Catégoriser ses dépenses automatiquement à partir d’un relevé bancaire

Comment fonctionne la catégorisation automatique

Les libellés bancaires sont écrits pour les systèmes de la banque, pas pour les humains : préfixes comme PRLV SEPA, VIR SEPA ou CARTE X1234, codes de terminal, numéros de magasin, références de mandat. Pour les classer, il faut d’abord savoir qui a vraiment été payé. Chaque opération reçoit donc d’abord un nom de bénéficiaire propre, puis une catégorie.

Vos propres règles s’appliquent en premier. Tout ce qu’elles ne couvrent pas est catégorisé par l’IA (Claude, d’Anthropic), qui lit le libellé entier, le montant et le sens du mouvement, et choisit l’une de vos catégories. Ce qui n’entre dans aucune se retrouve dans la catégorie fourre-tout Non catégorisé, facile à repérer. Par exemple :

Vos catégories, dans la langue de votre choix

Vous partez d’une liste par défaut dans votre langue (Revenus, Virements, Alimentation, Restaurants et cafés, Transports, Logement, Eau, énergie, télécom, Logiciels et abonnements, Services professionnels, Frais bancaires, Impôts et taxes, et d’autres) qui convient aussi bien à la comptabilité d’une entreprise qu’à un budget personnel. Renommez, ajoutez ou supprimez des catégories jusqu’à ce que la liste corresponde à votre façon de présenter vos comptes.

Ce peut être votre plan comptable (« 627 Services bancaires et assimilés », « 616 Primes d’assurances »), les lignes de dépenses d’une déclaration fiscale ou le budget d’un foyer. Les noms de catégories peuvent être dans n’importe quelle langue, indépendamment de celle du relevé : un relevé en allemand ou en anglais peut être classé dans des catégories françaises, et inversement. Pour choisir une liste, voir les catégories de dépenses d’une entreprise.

Des règles qui priment toujours

Certaines choses, vous seul les savez : qu’un virement à Mme Durand est un loyer, ou qu’un paiement au nom d’une personne est une facture client. Quand vous changez la catégorie d’une opération, vous pouvez en faire une règle, le libellé contient X → catégorie, qui s’applique à tous les relevés suivants avant même que l’IA soit sollicitée. Quelques règles typiques :

• Virements entre vos propres comptes, par exemple vers un Livret A ou un compte épargne → Virements, pour qu’ils ne passent ni pour des dépenses ni pour des revenus
• Un propriétaire ou un prestataire payé par virement à son nom → Logement ou Services professionnels
• Règlements de clients qui arrivent avec une référence de facture → Revenus
• Prélèvements personnels ou dépenses privées passées sur un compte professionnel → une catégorie que vous nommez vous-même

Les règles l’emportent toujours sur l’IA : une fois la règle créée, vous obtenez la même catégorie à chaque fois, sur chaque relevé.

Totaux par catégorie et par mois

L’export Excel contient, à côté des opérations, une feuille Synthèse avec les totaux que l’on construit d’habitude à la main :

• Entrées, sorties et variation nette de la période
• Entrées, sorties, solde net et nombre d’opérations par catégorie
• Les mêmes totaux mois par mois, pour les relevés qui couvrent plusieurs mois

Sélectionnez toute une année de relevés et exportez-les ensemble : un seul classeur avec les totaux annuels par catégorie, le point de départ de la préparation de votre déclaration ou d’un suivi de budget personnel.

Comment catégoriser ses dépenses dans Excel

Si vous préférez le faire à la main, la méthode classique sous Excel est une table de mots-clés. Placez les mots-clés et leurs catégories dans un tableau Excel (Insertion → Tableau) nommé Regles, avec une colonne Mot et une colonne Catégorie, par exemple CARREFOUR → Alimentation, SNCF → Transports, ADOBE → Logiciels et abonnements. Puis, à côté d’un libellé en B2, saisissez cette formule dans Excel 365 :

=RECHERCHEX(VRAI;ESTNUM(CHERCHE(Regles[Mot];B2));Regles[Catégorie];"Non catégorisé")

CHERCHE cherche chaque mot-clé dans le libellé et RECHERCHEX renvoie la catégorie du premier mot-clé trouvé : placez donc les mots-clés précis (UBER EATS) au-dessus des généraux (UBER). Gardez le tableau sans ligne vide, car un mot-clé vide correspond à tous les libellés. Dans un Excel en anglais, la formule s’écrit avec XLOOKUP, TRUE, ISNUMBER, SEARCH et des virgules au lieu des points-virgules. Totalisez ensuite avec =SOMME.SI.ENS(D:D;C:C;"Alimentation") (montants en colonne D, catégories en C) ou avec un tableau croisé dynamique, la catégorie en lignes et la date regroupée par mois en colonnes.

Cela fonctionne, mais la liste de mots-clés ne cesse de grandir : chaque nouveau commerçant, chaque banque qui abrège autrement, chaque code de terminal de paiement demande une nouvelle ligne. Partir d’un export Excel déjà catégorisé ne vous laisse que les exceptions à corriger, et vous pouvez toujours ajouter vos propres formules à côté.

Catégoriser un relevé de la Banque Postale, de la Société Générale ou du Crédit Agricole

Que votre banque soit La Banque Postale, la Société Générale, le Crédit Agricole ou une banque en ligne, le traitement est le même : les relevés PDF sont lus sans connexion à la banque et sans modèle propre à chaque établissement. Les libellés de chaque banque (PRLV SEPA, VIR SEPA, PAIEMENT CB, CARTE X…) sont nettoyés de la même manière. Pour des conseils propres à une banque, voir la page relevé du Crédit Agricole en Excel et la liste des banques.

Les applis de plusieurs banques classent déjà vos dépenses récentes dans leur propre outil de budget, avec les catégories choisies par la banque. C’est pratique au quotidien, mais pour un historique plus ancien, une comptabilité à votre plan de comptes ou un classeur à transmettre à un tiers, il est plus simple de partir du relevé. Les logiciels de comptabilité ont aussi leurs règles d’affectation des opérations bancaires, qui s’appliquent aux opérations qu’ils reçoivent : catégoriser le relevé d’abord convient quand il vous faut un tableur catégorisé plutôt que des écritures, pour une déclaration, une revue client, un prêt ou un budget.

Les catégories voyagent avec les exports Excel, CSV et QIF. Les fichiers QuickBooks contiennent le bénéficiaire propre et le texte du relevé, et vous affectez les comptes dans QuickBooks comme d’habitude.

Vérifier et corriger au même endroit

Aucune catégorisation automatique n’est juste à tous les coups : tout reste donc modifiable. Dans l’écran de révision, vous changez n’importe quelle date, libellé, montant ou catégorie ; la vérification des soldes se relance à l’enregistrement, si bien qu’une correction ne casse jamais les totaux en silence. Les corrections que vous transformez en règles rendent le relevé suivant plus cohérent.

Vos relevés ne servent pas à entraîner l’IA, le fichier importé n’est pas conservé, et il n’y a jamais d’identifiant bancaire ni de connexion à la banque. Vous vous demandez si un assistant généraliste ferait la même chose ? Voir ChatGPT ou convertisseur de relevés bancaires.

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