Categorize automaticamente os gastos do seu extrato bancário

Como funciona a categorização automática

As descrições do banco são escritas para os sistemas do banco, não para pessoas: códigos de maquininha, números de loja, cartões mascarados e sequências de referência. Para categorizar, primeiro é preciso descobrir quem de fato recebeu o pagamento. Por isso cada transação recebe antes um favorecido limpo e só depois uma categoria.

As suas regras são aplicadas primeiro. O que elas não cobrem é categorizado pela IA (Claude, da Anthropic), que lê a descrição inteira, o valor e se o dinheiro entrou ou saiu, e escolhe uma das suas categorias. O que não se encaixa em nenhuma cai na categoria geral Sem categoria, fácil de encontrar. Por exemplo:

Use as suas categorias, no seu idioma

Você começa com uma lista pronta, em português, com categorias como Receitas, Transferências, Supermercado, Restaurantes e cafés, Transporte, Combustível, Moradia, Contas de consumo, Software e assinaturas, Serviços profissionais, Tarifas bancárias, Impostos e Juros, que serve para contas empresariais e pessoais. Renomeie, adicione ou remova categorias até a lista refletir a forma como você realmente presta contas.

Pode ser o seu plano de contas (“4.1.02 Software”), as linhas de despesa de uma declaração ou o orçamento da casa. Os nomes das categorias podem estar em qualquer idioma, independente do idioma do extrato. Para ajuda na hora de montar a lista, veja como classificar despesas.

Regras que sempre valem

Algumas coisas só você sabe: que o Pix para uma determinada pessoa é o aluguel, ou que o dinheiro que chega no nome de uma pessoa é o pagamento de um cliente. Quando você muda a categoria de uma transação, pode transformar a mudança em uma regra, a descrição contém X → categoria, aplicada a todos os próximos extratos antes de a IA ser consultada. Regras típicas:

• Transferências entre as suas próprias contas, como o número da poupança → Transferências, para não aparecerem como gasto nem como receita
• Aluguel ou prestador pago no nome de uma pessoa → Moradia ou Serviços profissionais
• Pagamentos de clientes que chegam com a referência da nota → Receitas
• Retirada de sócio, pró-labore ou gastos pessoais no cartão da empresa → uma categoria que você mesmo nomeia

As regras sempre vencem a IA: depois que existe uma regra, você recebe a mesma categoria toda vez, em todos os extratos.

Totais por categoria e por mês

A exportação em Excel traz uma planilha Resumo ao lado das transações, com os totais que as pessoas costumam montar à mão:

• Entradas, saídas e variação líquida do período
• Entradas, saídas, líquido e quantidade de transações por categoria
• Os mesmos totais por mês, para extratos que cobrem vários meses

Selecione um ano inteiro de extratos e exporte tudo junto para ter uma única planilha com os totais anuais por categoria, ponto de partida para o imposto de renda ou para a revisão anual das finanças pessoais.

Como categorizar gastos do extrato no Excel

Se preferir fazer à mão, o método usual no Excel é uma tabela de palavras-chave. Monte uma tabela (Inserir → Tabela) chamada Regras, com as colunas Palavra e Categoria, por exemplo CARREFOUR → Supermercado, UBER → Transporte, ADOBE → Software e assinaturas. Depois, ao lado da descrição que está em B2, use no Excel 365 em português:

=PROCX(VERDADEIRO;ÉNÚM(LOCALIZAR(Regras[Palavra];B2));Regras[Categoria];"Sem categoria")

O LOCALIZAR procura cada palavra-chave dentro da descrição, e o PROCX devolve a categoria da primeira palavra que encontrar, então coloque as palavras específicas (UBER EATS) acima das gerais (UBER). Mantenha a tabela sem linhas em branco, porque uma palavra vazia combina com todas as descrições. Depois some com =SOMASES(D:D;C:C;"Supermercado") (valores na coluna D, categorias na C) ou com uma tabela dinâmica com a Categoria em Linhas e a data agrupada por mês em Colunas.

Funciona, mas a lista de palavras nunca para de crescer: cada estabelecimento novo, cada banco que abrevia de um jeito, cada código de maquininha pede uma linha nova. Partir de uma exportação para Excel que já vem categorizada deixa para você só as exceções, e você ainda pode somar as suas fórmulas ao lado.

Categorizar gastos do cartão de crédito

Faturas de cartão funcionam do mesmo jeito: cada compra recebe um nome de estabelecimento limpo e uma categoria, e o pagamento da fatura pode virar uma regra para a categoria Transferências, para não ser contado duas vezes. Veja fatura de cartão PDF para Excel.

Para separar despesas fixas e variáveis, dê às categorias nomes que reflitam isso, como Moradia (fixa) e Lazer (variável), ou agrupe as categorias da planilha Resumo em uma coluna extra no Excel. O guia como classificar despesas explica a divisão para empresas e para pessoas físicas.

Categorizar antes de importar ou dentro do sistema contábil?

Sistemas contábeis e ERPs costumam ter regras para classificar os lançamentos importados, e se todas as suas contas já chegam ao sistema, esse é o lugar natural de trabalhar. Categorizar o extrato antes é o melhor caminho quando você precisa de uma planilha categorizada em vez de lançamentos contábeis, como para o imposto de renda, a revisão de um cliente, um banco ou um orçamento, quando uma conta não está conectada ou quando você está limpando meses de PDFs antigos.

As categorias acompanham as exportações para Excel e CSV. O OFX leva o favorecido limpo e o texto original do extrato, e a classificação contábil continua sendo feita no seu sistema, como de costume.

Confira e corrija em um só lugar

Nenhuma categorização automática acerta sempre, então tudo continua editável. Na tela de revisão você pode mudar qualquer data, descrição, valor ou categoria; a conferência de saldo roda de novo ao salvar, então uma correção nunca estraga os totais em silêncio. As correções que viram regra deixam o próximo extrato mais consistente.

Seus extratos não são usados para treinar IA, o arquivo enviado não é armazenado e nunca pedimos login do banco. Não é um aplicativo de celular, mas o site funciona no navegador do telefone. Quer saber se um chatbot genérico faria o mesmo? Veja ChatGPT ou conversor de extrato.

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