Importer un relevé bancaire dans QuickBooks en ligne ou Desktop

QuickBooks en France, au Québec et au Canada

Intuit a retiré QuickBooks du marché français : sur son site, l’éditeur indique que ses produits QuickBooks ne sont plus disponibles en France, l’accès ayant été supprimé le 31 décembre 2023 (consultation des données en lecture seule jusqu’au 31 mars 2024). QuickBooks en ligne reste en revanche proposé en français pour le Canada, avec des prix en dollars canadiens. Cette page s’adresse donc surtout aux entreprises et aux cabinets du Québec et du Canada francophone, ou à ceux qui tiennent les livres de clients canadiens ou américains.

Vous êtes en France ? Vos équivalents sont Pennylane, Sage, EBP, Cegid ou Odoo, qui proposent en général leur propre import de relevé. Exportez un CSV ou un fichier Excel, ou un OFX si votre logiciel l’accepte.

Quel fichier QuickBooks vous faut-il ?

Que vous parliez de relevé bancaire ou d’état de compte (le terme courant au Québec), QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop n’importent pas les opérations bancaires de la même façon. Il y a donc deux exports :

« PDF en QBO » désigne un fichier .qbo, le format Web Connect de QuickBooks, et non QuickBooks en ligne. Un simple fichier OFX ne suffit pas pour QuickBooks Desktop : il n’importe que les fichiers Web Connect qui nomment une banque de la liste d’Intuit, ce que fait l’export .qbo.

Importer un relevé bancaire dans QuickBooks en ligne

Une fois le CSV QuickBooks en ligne en main, l’import prend quelques minutes. Les noms de menus ci-dessous sont ceux de l’aide d’Intuit pour le Canada francophone ; selon votre version, l’écran peut s’appeler un peu autrement.

1. Allez dans Toutes les applications → Comptabilité → Opérations bancaires et sélectionnez la vignette du compte.
2. Ouvrez la liste Lier le compte et choisissez Téléverser à partir d’un fichier (sur un compte qui n’est pas connecté à la banque, vous voyez plutôt Téléverser les opérations).
3. Glissez le CSV dans la fenêtre, puis sélectionnez Continuer.
4. Dans Sélectionner le compte, choisissez le compte QuickBooks concerné, ou + Ajouter pour en créer un, puis Continuer.
5. Associez les colonnes : Date à Date, Description à Description et une colonne Montant. Vérifiez que le format de date affiché correspond à celui du fichier.
6. Cochez les opérations à importer, sélectionnez Continuer, puis Oui et Terminé. Les opérations arrivent dans la liste à traiter, où vous les catégorisez, les rapprochez ou les ajoutez.

Pas à pas d’Intuit : Téléverser manuellement des opérations dans QuickBooks en ligne.

Format CSV de QuickBooks en ligne et limites d’import

QuickBooks en ligne accepte un CSV selon deux présentations : 3 colonnes (Date, Description, Montant) ou 4 colonnes (Date, Description, Crédit, Débit). Intuit demande aussi un seul format de date dans tout le fichier, de préférence jour/mois/année, des cellules de montant vides plutôt qu’à zéro et, selon son aide en français pour le Canada, un fichier en français, de 350 Ko au plus et de 1 000 lignes au plus par import.

L’export suit la présentation à 3 colonnes. Les dates sont en JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA selon votre réglage : choisissez celui qu’utilise votre société dans QuickBooks. La Description reprend le nom propre du bénéficiaire suivi du texte d’origine du relevé, de sorte que vous reconnaissez chaque ligne au moment de la catégoriser. Les montants sont de simples nombres signés à deux décimales : négatifs pour les sorties, positifs pour les entrées.

Plus de 1 000 opérations ? Exportez la période par morceaux, par exemple un fichier par trimestre, grâce à l’option de période, et importez-les l’un après l’autre.

