Convertir un relevé bancaire scanné ou photographié en Excel

Ce que vous pouvez importer

Tout ce qui montre une page de relevé de compte sous forme d’image (relevé bancaire scanné, photo, capture d’écran) est lu comme un PDF numérique. Le relevé peut être dans n’importe quelle langue et venir de n’importe quelle banque : il n’y a pas de modèle à attendre.

L’écriture manuscrite n’est pas lue. Les relevés dactylographiés ou imprimés fonctionnent ; les cahiers, les annotations dans la marge et les lignes de livret remplies à la main, non.

Pourquoi la vérification des soldes vaut mieux qu’un simple OCR

Un OCR générique transforme des pixels en caractères. Il ne peut pas savoir qu’un 8 a été lu comme un 3, qu’un signe moins s’est perdu dans une tache, ou qu’une ligne a disparu en bas de page. Le résultat a l’air complet, et l’erreur n’apparaît que plus tard, quand la comptabilité ne s’accorde pas avec la banque.

Un relevé bancaire porte sa propre preuve : un solde initial, un solde final et, sur la plupart des relevés, un solde courant sur chaque ligne. Nous utilisons les trois. Un chiffre mal lu fait que le solde de cette ligne ne correspond plus au solde précédent plus le montant : la ligne est alors signalée avec son numéro de page au lieu de passer en silence.

La même arithmétique corrige les erreurs courantes. Si un montant a été lu comme une entrée alors que le solde courant montre une sortie, le signe est corrigé et la ligne est marquée Signe corrigé. Les lignes répétées à un changement de page, par exemple une opération imprimée en bas d’une page et en haut de la suivante, sont supprimées.

Photo de relevé bancaire en Excel : les conseils pour réussir du premier coup

La plupart des problèmes avec un relevé photographié viennent de la photo, pas du relevé. Quelques habitudes aident :

• Une page par photo, avec les quatre bords de la page dans le cadre. Un bord coupé peut faire disparaître la colonne des montants ou des soldes.
• À plat et droit. Posez la page sur une table, tenez le téléphone parallèle à elle, et évitez les plis et les coins relevés.
• Lumière uniforme, sans reflet. La lumière du jour près d’une fenêtre convient bien ; le flash laisse souvent une tache brillante juste sur les chiffres.
• Chiffres nets. Faites la mise au point et ne bougez pas. Si vous ne pouvez pas lire un chiffre en zoomant, il ne sera pas lu de façon fiable non plus.
• Scanner : 300 dpi en niveaux de gris ou en couleur suffisent. Une résolution plus haute donne des fichiers plus lourds, sans meilleur résultat.
• Gardez un relevé de plusieurs pages dans un seul PDF. Le solde initial de la page 1 et le solde final de la dernière page sont alors contrôlés ensemble. Des photos séparées sont lues comme des fichiers séparés.
• Photos d’iPhone : le format HEIC n’est pas pris en charge. Importez un JPG ou un PDF, ou choisissez Réglages → Appareil photo → Formats → Le plus compatible pour que l’appareil enregistre en JPG.

Les applis de numérisation redressent, recadrent et réunissent les pages dans un seul PDF. Sur Android, l’appli Google Drive en propose une : voir le guide de Google pour numériser des documents. Sur iPhone, les applis Notes et Fichiers savent aussi numériser.

À quoi ressemble le fichier Excel

Vous obtenez les mêmes colonnes, que le relevé soit un PDF net ou une photo prise sur la table de la cuisine : un relevé scanné et un relevé numérique peuvent donc se retrouver dans le même classeur.

La feuille Synthèse indique le résultat de la vérification pour chaque relevé : équilibré, non équilibré (avec les lignes à revoir), ou aucun solde à vérifier lorsque la page n’affiche aucun solde.

Quand un scan n’est pas équilibré

Un relevé qui ne s’équilibre pas n’est pas une impasse. Ouvrez-le, allez aux lignes signalées et comparez chacune avec la page indiquée à côté. En général, un montant est faux d’un chiffre ou une ligne est illisible. Modifiez la date, le libellé ou le montant, enregistrez, et la vérification se relance.

Les relevés qui ne s’équilibrent pas ne consomment aucune page (jusqu’à 30 pages par mois), et vous voyez le nombre d’opérations, le résultat de la vérification et les premières lignes avant de payer quoi que ce soit. Voir les tarifs.

Archives papier, vieux relevés et cartons de clients

Les relevés scannés servent surtout quand il faut un historique que la banque n’affiche plus en ligne : des années de relevés papier pour une déclaration de revenus, un client qui a tout gardé dans un classeur, ou d’anciens relevés pour un dossier de prêt. Scannez-les d’un coup, importez-les ensemble et exportez un seul classeur avec toutes les opérations par ordre de date, limité si vous le souhaitez à une période.

Un expert-comptable ou un collaborateur qui rattrape un retard peut exporter directement vers le format que son logiciel importe : voir comment les experts-comptables l’utilisent, ou le pas à pas pour convertir un relevé bancaire PDF en Excel.

Extraire les opérations d’un scan sert à travailler (saisie, rapprochement, déclaration) ; cela ne règle pas la question de l’archivage de la pièce elle-même. Pour les durées de conservation, voir la fiche de Service-Public Entreprendre : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les livres comptables et les pièces justificatives, et 5 ans pour les documents bancaires comme les relevés (fiche vérifiée en juillet 2024 ; elle exclut les micro-entrepreneurs).

PDF scanné ou PDF numérique ?

Si vous pouvez encore télécharger le relevé depuis votre espace client, faites-le : un PDF numérique est plus net que n’importe quel scan. Si la banque propose aussi un téléchargement CSV ou OFX, importez plutôt ces fichiers : les fichiers structurés ne consomment aucune page. Voir relevé bancaire en CSV.

Pour tout le reste, comme les relevés uniquement sur papier, les comptes clos ou les copies faxées par une agence, le scan est la porte d’entrée, et la vérification des soldes vous dit si le résultat est complet. Pour les relevés numériques, voir relevé bancaire PDF en Excel.

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