ist und in welcher Höhe, entscheidet das Finanzamt, im Zweifel klärt es Ihr Steuerberater.

Absetzbare Ausgaben in den Kontoauszügen finden

Sortieren Sie das Jahr nach Zahlungsempfänger, und wiederkehrende Posten fallen auf: Software, Hosting, Telefon, Fachliteratur, Beiträge, Versicherungen. Gehen Sie anschließend Privatkonten und Karten durch, ob Betriebsausgaben vom falschen Konto bezahlt wurden. Sie werden leicht übersehen, deshalb listen Sie sie für den Steuerberater auf.

Wer Einkünfte aus Vermietung hat, findet im selben Auszug Mieteingänge, Grundsteuer, Versicherungen, Zinsen und Handwerkerrechnungen für die Anlage V. Bedenken Sie, was ein Kontoauszug nicht kann: Er beweist die Zahlung, nicht den Kauf. Bewahren Sie Belege für größere Beträge auf.

Nicht jede Zeile ist Einnahme oder Ausgabe

• Umbuchungen zwischen eigenen Konten und Kreditkartenabbuchungen sind weder noch; die Kartenumsätze sind die Ausgaben
• Privatentnahmen und Privateinlagen bewegen Geld zwischen Ihnen und dem Betrieb
• Darlehen: Die Auszahlung ist keine Einnahme und die Tilgung keine Ausgabe, abzugsfähig können nur die Zinsen sein
• Erstattungen mindern die ursprüngliche Ausgabe, statt Einnahmen zu schaffen
• Anschaffungen müssen unter Umständen über mehrere Jahre abgeschrieben werden; markieren Sie sie für Ihren Steuerberater
• Einkommensteuer-Vorauszahlungen gehören zum Privatbereich, die Umsatzsteuer-Zahlungen ans Finanzamt werden bei der EÜR dagegen als Betriebsausgabe erfasst

Kontoauszüge auswerten für die Umsatzsteuer

Auf dem Kontoauszug steht nur der Bruttobetrag. Das Aufteilen in Netto und Umsatzsteuer geht deshalb nur über die Rechnung, und diese Aufteilung nimmt der Dienst nicht vor. Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Ist-Versteuerung), kann den Eingang auf dem Konto als Anhaltspunkt für den Zeitpunkt nehmen; auch das prüft im Zweifel der Steuerberater.

Hilfreich ist die Auswertung nach Monaten: Die Zusammenfassung zeigt, in welchem Monat welche Einnahmen und Ausgaben angefallen sind, und erleichtert den Abgleich mit Rechnungsausgangs- und Eingangsbüchern.

Was Sie Ihrem Steuerberater übergeben

Eine Excel-Datei pro Person oder Betrieb: das Blatt „Transactions“ mit jeder kategorisierten Buchung und die Zusammenfassung mit den Summen nach Kategorie und Monat. Legen Sie die Original-Kontoauszüge und eine kurze Liste offener Fragen dazu (Anschaffungen, Darlehen, Arbeitszimmer). Ihr Berater kann jede Summe an den Buchungen dahinter prüfen, statt das Jahr selbst aufzubauen.

Wer Steuererklärungen für Mandanten erstellt, findet den Ablauf mit mehreren Mandanten unter Kontoauszug-Konverter für Steuerberater und Buchhalter. Für die laufende Buchhaltung mit EÜR lesen Sie Buchhaltung aus Kontoauszügen.

Aufbewahrung und Kosten

Für Privatpersonen nennt die Finanzverwaltung NRW in ihrem Hinweis zum Wegfall der Belegvorlagepflicht als Orientierung, Belege mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist aufzubewahren, bei vorläufigen Bescheiden und Bescheiden unter Vorbehalt der Nachprüfung länger. Manche Banken löschen Dokumente im Postfach nach einer Frist: Bei der ING können Kontounterlagen nach zehn Jahren gelöscht werden, siehe ING Kontoauszug in Excel. Sichern Sie die PDFs rechtzeitig.

Bezahlt wird pro Seite mit Umsätzen. Ein Jahr mit bis zu acht Seiten Auszug im Monat passt in ein Paket mit 100 Seiten für 12 US-Dollar, das nicht verfällt. Auszüge, die nicht aufgehen, sind kostenlos. Siehe Preise.

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