Une comptabilité simple à partir de vos relevés bancaires

Peut-on tenir sa comptabilité à partir des relevés bancaires ?

Pour beaucoup de micro-entrepreneurs, de freelances et de petits commerces, c'est un très bon point de départ, à condition de séparer l'argent de l'activité de l'argent personnel sur deux comptes distincts. Selon Service-Public.fr, un compte bancaire professionnel dédié devient d'ailleurs obligatoire pour un micro-entrepreneur au-delà d'un certain chiffre d'affaires. Chaque vente encaissée et chaque dépense payée figure déjà sur un relevé, avec une date et un montant. Ce qui manque, c'est la nature de chaque ligne.

Les relevés ont des limites. Ils ne montrent l'argent qu'au moment où il bouge : les factures non réglées et les dettes envers vos fournisseurs n'y sont pas, ce qui compte si votre entreprise tient une comptabilité d'engagement. Ils prouvent que vous avez payé, pas ce que vous avez acheté, et la facture reste nécessaire pour récupérer la TVA. Un micro-entrepreneur doit de son côté tenir un livre des recettes et, selon son activité, un registre des achats : ses relevés servent à les alimenter, pas à les remplacer.

Transformer une année de relevés en comptabilité

1. Téléchargez les relevés de chaque compte utilisé par l'activité — compte courant professionnel, épargne, cartes — en PDF, ou en CSV si votre banque le propose.
2. Déposez-les tous ensemble. Chaque relevé est lu, chaque opération reçoit un libellé propre et une catégorie, et les totaux sont contrôlés avec le solde d'ouverture et de clôture du relevé.
3. Relisez les catégories. Corrigez les quelques-unes qui sont fausses : chaque correction peut devenir une règle, et les relevés du mois suivant seront classés de la même façon.
4. Marquez en virements les mouvements entre vos propres comptes, pour qu'ils ne soient comptés ni comme recettes ni comme dépenses.
5. Exportez en Excel. Vous obtenez une feuille Transactions et une feuille Récapitulatif avec les totaux par catégorie et par mois.

Des catégories utiles à l'expert-comptable et à la déclaration

Choisissez des catégories que vous pouvez remettre telles quelles : Ventes, Logiciels, Publicité, Loyer, Déplacements, Repas, Frais bancaires, Sous-traitance, Prélèvements personnels, Virements internes. Si votre comptable travaille avec le plan comptable, nommez-les avec le numéro de compte : voir les catégories de dépenses d'entreprise.

Attention aux doubles comptages. Si vous déposez votre compte courant et votre carte professionnelle à débit différé, le prélèvement mensuel de la carte sur le compte est un virement : ce sont les achats individuels de la carte qui sont des dépenses. Il en va de même pour l'argent mis de côté sur un compte d'épargne et pour les prélèvements personnels de l'exploitant, qui ne sont pas des charges de l'entreprise.

Les règles accélèrent tout : « le libellé contient SHOPIFY → Ventes » s'applique à tous les relevés futurs. Plus de détails dans comment catégoriser un relevé bancaire.

Que faut-il envoyer à son expert-comptable ?

Demandez d'abord le format qu'il préfère. La plupart des cabinets sont satisfaits avec ceci :

• Le classeur Excel : chaque opération avec sa catégorie, plus le Récapitulatif par catégorie et par mois
• Les relevés PDF d'origine, pour que le cabinet puisse tout vérifier à la source
• Une courte note sur ce qui sort de l'ordinaire : un prêt reçu, un matériel acheté, des dépenses personnelles payées avec le compte professionnel, un apport
• Les factures et les tickets des achats importants
• Ou, si le cabinet travaille avec un logiciel qui importe des relevés, un fichier d'import au lieu d'Excel : CSV ou OFX, après avoir vérifié dans l'aide du logiciel les formats qu'il accepte

Suivre ses dépenses tout au long de l'année

Inutile d'attendre la clôture. Convertissez les relevés de chaque mois à leur arrivée et le Récapitulatif montre où est passé l'argent, mois par mois. Les relevés de carte fonctionnent de la même façon — voir relevé de carte bancaire en Excel — et une note de frais n'est qu'un filtre sur la colonne des catégories.

Regroupez plusieurs relevés dans un seul export, éventuellement limité à une période, pour obtenir un trimestre ou une année entière dans un seul fichier. C'est pratique pour totaliser les encaissements d'un mois ou d'un trimestre quand vous déclarez votre chiffre d'affaires.

Faut-il un abonnement ?

Non. Les packs de pages sont des achats uniques qui n'expirent jamais : 100 pages pour 12 $, 500 pour 39 $. Seules les pages contenant des opérations comptent ; si vos relevés font 3 à 5 pages par mois, une année d'un compte consomme 36 à 60 pages. Si vous préférez convertir chaque mois, Pro coûte 29 $ par mois pour 500 pages.

Les fichiers CSV, Excel et OFX téléchargés depuis votre banque n'utilisent aucune page, mais nécessitent un pack ou un abonnement. Avant de payer quoi que ce soit, chaque dépôt affiche un aperçu : le nombre d'opérations, le résultat du contrôle des soldes et les trois premières lignes. Voir les tarifs.

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