Como classificar despesas: a lista de categorias e como usá-la

Categorias de despesas de uma empresa ou MEI

Use estas categorias como ponto de partida, renomeie-as para combinar com o plano de contas do seu contador e tire as que você nunca usa. A última coluna mostra se a categoria costuma ser tratada como despesa fixa ou variável.

É uma informação geral, não é orientação fiscal. O que é dedutível e em que valor depende do seu regime e da sua situação; na dúvida, pergunte ao seu contador.

Custos e despesas: qual a diferença?

Na contabilidade, custos são os gastos ligados diretamente ao que a empresa vende: as mercadorias compradas para revenda, a matéria-prima e a mão de obra de produção. Despesas são os gastos para manter a empresa funcionando, como aluguel, contabilidade, marketing e tarifas. Essa separação aparece na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício): a receita, menos os custos, dá o lucro bruto; dele saem as despesas administrativas, comerciais e financeiras até chegar ao resultado.

Para o extrato, isso se traduz em uma regra prática: classifique a compra de mercadoria e de matéria-prima como custo (a categoria Fornecedores e mercadorias acima) e todo o resto como despesa. Se você tem dúvida sobre onde uma conta se encaixa, o plano de contas do seu contador decide.

Como classificar despesas fixas e variáveis

A divisão entre fixas e variáveis responde a uma pergunta simples: o gasto continua se você vender menos, ou ele acompanha as vendas?

• Fixas: aluguel, folha de pagamento, contador, assinaturas, seguros. Têm valor parecido todo mês, mesmo quando o faturamento cai.
• Variáveis: mercadorias, frete, comissões, taxa da maquininha, embalagens. Crescem e diminuem com as vendas.
• Mistas: energia, internet e combustível tendem a ter uma parte fixa e outra que varia. Escolha um lado e mantenha o critério todos os meses.

Lançamentos do extrato que não são despesa

Quando você classifica as despesas de um extrato, os erros mais comuns não são categorias erradas, e sim lançamentos contados como despesa sem ser. Crie categorias próprias para eles e deixe-os fora dos totais:

• Transferências entre as suas contas, inclusive para uma conta de investimento ou poupança.
• Pagamento da fatura do cartão de crédito. As compras do cartão são as despesas; o pagamento da fatura só move dinheiro. Classifique a fatura do cartão, não o pagamento.
• Principal de empréstimo e financiamento. Só os juros da parcela são despesa.
• Distribuição de lucros aos sócios e gastos pessoais pagos pela conta da empresa.
• Aplicações e resgates de investimentos. O rendimento é receita financeira; o valor aplicado e resgatado não.
• Entrada de empréstimo e aporte de capital, que não são faturamento.

Como classificar despesas na contabilidade

O contador organiza as contas em um plano de contas: uma lista numerada de receitas, custos e despesas, onde cada despesa tem o seu lugar. Classificar as despesas do extrato nas mesmas categorias do plano de contas poupa retrabalho, porque o lançamento sai do extrato já pronto para a contabilidade.

O melhor é combinar a lista com o contador uma vez, em vez de reinventá-la todo ano. Se você manda os extratos para ele, uma planilha com a categoria de cada lançamento e um resumo por categoria e por mês é o que ele mais aproveita; veja o que mandar ao contador e, se você é o contador, extrato bancário para contabilidade.

Classificar despesas pessoais e despesas do imposto de renda

Para as finanças pessoais, a lista é bem mais curta: moradia, mercado, transporte, saúde, educação, lazer, assinaturas, dívidas e impostos já cobrem a maior parte. Veja como montar o orçamento em como categorizar gastos pessoais.

Algumas despesas pessoais importam para o imposto de renda: as de saúde, as de educação, a previdência privada, a pensão alimentícia e os dependentes, entre outras. Quem é autônomo e escritura livro-caixa pode ainda deduzir despesas ligadas à atividade, como aluguel, água, luz, telefone e material de escritório, segundo as perguntas e respostas do IRPF da Receita Federal. Marque essas categorias separadamente no extrato e guarde os recibos: o extrato mostra o pagamento, não o serviço prestado. O passo a passo está em extrato bancário para imposto de renda.

Dá para classificar as despesas automaticamente pelo extrato?

Dá. Os sistemas de gestão sugerem categorias para o que entra por integração bancária, e um conversor pode fazer isso antes de os dados chegarem à planilha. O Bank Statement Categorizer dá a cada transação um favorecido limpo e uma categoria da sua própria lista, no momento em que lê o extrato. Você pode renomear, acrescentar ou remover categorias; ao corrigir uma, pode transformá-la em uma regra (“a descrição contém X → categoria”), para que o mesmo favorecido seja classificado igual em todos os extratos futuros. As regras sempre valem; o resto é categorizado pela IA.

A exportação em Excel inclui uma planilha Resumo com os totais por categoria e por mês, que costuma ser exatamente o que o contador pede. Revise as categorias antes de confiar nelas: a classificação automática poupa a digitação, não a decisão sobre o que é dedutível. Para levar os extratos em PDF para a planilha, veja extrato PDF para Excel.

Mantenha a lista estável

Seja qual for a lista que você escolher, mantenha-a igual de um ano para o outro, para que os totais possam ser comparados. Se você cuida de vários negócios ou clientes, veja também conciliação bancária no Excel para fechar o mês com os extratos conferidos.

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