Extrato bancário para imposto de renda: organize o ano para o IRPF

Qual extrato bancário usar na declaração do imposto de renda?

Para preencher a declaração, o documento que o banco emite é o informe de rendimentos, com os saldos e os rendimentos do ano; o extrato mensal é um apoio. Ele serve para conferir o que aparece no informe, para lembrar de rendimentos e pagamentos que nenhum documento resume e, para o autônomo, para apurar as receitas e as despesas do ano.

No Nubank, por exemplo, o extrato da conta é enviado por e-mail em PDF e OFX, de qualquer mês desde a abertura da conta; para o Nu Empresas, a página do banco sobre imposto de renda diz que o informe de rendimentos e o extrato podem ser exportados em OFX, PDF e CSV e que o MEI pode usar o extrato para a declaração anual de faturamento (DASN-SIMEI) (Nubank). Veja o guia do extrato do Nubank em Excel e OFX.

Organize um ano de extratos, passo a passo

1. Reúna todas as contas. Conta corrente e poupança, cada cartão de crédito usado e as contas de investimento ou digitais. Inclua o extrato de janeiro: um extrato que fecha no dia 5 ainda traz transações de dezembro.
2. Envie tudo junto. PDFs, digitalizações, fotos do celular e arquivos OFX ou CSV do banco funcionam. Cada extrato é conferido: saldo inicial + entradas − saídas = saldo final.
3. Defina as categorias de acordo com as fichas da declaração, como na tabela abaixo.
4. Revise e corrija. Ajuste categorias erradas, marque as transferências entre as suas contas e salve as correções como regras.
5. Exporte o ano. Selecione todos os extratos e exporte um único arquivo do Excel limitado de 1º de janeiro a 31 de dezembro.

Associe as categorias às fichas da declaração

Chamar as categorias pelo nome da ficha em que o valor costuma entrar deixa a planilha Resumo alinhada com o programa da declaração. Esta é uma lista de apoio, não uma regra:

É um apoio de organização, não orientação fiscal. O que é dedutível, em que valor e em que ficha entra é decisão do seu contador ou das regras da Receita Federal; as despesas do livro-caixa, por exemplo, são para autônomos que o escrituram.

Quem precisa declarar e o que muda no IR de cada ano

Os valores que obrigam a declarar mudam de um ano para o outro. Para a declaração de 2026, com base no ano de 2025, a Receita Federal informa que está obrigado quem recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00, entre outros critérios; ser MEI, por si só, não obriga a declarar (perguntas e respostas do IRPF). Confira os valores do ano antes de declarar.

Mesmo quem não é obrigado a declarar pode querer organizar os extratos, por exemplo para pedir restituição ou para apurar o carnê-leão de um autônomo. A própria Receita lembra que o carnê-leão é uma antecipação do imposto de renda, considerada no cálculo da declaração do ano seguinte.

Encontre despesas dedutíveis nos extratos

Ordene o ano por favorecido e os gastos recorrentes aparecem: plano de saúde, mensalidades, previdência, assinaturas do trabalho. Depois percorra as contas pessoais e os cartões atrás de despesas da atividade pagas pela conta errada, que passam batido, e liste-as para o contador.

Lembre o que o extrato não conta. Ele prova que você pagou, não que o prestador emitiu um recibo com o CPF ou CNPJ dele, que é o que costuma ser pedido nas despesas médicas e de educação. Um Pix para um médico, por exemplo, aparece com o nome da pessoa e nada mais. Guarde os recibos e as notas das despesas que você pretende declarar; a Receita Federal permite retificar a declaração em até cinco anos, e o extrato ajuda a reconstituir o que foi pago.

Nem toda linha é rendimento ou despesa

• Transferências entre as suas contas e pagamentos de fatura de cartão não são nenhum dos dois: as compras do cartão é que são as despesas
• Empréstimos recebidos não são rendimento, e o principal pago de um empréstimo não é despesa; só os juros entram na conta
• Resgates de aplicação devolvem dinheiro que já era seu; o rendimento é que aparece no informe do banco
• Estornos e reembolsos reduzem a despesa original, em vez de somar renda
• Pix de familiares ou amigos pedem uma anotação sobre o motivo (presente, empréstimo, reembolso), para o contador decidir como tratar
• Equipamentos e outros bens podem precisar ser tratados como patrimônio, e não como despesa: sinalize-os para o contador

O que entregar ao contador

Um arquivo do Excel por pessoa ou por negócio: a planilha Transações com cada lançamento categorizado e a planilha Resumo com os totais por categoria e por mês. Acrescente os extratos originais e uma lista curta de dúvidas (compra de bens, empréstimos, despesas do home office). O contador confere um total com os lançamentos por trás dele, em vez de reconstruir o ano.

Se você prepara declarações de clientes, os mesmos passos dão uma exportação organizada por cliente e por ano. Para trabalhos maiores de regularização, veja extrato bancário para contabilidade. Para montar a lista de categorias, veja como classificar despesas e categorizar as transações do extrato.

Quanto custa

Contam as páginas com transações; capas e páginas em branco não. Um ano de extratos de até oito páginas por mês cabe em um pacote de 100 páginas por US$ 12, que não expira. Extratos que não fecham não custam nada. Veja os preços.

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