Como fazer conciliação bancária no Excel

Conciliação bancária: o que é e para que serve?

A contabilidade registra uma operação quando ela acontece: você emite um cheque, emite uma nota e recebe o pagamento, paga um fornecedor. O banco registra quando o dinheiro de fato se move. No fim de qualquer mês os dois saldos são diferentes, e a maior parte da diferença é só questão de data.

Conciliar é explicar cada centavo dessa diferença. Depois de tirar as diferenças de data, o que sobra deveria ser zero. Se não for, há um erro, um lançamento esquecido ou uma operação que você não fez. É por isso que contadores conciliam toda conta bancária e todo cartão antes de fechar o mês ou de preparar a declaração.

Exemplo de conciliação bancária

Uma pequena empresa fecha março. O extrato mostra saldo final de R$ 12.480,00; a contabilidade mostra R$ 12.866,50. Veja como a diferença é explicada:

As diferenças de data ajustam o lado do banco; o que o banco registrou e você não, ajusta o lado da contabilidade. Só os itens do lado da contabilidade geram lançamentos.

Planilha de conciliação bancária no Excel: o modelo

Você não precisa baixar um modelo pronto: três abas e umas dez fórmulas resolvem, e você entende cada célula. Monte uma vez e copie o arquivo todo mês.

As datas precisam ser células de data e os valores, números de verdade. Se uma coluna colada fica alinhada à esquerda e a SOMA dá 0, ela está como texto: converta antes de casar os lançamentos.

Fórmulas de conciliação bancária no Excel

As fórmulas abaixo seguem o modelo acima, com a sintaxe do Excel em português (argumentos separados por ponto e vírgula): datas na coluna A, valores na coluna D da aba Razão e na C da aba Extrato, e a situação na coluna E. Dê nomes às células principais (Fórmulas → Definir Nome): Abertura, Fechamento, SaldoBancoAjustado e SaldoContabilAjustado, para que as fórmulas fiquem legíveis.

• Autoconferência do extrato: =ARRED(Abertura + SOMA(Extrato!C:C) - Fechamento; 2) precisa dar 0. Se não der, falta um lançamento ou há um valor digitado errado, e nada abaixo vai concilar.
• Situação no Razão: =SE(CONT.SES(Extrato!C:C; D2; Extrato!A:A; ">="&A2-3; Extrato!A:A; "<="&A2+14)>0; "Conciliado"; "Em aberto") procura o mesmo valor no extrato dentro de uma janela de datas.
• Situação no Extrato: a mesma fórmula apontada para o outro lado, para que os itens que só existem no banco apareçam como Em aberto.
• Recebimentos não compensados: =SOMASES(Razão!D:D; Razão!E:E; "Em aberto"; Razão!D:D; ">0")
• Cheques e pagamentos não compensados: =SOMASES(Razão!D:D; Razão!E:E; "Em aberto"; Razão!D:D; "<0"), um número negativo.
• Saldo bancário ajustado: =Fechamento + recebimentos não compensados + pagamentos não compensados (o total dos pagamentos já é negativo).
• Diferença: =ARRED(SaldoBancoAjustado - SaldoContabilAjustado; 2), com formatação condicional que deixa a célula vermelha quando não for 0.

A função CONT.SES não distingue dois pagamentos de mesmo valor. Quando um valor aparece mais de uma vez no mês, confira essas linhas à mão ou compare a quantidade de cada lado.

O que causa diferença entre o extrato e a contabilidade?

Quando a diferença não some, o tamanho dela é uma pista. Uma diferença divisível por 9 costuma indicar dígitos trocados (54,00 digitado como 45,00). Uma diferença igual ao dobro de uma operação geralmente é erro de sinal. Uma diferença igual a uma operação indica que ela falta em um dos lados ou foi lançada duas vezes.

• Recebimentos ainda não compensados: boleto, cheque ou depósito que você lançou e o banco só credita um ou dois dias depois.
• Cheques emitidos e não compensados: cheques que você já registrou e que ainda não foram descontados.
• Vendas no cartão: o banco credita o valor dias depois da venda e já descontada a taxa da operadora, então o lançamento bruto da venda não bate com o crédito.
• Tarifas, juros, IOF e rendimentos que você só descobre pelo extrato.
• Pix, TED, débitos automáticos e pagamentos de boleto que saíram da conta sem lançamento na contabilidade.
• Cheques devolvidos de clientes, que o banco estorna.
• Erros: número trocado, lançamento duplicado ou com o sinal errado.

Conciliação bancária e conciliação contábil: qual a diferença?

A conciliação bancária compara os lançamentos e o saldo da conta Bancos na sua contabilidade (ou no seu financeiro) com o extrato do banco. A conciliação contábil é mais ampla: confere o saldo de qualquer conta do balancete, como clientes, fornecedores, impostos a recolher ou estoques, com os documentos e controles que a sustentam. A conciliação bancária é um dos tipos de conciliação contábil, e costuma ser o primeiro a ser feito no fechamento do mês.

Nos sistemas de gestão, “conciliar” costuma ter um sentido mais prático: associar cada linha do extrato importado a um lançamento já cadastrado, ou criar um novo quando ele não existe. Os dois sentidos se complementam, e em ambos o extrato completo é o ponto de partida.

Conciliação bancária no Domínio, Conta Azul e Omie

Se você usa um sistema contábil ou de gestão, a conciliação começa por trazer o extrato para dentro dele. No Conta Azul, isso é feito em Financeiro → Contas financeiras, abrindo a conta e escolhendo Ações da Conta → Importar extrato (.OFX); depois você confirma o saldo final e concilia as movimentações. No Omie, o caminho é Finanças → Movimentação de Contas Correntes → Importar Extrato, que aceita arquivos OFX. As páginas de ajuda de cada sistema descrevem os detalhes: Conta Azul e Omie.

Quando o banco integra com o sistema por Open Finance, os lançamentos entram sozinhos, e a conciliação bancária automática fica a cargo do próprio sistema. O arquivo continua útil para bancos sem integração e para períodos antigos. Para o passo a passo completo dos três sistemas, veja como importar o extrato no Domínio, Conta Azul e Omie, e para gerar um OFX a partir de um PDF, converter extrato PDF para OFX.

A conferência de saldo do extrato não é conciliação: você precisa das duas

A conferência de saldo do extrato confirma que a lista de transações está completa: saldo inicial mais entradas, menos saídas, é igual ao saldo final, e o saldo de cada linha bate. A conciliação bancária compara essa lista completa com a sua contabilidade. Se o primeiro passo estiver errado, como uma linha perdida na quebra de página ao copiar de um PDF, você vai caçar uma diferença que nem está nos seus livros.

O Bank Statement Categorizer faz o primeiro passo automaticamente. Cada extrato é conferido com os próprios saldos, e as linhas que não fecham são sinalizadas com o número da página, então a aba Extrato que você concilia é sabidamente completa. A conciliação com a contabilidade continua sendo sua (ou do seu contador).

Conciliar vários meses ou várias contas de uma vez

O trabalho de regularização, como o cliente que não concilia há um ano ou uma contabilidade nova, fica mais fácil com todos os meses em uma pasta de trabalho. Converta os extratos juntos e exporte um único arquivo do Excel, se quiser limitado a um intervalo de datas, e então concilie mês a mês levando os itens pendentes de cada mês para o seguinte.

Se as transações também precisam de categorias para a contabilidade, resolva isso na mesma hora: categorize as transações do extrato antes de lançar os itens que só estavam no banco, e mantenha uma lista de categorias de despesas consistente. Para quem faz isso para vários clientes, o fluxo está em extrato bancário para contabilidade.

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