Extrato bancário para contabilidade: de PDF a OFX e Excel

Onde o extrato em PDF ainda aparece na rotina contábil

Muitos sistemas já puxam o extrato do banco sozinhos pelo Open Finance, mas isso só vale para os bancos integrados e depois que o cliente autoriza. O Conta Azul explica, na própria ajuda, que o arquivo OFX continua servindo para bancos sem integração e para períodos antigos, e a Domínio descreve a sua Contabilidade Digital como uma integração que importa diariamente o extrato dos principais bancos.

O que fica de fora aparece sempre nos mesmos trabalhos: um cliente novo que não organizou a contabilidade em um ano, a regularização antes de um prazo, uma conta encerrada antes de alguém integrá-la, um banco sem integração, um MEI que só tem o PDF do app. Nesses casos chegam PDFs, digitalizações ou fotos, e alguém precisa transformá-los em lançamentos.

Regularizar 12 meses de extratos, passo a passo

1. Peça os extratos completos. Todas as páginas de todos os meses, de cada conta e de cada cartão, e não prints da tela de movimentações. Se o banco permite baixar OFX ou CSV dos meses recentes, peça também: esses arquivos não usam páginas.
2. Envie o lote inteiro. Solte todos os arquivos de uma vez. PDFs protegidos por senha, digitalizações, fotos do celular e PDFs com várias contas funcionam; um PDF com várias contas vira um extrato por conta.
3. Veja a conferência de cada extrato. Saldo inicial + entradas − saídas precisa ser igual ao saldo final, e o saldo de cada linha é verificado. Os extratos que não fecham mostram as linhas a conferir, com o número da página.
4. Corrija as linhas sinalizadas e defina as categorias. Edite uma data, um valor ou uma descrição com base no PDF; a conferência roda de novo ao salvar. Renomeie as categorias para combinar com o plano de contas do cliente e transforme as correções repetidas em regras.
5. Exporte uma vez. Selecione todos os extratos da conta e exporte um único arquivo em ordem de data, limitado ao período que você está regularizando.
6. Importe e concilie. Importe o arquivo no sistema, classifique e concilie mês a mês contra os mesmos extratos.

Prove que nenhum lançamento ficou de fora

O difícil no trabalho com extratos não é digitar; é ter certeza de que o resultado está completo. Uma linha perdida na quebra de página ou um débito lido como crédito parece normal até a conciliação não fechar por um valor que ninguém acha.

Cada extrato recebe uma conferência visível: saldo inicial, total de entradas, total de saídas e saldo final, conferidos com os números impressos no extrato. Quando um extrato não fecha, ele não consome páginas, e as linhas que não batem com o saldo corrente são sinalizadas com o número da página, para você ir direto à linha certa.

Um extrato que fecha prova que as transações batem com os totais do próprio banco. Isso não substitui a sua conciliação no razão: significa que você começa a conciliação de dados completos.

Qual exportação para qual sistema

Cada sistema tem as suas regras. O Conta Azul informa, por exemplo, limite de 5 MB por arquivo OFX, lançamentos até o dia anterior e datas em ordem crescente; para uma conta movimentada, exporte o ano em dois ou mais intervalos de datas.

Categorias alinhadas ao plano de contas do cliente

As categorias começam de uma lista padrão em português. Renomeie-as para as contas do cliente, apague o que não precisa e acrescente o que falta. Quando você corrige uma transação, pode transformá-la em uma regra (“a descrição contém TARIFA → Tarifas bancárias”) que vale para os extratos futuros do cliente. As regras sempre valem; o resto é categorizado pela IA.

As categorias seguem nas exportações em Excel e CSV, então um papel de trabalho ou um Resumo por categoria já sai pronto para revisão. O OFX leva o favorecido limpo e a descrição original do extrato, mas não a categoria: a classificação contábil continua sendo feita no seu sistema, só que partindo de nomes limpos em vez do texto cru do banco.

Planos para escritórios

O pagamento é por página de extrato com transações; folhas de rosto e avisos legais não contam, e reenviar o mesmo arquivo em até 30 dias não custa nada. Escritórios com volume constante usam o plano Business, US$ 79 por mês para 2.000 páginas (US$ 780 por ano), ou o Pro, US$ 29 por mês para 500 páginas. Para uma regularização pontual, os pacotes de páginas (100 páginas por US$ 12, 500 por US$ 39, 2.000 por US$ 99) não expiram. Veja os preços.

Para ficar claro o que isto não é: não há conexão com o banco, nem integração direta com Domínio, Conta Azul ou Omie, nem contas para vários usuários. Você envia os extratos, confere e importa um arquivo.

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