Importer un fichier .qbo dans QuickBooks Desktop

L’export .qbo est un fichier Web Connect : un relevé OFX auquel on ajoute l’identifiant de banque d’Intuit. Il utilise l’identifiant 3000, et à l’import QuickBooks demande à quel compte appartiennent les opérations.

Allez dans File → Utilities → Import → Web Connect Files (menus en anglais ; la version française suit le même chemin) et sélectionnez le fichier .qbo. Quand QuickBooks demande où placer les opérations, choisissez votre compte bancaire ou de carte existant (ou créez-en un) et poursuivez. Les opérations attendent ensuite dans le centre Bank Feeds, où vous les ajoutez ou les associez à des écritures déjà saisies.

• Les relevés de carte sont écrits comme des fichiers de carte de crédit : importez-les dans un compte de carte de crédit, pas dans un compte chèques.
• Chaque opération porte un identifiant unique et stable (FITID), le moyen qu’utilisent les logiciels pour reconnaître une opération déjà vue.
• L’import Web Connect fait partie des flux bancaires de QuickBooks, qu’Intuit ne prend en charge que dans les versions Desktop récentes. Si le menu manque ou si l’import échoue, vérifiez d’abord votre version.

Doublons et conciliation bancaire dans QuickBooks en ligne

Les doublons apparaissent quand le fichier importé recoupe des opérations que le flux bancaire a déjà téléchargées, ou que quelqu’un a saisies à la main. Quand vous connectez une banque, QuickBooks ne rapatrie généralement que l’historique récent. Le partage est donc simple : le flux bancaire couvre la période récente, vos relevés convertis couvrent tout ce qui précède.

Repérez la date de la plus ancienne opération téléchargée par le flux, puis exportez vos relevés avec une période qui s’arrête la veille : rien ne se chevauchera. Si vous complétez un compte qui contient déjà des opérations, commencez la période le lendemain de la dernière. Quand QuickBooks propose de faire correspondre une opération à une écriture existante, acceptez la correspondance au lieu de l’ajouter une seconde fois.

Au Québec on parle de conciliation bancaire, en France de rapprochement bancaire : dans les deux cas, il faut que toutes les opérations du relevé soient dans les livres avant de pointer. Un fichier incomplet, c’est une conciliation qui ne tombe jamais juste.

La vérification des soldes vous donne cette garantie avant l’import, ou vous montre la page où chercher. La méthode complète est expliquée dans le rapprochement bancaire sous Excel.

Relevés de carte de crédit dans QuickBooks

Les téléchargements des émetteurs de cartes montrent souvent les achats en positif et les paiements en négatif, car du point de vue de la banque un achat augmente ce que vous devez. C’est pourquoi les fichiers de carte arrivent si souvent dans QuickBooks avec achats et paiements inversés.

L’export signe chaque opération de votre point de vue, pour les comptes bancaires comme pour les cartes : achats, frais et intérêts en négatif, paiements et remboursements en positif. Importez le fichier dans le compte de carte de crédit et, avant de valider le lot, vérifiez qu’un achat que vous reconnaissez apparaît bien comme une dépense. Plus de détails dans relevé de carte bancaire en Excel.

Relevé bancaire PDF dans QuickBooks : pourquoi ne pas utiliser l’import PDF d’Intuit ?

QuickBooks en ligne sait désormais lire lui-même des relevés PDF et des images, et pour un relevé net en anglais cela peut suffire. À la date de rédaction, l’aide d’Intuit précise que ces relevés doivent être en anglais.

Un convertisseur à part vaut le détour quand le relevé est en français ou dans une autre langue, quand vous utilisez QuickBooks Desktop, quand vous avez aussi besoin des opérations dans Excel pour un client ou une banque, ou quand vous voulez une preuve avant l’import : la vérification des soldes montre que solde initial + entrées − sorties = solde final, et indique la page de toute ligne qui ne colle pas. Le coût dépend du nombre de pages : voir les tarifs.

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