Van bankafschriften naar een simpele administratie voor zzp en mkb

Kunnen bankafschriften je administratie zijn?

Voor veel zzp’ers, eenmanszaken en kleine winkels is dat een goed begin, zolang je zakelijk en privé gescheiden houdt op aparte rekeningen. Elke verkoop die op de rekening binnenkomt en elke uitgave die ervan af gaat, staat al met een datum en een bedrag op een afschrift. Wat ontbreekt is waar elke regel voor was.

Afschriften hebben grenzen. Ze tonen geld op het moment dat het beweegt, dus openstaande facturen en rekeningen die je nog moet betalen staan er niet op, en ze bewijzen dat je betaald hebt, niet wat je hebt gekocht. Voor je btw-aangifte en de aftrek van voorbelasting heb je facturen en bonnen nodig, en de export splitst geen btw. Ondernemers moeten hun administratie minimaal 7 jaar bewaren (10 jaar voor gegevens over onroerende zaken), zie de bewaarplicht op business.gov.nl. Bewaar dus de bonnen en facturen, ook als je afschriften netjes in een overzicht staan.

Een jaar aan afschriften omzetten in een administratie

1. Download de afschriften van alle rekeningen die het bedrijf gebruikt: betaalrekening, spaarrekening en creditcards, als PDF of, als je bank dat aanbiedt, als CSV.
2. Upload ze samen. Elk afschrift wordt gelezen, elke transactie krijgt een nette tegenpartij en een categorie, en de totalen worden gecontroleerd met het beginsaldo en eindsaldo van het afschrift.
3. Bekijk de categorieën. Herstel de paar die niet kloppen; elke correctie kan een regel worden, zodat de afschriften van volgende maanden hetzelfde worden ingedeeld.
4. Zet geld dat tussen je eigen rekeningen beweegt in de categorie Overboekingen, zodat het niet als inkomsten of uitgaven meetelt.
5. Exporteer naar Excel. Je krijgt een tabblad Transacties en een tabblad Overzicht met totalen per categorie en per maand.

Categorieën die bij de aangifte van pas komen

Kies categorieën die je zo aan je boekhouder kunt geven: Inkomsten, Software & abonnementen, Reclame & marketing, Kantoorartikelen, Vervoer, Brandstof, Verzekeringen, Zakelijke diensten, Bankkosten, Belastingen en Overboekingen, aangevuld met categorieën die bij jouw bedrijf horen, zoals Inkoop of Privéopname. Zo heb je alles klaar voor het gesprek over je btw-aangifte en inkomstenbelasting. Hulp bij het opzetten van de lijst staat bij transacties categoriseren.

Let op dubbeltellingen. Upload je betaalrekening én je zakelijke creditcard, dan is de betaling van de creditcard vanaf je betaalrekening een overboeking: de aankopen op de kaart zijn de uitgaven. Hetzelfde geldt voor geld dat je naar je spaarrekening zet en voor privéopnamen, die geen bedrijfskosten zijn. Zie creditcardafschrift naar Excel.

Categoriseren gaat sneller met regels: “omschrijving bevat MOLLIE → Inkomsten” geldt voor alle volgende afschriften. Een regel gaat altijd voor op de AI.

Wat stuur je naar je boekhouder?

Vraag eerst in welk formaat je boekhouder het wil hebben. Sommige boekhouders werken met een bankkoppeling, anderen willen een bankbestand of een spreadsheet. De meeste boekhouders zijn tevreden met dit pakket:

• De Excel-werkmap: elke transactie met zijn categorie, plus het tabblad Overzicht per categorie en maand
• De originele PDF-afschriften, zodat alles met de bron kan worden vergeleken
• Een korte toelichting bij alles wat afwijkt: een ontvangen lening, een gekochte machine of privé-uitgaven met de zakelijke rekening
• Bonnen of facturen voor grote aankopen
• Wil je boekhouder een bestand van de bank zelf, zoals MT940 of CAMT.053, dan kun je die ook laten omzetten, zie MT940 naar Excel en CAMT.053 naar Excel

Wij maken Excel, CSV, OFX, QIF en importbestanden voor QuickBooks en Xero, geen MT940 of CAMT.053 en geen koppeling met een boekhoudpakket. Welk bestand je boekhouder of je eigen pakket (bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of e-Boekhouden) kan inlezen, lees je in de helpdesk van dat pakket na. Moneybird bijvoorbeeld leest volgens het eigen helpcenter alleen MT940- en CAMT.053-bestanden van banken, geen CSV.

Je uitgaven bijhouden gedurende het jaar

Je hoeft niet te wachten tot het eind van het jaar. Zet de afschriften van elke maand om zodra ze beschikbaar zijn en het tabblad Overzicht laat per maand zien waar het geld is gebleven. Creditcardafschriften werken op dezelfde manier, zie creditcardafschrift naar Excel. Een onkostenoverzicht is dan niets anders dan een filter op de kolom Categorie.

Combineer meerdere afschriften in één export, desgewenst beperkt tot een periode, voor een kwartaal of een heel jaar in één bestand. Dat is handig als je btw-aangifte per kwartaal doet: je hebt de uitgaven en inkomsten van die periode meteen bij de hand. Werkt je boekhouder liever met bestanden dan met een koppeling, dan sluit dat ook aan op wat een boekhouder met klantafschriften doet.

Heb je een abonnement nodig?

Nee. Paginapakketten betaal je eenmalig en verlopen nooit: 100 pagina’s voor $12 en 500 voor $39. Alleen pagina’s met transacties tellen mee. Lopen je afschriften op tot 3 à 5 pagina’s per maand, dan gebruikt een jaar van één rekening 36 tot 60 pagina’s. Wil je elke maand omzetten, dan is Pro $29 per maand voor 500 pagina’s. Prijzen zijn in USD.

CSV-, Excel- en OFX-bestanden uit internetbankieren gebruiken geen pagina’s, maar vragen wel een paginapakket of abonnement. Voordat je iets betaalt, zie je bij elke upload een voorbeeld met het aantal transacties, het resultaat van de saldocontrole en de eerste drie rijen. Zie prijzen.

Vragen