Controle financeiro simples a partir do extrato bancário

O extrato bancário pode ser o seu controle financeiro?

Para muitos MEIs, autônomos e pequenos comércios, pode, desde que o dinheiro do negócio e o dinheiro pessoal fiquem em contas separadas. Cada venda recebida e cada despesa paga pela conta já está no extrato com data e valor. O que falta é a que se refere cada linha.

O extrato tem limites. Ele mostra o dinheiro quando se move, então contas a receber e a pagar ainda não liquidadas não aparecem, e prova que você pagou, não o que comprou. O MEI, por exemplo, tem entre as obrigações o relatório mensal de receitas brutas (Sebrae), e o extrato ajuda a montá-lo; guarde as notas fiscais e os recibos de compras e de qualquer valor alto ou fora do comum.

Transforme um ano de extratos em controle financeiro

1. Baixe os extratos de todas as contas que o negócio usa, conta corrente, poupança e cartões, em PDF, ou em OFX ou CSV se o seu banco oferecer.
2. Envie tudo junto. Cada extrato é lido, cada transação ganha um favorecido limpo e uma categoria, e os totais são conferidos com o saldo inicial e o final do extrato.
3. Revise as categorias. Corrija as poucas erradas; cada correção pode virar uma regra, para que os extratos do mês seguinte sejam categorizados do mesmo jeito.
4. Marque o dinheiro que passa entre as suas contas como transferência, para que não seja contado como receita nem despesa.
5. Exporte para o Excel. Você recebe uma planilha Transações e uma planilha Resumo com os totais por categoria e por mês.

Categorias que funcionam na hora do imposto

Escolha categorias que você possa entregar direto ao contador: Vendas, Fornecedores, Aluguel, Software e assinaturas, Marketing, Frete, Impostos (como o DAS), Tarifas bancárias, Taxa da maquininha, Pró-labore ou retirada, Transferências. Veja a lista completa em como classificar despesas.

Cuidado com a contagem em dobro. Se você envia a conta corrente e o cartão de crédito do negócio, o pagamento da fatura pela conta é uma transferência: as compras do cartão são as despesas. O mesmo vale para o dinheiro que vai para uma aplicação e para as retiradas do dono, que não são despesa do negócio. Quem vende no cartão também deve ficar atento: o valor que a operadora deposita é a venda menos a taxa, então registre a taxa da maquininha como despesa para o total de vendas fechar.

Categorizar fica mais rápido com regras: “a descrição contém SHOPIFY → Vendas” vale para todos os extratos futuros. Mais em como categorizar as transações do extrato.

O que mandar para o contador

Pergunte primeiro qual formato ele prefere. A maioria dos contadores aceita bem isto:

• A pasta de trabalho do Excel: cada transação com a sua categoria, mais o Resumo por categoria e por mês
• Os extratos originais em PDF, para ele conferir qualquer lançamento com a origem
• Um bilhete curto sobre o que é fora do comum: um empréstimo recebido, um equipamento comprado, gastos pessoais pagos pela conta do negócio
• As notas fiscais e os recibos das compras mais altas
• Ou, se ele usa um sistema que importa extrato, um arquivo no lugar do Excel: OFX ou CSV

Acompanhe as despesas ao longo do ano

Não precisa esperar o fim do ano. Converta os extratos de cada mês quando chegarem e a planilha Resumo mostra para onde o dinheiro foi, mês a mês. As faturas de cartão funcionam do mesmo jeito: veja fatura do cartão em PDF para Excel. Um relatório de despesas é só um filtro na coluna de categoria.

Combine vários extratos em uma única exportação, opcionalmente limitada a um intervalo de datas, para ter um trimestre ou o ano inteiro em um arquivo.

Preciso de assinatura?

Não. Os pacotes de páginas são compras únicas que não expiram: 100 páginas por US$ 12, 500 por US$ 39. Só contam as páginas com transações, então, se os seus extratos têm de 3 a 5 páginas por mês, um ano de uma conta usa de 36 a 60 páginas. Se preferir converter todo mês, o plano Pro custa US$ 29 por mês para 500 páginas.

Arquivos CSV, Excel e OFX baixados do banco não usam páginas, mas ainda exigem um pacote ou plano. Antes de pagar qualquer coisa, todo envio mostra uma prévia: a quantidade de transações, o resultado da conferência de saldo e as três primeiras linhas. Veja os preços.

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