Saisie des relevés bancaires : le convertisseur pour experts-comptables et cabinets

Quand les relevés PDF reviennent dans la saisie

Les flux bancaires couvrent le quotidien, mais ils ne remontent que sur une période limitée qui dépend de la banque, et un flux peut se couper ou n'avoir jamais été connecté. Tout ce qui est plus ancien vient des relevés ou des téléchargements de la banque.

Ce trou revient dans les mêmes situations : un nouveau client qui n'a rien enregistré depuis un an, une régularisation avant une clôture ou un contrôle, un compte fermé avant que personne ne le connecte, un flux interrompu pendant trois mois, un client dont la banque n'est pas gérée par les flux. À chaque fois, vous recevez des PDF, des scans ou des photos de relevés, et quelqu'un doit en tirer des opérations.

Une remise à niveau de 12 mois, étape par étape

1. Demandez des relevés complets. Toutes les pages de chaque mois, pour chaque compte et chaque carte, pas des captures d'écran de la liste des opérations. Si la banque propose un CSV, un Excel ou un OFX pour les mois récents, demandez-les aussi : ils n'utilisent aucune page.
2. Déposez tout le lot d'un coup. Les PDF protégés par mot de passe, les scans, les photos et les PDF contenant plusieurs comptes sont acceptés ; un PDF multi-comptes devient un relevé par compte.
3. Lisez le contrôle de chaque relevé. Solde d'ouverture + entrées − sorties doit être égal au solde de clôture, et le solde courant est vérifié sur chaque ligne. Les relevés qui ne tombent pas juste indiquent les lignes à regarder, avec leur numéro de page.
4. Corrigez les lignes signalées et réglez les catégories. Modifiez une date, un montant ou un libellé en vous appuyant sur le PDF ; le contrôle se relance à l'enregistrement. Renommez les catégories avec les comptes du dossier et transformez les corrections répétées en règles.
5. Exportez en une fois. Sélectionnez tous les relevés du compte et exportez un seul fichier, dans l'ordre chronologique, limité à la période à régulariser.
6. Importez, puis rapprochez. Chargez le fichier dans votre logiciel, imputez les opérations, puis faites le rapprochement bancaire mois par mois avec les mêmes relevés.

Prouver qu'aucune opération ne manque

Le plus difficile, dans la saisie des relevés, n'est pas de taper : c'est de savoir que le résultat est complet. Une ligne sautée à un saut de page ou un débit lu comme un crédit passent inaperçus jusqu'au rapprochement, qui présente un écart que personne ne retrouve.

Chaque relevé reçoit un contrôle visible : solde d'ouverture, total des entrées, total des sorties et solde de clôture, comparés aux chiffres imprimés sur le relevé. Quand un relevé ne tombe pas juste, il ne consomme aucune page, et les lignes qui ne cadrent pas avec le solde courant sont signalées avec leur numéro de page : vous allez droit à la bonne ligne.

Un relevé équilibré prouve que les opérations extraites correspondent aux totaux de la banque. Il ne remplace pas votre rapprochement avec la comptabilité : il vous permet de le commencer avec des données complètes.

Quel export pour quel logiciel ?

Nous n'exportons pas de fichier CFONB 120. Si le logiciel de votre cabinet ne sait importer que ce format, nos exports (Excel, CSV, OFX, QIF) ne lui conviendront pas : vérifiez-le avant de commencer. Intuit limite par ailleurs les fichiers de transactions de QuickBooks Online à 1 000 lignes et 350 Ko ; pour un compte très actif, exportez l'année en plusieurs périodes.

Des catégories alignées sur le plan comptable du dossier

Les catégories partent d'une liste par défaut dans la langue de l'utilisateur. Renommez-les avec les comptes du dossier (« 627 Frais bancaires », « 6226 Honoraires »), supprimez celles dont vous n'avez pas besoin et ajoutez celles qui manquent. Quand vous corrigez une opération, vous pouvez en faire une règle (« le libellé contient URSSAF → 646 Cotisations de l'exploitant ») qui s'applique aux relevés futurs du client. Les règles l'emportent toujours ; le reste est catégorisé par IA.

Les catégories figurent dans les exports Excel et CSV, ce qui donne une feuille de travail et un récapitulatif par catégorie prêts à relire. L'export CSV pour QuickBooks Online n'a que trois colonnes : pour ces clients, vous catégorisez dans le logiciel, mais à partir de libellés propres plutôt que du texte brut de la banque. Rappelez-vous qu'un relevé affiche des montants TTC : la ventilation HT et TVA se fait à partir des factures, comme l'explique le guide des catégories de dépenses d'entreprise.

Tarifs pour les cabinets

Vous payez par page de relevé contenant des opérations ; les pages de garde et les mentions légales ne comptent pas, et redéposer le même fichier dans les 30 jours est gratuit. Les cabinets à volume régulier choisissent Business à 79 $ par mois pour 2 000 pages (780 $ par an), ou Pro à 29 $ par mois pour 500 pages. Pour une régularisation ponctuelle, les packs de pages (100 pages pour 12 $, 500 pour 39 $, 2 000 pour 99 $) n'expirent jamais. Les paiements passent par Paddle, qui gère la TVA. Voir les tarifs.

Pour être clair sur ce que ce n'est pas : il n'y a ni flux bancaire, ni synchronisation directe avec votre logiciel, ni comptes multi-utilisateurs. Vous déposez des relevés, vous les contrôlez et vous importez un fichier.

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