Convertir un relevé de carte bancaire ou de crédit en Excel

Les achats sont-ils positifs ou négatifs ?

Les émetteurs impriment les montants du point de vue de la banque : un achat augmente ce que vous devez, il est donc souvent affiché comme un nombre positif, et un paiement comme un crédit. Collez cela dans un tableur à côté de votre compte courant, et les signes se contredisent.

Tous les exports appliquent à la place une seule règle, la même que pour un compte bancaire : l’argent que vous dépensez est négatif, l’argent qui vous revient est positif.

Comme les signes sont cohérents, SOMME.SI sur une catégorie donne directement vos dépenses, et une carte et un compte courant peuvent être réunis dans un même classeur.

Solde précédent, nouveau solde et paiement minimum

Un relevé de carte affiche plusieurs totaux, et deux seulement décrivent les opérations. Le solde précédent est ce que vous deviez à la clôture du relevé d’avant. Le nouveau solde, ou solde du relevé, est ce que vous deviez à la clôture de celui-ci. Tout ce qui se trouve entre les deux est la liste des opérations.

D’où le contrôle que tout relevé doit passer : solde précédent + achats + frais + intérêts − paiements − avoirs = nouveau solde. Si les chiffres ne concordent pas, les lignes à regarder sont signalées avec leur numéro de page.

La mensualité minimale d’un crédit renouvelable, la date d’échéance, le plafond, le disponible et les taux ne sont pas des opérations : ils ne sont pas exportés en lignes. Les achats en attente non plus, car ils apparaissent sur le relevé suivant une fois comptabilisés. Le solde affiché dans l’appli de la carte peut donc différer du solde du relevé, parce qu’il inclut l’activité postérieure à la clôture.

Carte à débit différé ou à débit immédiat

Avec une carte à débit immédiat, chaque achat figure déjà sur le relevé du compte courant : il n’y a pas de relevé de carte à part, et le relevé de compte suffit (voir relevé bancaire PDF en Excel). Avec une carte à débit différé, les achats du mois sont regroupés dans un relevé de carte, puis débités en une seule fois sur le compte à la date indiquée. Les cartes de crédit proposées par des établissements de crédit ont aussi leur propre relevé.

Dans les deux derniers cas, le même argent apparaît deux fois : en détail sur le relevé de la carte, et en une seule ligne globale sur le compte courant. Classez cette ligne globale et le paiement côté carte en Virements : seuls les achats détaillés sont de vraies dépenses, et vous évitez de les compter deux fois.

Achats en devises et frais à l’étranger

Quand vous payez dans une autre devise, la plupart des émetteurs impriment sous la ligne du commerçant le montant d’origine, la devise et le cours appliqué, puis vous facturent dans la devise de la carte (l’euro, le plus souvent). Le montant facturé est celui qui figure dans la colonne Montant, puisque c’est lui qui permet d’arriver au nouveau solde.

Les détails imprimés avec la ligne, comme 125,00 USD au cours de 1,0821, restent dans la colonne Libellé, car le texte complet de chaque ligne est conservé. Une commission pour paiement à l’étranger imprimée sur sa propre ligne devient sa propre opération, en général classée en Frais bancaires ; certains émetteurs l’ajoutent au contraire au montant de l’achat.

Plusieurs cartes ou plusieurs porteurs sur un seul relevé

Les cartes d’entreprise ou de famille listent souvent plusieurs porteurs, chacun avec sa partie du relevé, sous un seul solde de compte. Cela reste un seul compte : un seul relevé et une seule vérification des soldes, pas un relevé par carte.

Les lignes gardent l’ordre d’impression, donc les achats de chaque porteur restent groupés, mais il n’y a pas de colonne Porteur. Si vous avez besoin des dépenses par porteur, demandez à l’émetteur s’il peut fournir un relevé distinct par carte. Un PDF qui contient réellement des comptes séparés, chacun avec ses soldes initial et final, est découpé en un relevé par compte.

Relevé de carte bancaire en Excel qui ne fonctionne pas : que faire ?

Quand « ça ne fonctionne pas » en copiant ou en important un relevé de carte dans Excel, la cause est presque toujours l’une des suivantes : le PDF est une image (un relevé scanné, où Excel ne trouve aucun texte), il est protégé par mot de passe, les libellés des commerçants s’étendent sur deux lignes, ou les colonnes Débit et Crédit se décalent d’une page à l’autre.

Importer le PDF ici règle ces cas : les scans et les photos sont lus, le mot de passe sert une seule fois et n’est jamais conservé, les libellés sur plusieurs lignes sont regroupés, et les colonnes sont fusionnées en une seule colonne Montant avec son signe. La vérification des soldes montre ensuite si le résultat est complet. Voir aussi relevé bancaire scanné en Excel.

Relevés de carte dans votre logiciel de comptabilité

Les logiciels de comptabilité traitent une carte comme un compte à part : importez les relevés de carte dans le compte de carte, pas dans le compte courant. Pour Pennylane, Sage, EBP ou Cegid, importez le fichier CSV dans l’assistant d’import de votre logiciel (ou l’Excel pour le recopier dans un modèle), après avoir vérifié les formats qu’il accepte.

QuickBooks en ligne (Québec, Canada) : exportez le CSV QuickBooks (Date, Description, Montant), puis dans Opérations bancaires choisissez Lier le compte → Téléverser à partir d’un fichier et sélectionnez le compte de carte de crédit. Les limites d’Intuit sont un fichier de 350 Ko au plus et 1 000 lignes au plus par import. QuickBooks prend le signe dans le fichier : avant de valider le lot, vérifiez qu’un achat que vous connaissez apparaît bien comme une dépense. Plus de détails dans relevé bancaire pour QuickBooks.

QuickBooks Desktop, OFX, QIF et autres : les fichiers .qbo et OFX marquent le compte comme un compte de carte de crédit, et le fichier QIF utilise le type de compte de carte de Quicken : le logiciel qui importe sait donc qu’il s’agit d’une carte.

Un relevé de carte de crédit est-il un relevé bancaire ?

Non. Un relevé bancaire concerne un compte qui contient votre argent, et son solde est ce que vous avez. Un relevé de carte de crédit concerne de l’argent emprunté, et son solde est ce que vous devez, avec une échéance et parfois des intérêts. Les prêteurs qui demandent des relevés bancaires, pour un dossier de prêt immobilier par exemple, parlent en général de vos comptes courants et d’épargne.

Pour la comptabilité, il faut les deux, et ils se recoupent en un point : le règlement de la carte. Il sort du compte courant et arrive sur la carte, donc il figure sur les deux relevés. Classez les deux côtés en Virements pour ne pas compter le règlement deux fois comme une dépense. Sélectionnez ensuite douze relevés mensuels, ou une carte et un compte courant, et exportez-les ensemble : la feuille Synthèse totalise les dépenses par catégorie et par mois. Voir comment les opérations sont catégorisées.

Questions