Comment faire un rapprochement bancaire dans Excel

Qu'est-ce qu'un rapprochement bancaire ?

Votre comptabilité enregistre une opération au moment où elle se produit : vous émettez un chèque, vous facturez, vous réglez un fournisseur. La banque, elle, la comptabilise quand l'argent bouge réellement, avec parfois une date de valeur différente de la date d'opération. À la fin d'un mois, le solde du compte 512 et le solde du relevé diffèrent donc presque toujours, le plus souvent à cause de simples décalages dans le temps.

Faire le rapprochement, c'est expliquer chaque centime de cet écart. Une fois les décalages justifiés, il ne doit rien rester : sinon, il y a une erreur, une écriture oubliée ou une opération que vous ne connaissez pas. C'est pourquoi les experts-comptables rapprochent chaque compte bancaire avant de clôturer un mois ou un exercice.

Rapprochement bancaire : exemple d'état de rapprochement (exercice corrigé)

Une petite entreprise clôture le mois de mars. Le relevé indique un nouveau solde de 12 480,00 € ; le compte 512 affiche 12 866,50 €. Voici comment l'écart est expliqué :

Les décalages dans le temps corrigent le côté banque ; les opérations vues seulement par la banque corrigent le côté comptabilité, et ce sont les seules qui donnent lieu à des écritures : 627 au débit et 512 au crédit pour les frais, 411 (client) au débit et 512 au crédit pour le chèque impayé, 512 au débit et 768 au crédit pour les intérêts.

Rapprochement bancaire Excel : le modèle à trois onglets

Inutile de télécharger un modèle : trois onglets et une dizaine de formules suffisent, et vous comprenez chaque cellule. Créez-le une fois, puis copiez le fichier chaque mois.

Les dates doivent être de vraies dates et les montants de vrais nombres. Si une colonne collée est alignée à gauche et que SOMME renvoie 0, ce sont des textes : convertissez-les avant le pointage.

Rapprochement bancaire automatique dans Excel : les formules

Les formules suivantes reprennent la structure ci-dessus : dates en colonne A, montants en colonne D sur Compta512 et en colonne C sur Releve, indicateur de pointage en colonne E. Dans un Excel en français, les arguments sont séparés par des points-virgules. Nommez les cellules clés Ouverture, Cloture, BanqueRapprochee et ComptaRapprochee (Formules → Définir un nom) pour que les formules restent lisibles.

• Contrôle du relevé : =ARRONDI(Ouverture+SOMME(Releve!C:C)-Cloture;2) doit renvoyer 0. Sinon, une opération manque ou est mal saisie, et rien de ce qui suit ne se rapprochera.
• Pointage côté comptabilité : =SI(NB.SI.ENS(Releve!C:C;D2;Releve!A:A;">="&A2-3;Releve!A:A;"<="&A2+14)>0;"Pointé";"Ouvert") cherche le même montant sur le relevé dans une fenêtre de dates.
• Pointage côté relevé : la même formule dans l'autre sens, pour que les opérations vues seulement par la banque restent « Ouvert ».
• Chèques remis non crédités et virements en cours : =SOMME.SI.ENS(Compta512!D:D;Compta512!E:E;"Ouvert";Compta512!D:D;">0")
• Chèques émis non débités : =SOMME.SI.ENS(Compta512!D:D;Compta512!E:E;"Ouvert";Compta512!D:D;"<0"), un nombre négatif.
• Solde bancaire rapproché : nouveau solde du relevé + chèques remis non crédités + chèques émis non débités (ce dernier total est déjà négatif).
• Écart : =ARRONDI(BanqueRapprochee-ComptaRapprochee;2), avec une mise en forme conditionnelle qui passe la cellule en rouge quand elle n'est pas égale à 0.

NB.SI.ENS ne distingue pas deux paiements du même montant. Quand un montant apparaît plusieurs fois dans le mois, vérifiez ces lignes à la main ou comparez le nombre d'occurrences de chaque côté.

Pourquoi le solde comptable et le solde bancaire sont-ils différents ?

Quand un écart résiste, sa taille est un indice. Un écart divisible par 9 évoque souvent une inversion de chiffres (54,00 saisi 45,00). Un écart égal au double d'une opération suggère une erreur de sens, un débit passé au crédit. Un écart égal à une seule opération signale qu'elle manque d'un côté ou qu'elle a été saisie deux fois. Une opération bancaire que vous ne parvenez pas à identifier peut être portée provisoirement au compte d'attente 471, le temps de retrouver le justificatif.

• Chèques remis à l'encaissement : vous les avez comptabilisés, la banque les crédite un ou deux jours plus tard.
• Chèques émis non débités : vous avez signé et enregistré le chèque, mais le bénéficiaire ne l'a pas encore encaissé.
• Frais, commissions, agios et intérêts : vous ne les découvrez que sur le relevé.
• Prélèvements, paiements par carte et virements passés sans écriture dans votre comptabilité.
• Chèques et prélèvements rejetés (impayés) que la banque annule.
• Dates de valeur : une opération peut être prise en compte un jour ou deux après sa date d'opération.
• Erreurs : chiffres inversés, écriture saisie deux fois ou avec le mauvais sens.

Le contrôle du solde d'un relevé ne remplace pas le rapprochement : il faut les deux

Le contrôle du solde du relevé vérifie que la liste des opérations est complète : ancien solde plus crédits, moins débits, égale nouveau solde, et le solde courant concorde ligne par ligne. Le rapprochement bancaire compare cette liste complète à votre comptabilité. Si la première étape est fausse — une ligne sautée à un saut de page en copiant un PDF —, vous chercherez un écart qui n'est même pas dans vos écritures.

Bank Statement Categorizer réalise la première étape automatiquement. Chaque relevé est vérifié avec ses propres soldes, et les lignes qui ne tombent pas juste sont signalées avec leur numéro de page : l'onglet Releve sur lequel vous rapprochez est donc complet. Le rapprochement avec votre comptabilité reste à faire par vous ou par votre expert-comptable.

Rapprocher plusieurs mois ou plusieurs comptes d'un coup

Une remise à niveau — un client qui n'a rien rapproché de l'année, une nouvelle comptabilité — est plus simple quand tous les mois tiennent dans un seul classeur. Convertissez tous les relevés ensemble et exportez-les dans un seul fichier Excel, éventuellement limité à une période, puis rapprochez mois par mois en reportant les opérations en suspens d'un mois sur le suivant. Les logiciels de comptabilité proposent en général un rapprochement automatique à partir des flux bancaires ou d'un import ; Excel reste utile pour une remise à niveau, un compte clôturé ou un contrôle indépendant.

Si les opérations doivent aussi recevoir une catégorie pour la comptabilité, faites-le dans la foulée : catégorisez les opérations bancaires avant de passer les écritures, et gardez une liste de catégories de dépenses d'entreprise cohérente. Les comptables qui traitent ce travail pour de nombreux clients trouveront la méthode dans la saisie des relevés bancaires pour les experts-comptables.

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