Banktransacties automatisch categoriseren

Zo werkt automatisch categoriseren van uitgaven

Omschrijvingen op een bankafschrift zijn geschreven voor de systemen van de bank, niet voor mensen: pinterminalcodes, filiaalnummers, afgeschermde kaartnummers en referentiereeksen. Categoriseren begint met uitzoeken wie er werkelijk is betaald. Daarom krijgt elke transactie eerst een nette naam van de tegenpartij en daarna een categorie.

Je eigen regels worden eerst toegepast. Wat daar niet onder valt, wordt gecategoriseerd door AI (Claude van Anthropic), die de hele omschrijving, het bedrag en de richting (bij of af) leest en een van jouw categorieën kiest. Past iets nergens, dan komt het in de verzamelcategorie Ongecategoriseerd, waar je het gemakkelijk terugvindt. Een paar voorbeelden:

De voorbeelden hierboven zijn gefingeerde teksten in de stijl van een Nederlands bankafschrift. Elke bank schrijft omschrijvingen anders op, en juist daarom is een nette tegenpartij handig.

Eigen categorieën, in elke taal

Je begint met een standaardlijst in het Nederlands, geschikt voor zakelijke en privérekeningen: Inkomsten, Overboekingen, Boodschappen, Restaurants & cafés, Winkelen, Vervoer, Brandstof, Reizen, Wonen, Nutsvoorzieningen, Software & abonnementen, Kantoorartikelen, Zakelijke diensten, Reclame & marketing, Gezondheid, Verzekeringen, Ontspanning, Opleiding, Persoonlijke verzorging, Cadeaus & giften, Leningaflossingen, Belastingen, Bankkosten, Rente, Geldopnames en Ongecategoriseerd. Hernoem, voeg toe of verwijder categorieën tot de lijst past bij hoe jij rapporteert.

Dat kan je grootboekschema zijn (“4100 Software”), de rubrieken van je aangifte of een huishoudboekje. De namen van categorieën mogen in elke taal zijn, los van de taal van het afschrift: een Duits of Engels afschrift kun je ook in Nederlandse categorieën indelen. Meer over de keuze voor een zakelijke of persoonlijke lijst lees je bij bankafschriften administratie voor zzp en mkb en huishoudboekje uit bankafschriften.

Regels die altijd voorgaan

Sommige dingen weet alleen jij: dat een overboeking naar J. Jansen de huur is, of dat een betaling van een particulier een klantfactuur is. Wijzig je de categorie van een transactie, dan kun je er een regel van maken: omschrijving bevat X → categorie. Die regel geldt voor alle volgende afschriften, voordat de AI iets te zeggen heeft. Handige regels:

• Overboekingen tussen je eigen rekeningen: bijvoorbeeld het IBAN van je spaarrekening → Overboekingen, zodat ze niet als uitgave of inkomsten meetellen (in de boekhouding heten dat kruisposten)
• Een verhuurder of freelancer die je met zijn eigen naam betaalt → Wonen of Zakelijke diensten
• Klantbetalingen die met een factuurnummer binnenkomen → Inkomsten
• Privéopnamen of privé-uitgaven met de zakelijke rekening → een categorie met een naam die jij kiest

Regels gaan altijd boven de AI. Bestaat er eenmaal een regel, dan krijg je op elk afschrift elke keer dezelfde categorie.

Totalen per categorie en maand

De Excel-export heeft naast de transacties een tabblad Overzicht met de totalen die mensen anders met de hand opbouwen:

• Bijgeschreven, afgeschreven en netto voor de hele periode
• Bijgeschreven, afgeschreven, netto en aantal transacties per categorie
• Dezelfde totalen per maand, voor afschriften die meerdere maanden beslaan

Selecteer een heel jaar aan afschriften en exporteer ze samen voor één werkmap met jaartotalen per categorie. Dat is het beginpunt voor je aangifte, een gesprek met je boekhouder of een overzicht van je huishoudboekje.

Uitgaven categoriseren in Excel: zo doe je het met de hand

Liever zelf doen? De gebruikelijke Excel-methode is een tabel met trefwoorden. Zet de trefwoorden en categorieën in een Excel-tabel (Invoegen → Tabel) met de naam Regels en de kolommen Trefwoord en Categorie, bijvoorbeeld ALBERT HEIJN → Boodschappen, NS → Vervoer, ZIGGO → Nutsvoorzieningen. Gebruik daarna naast een omschrijving in B2 deze formule in Excel 365 met Nederlandse instellingen:

=XZOEKEN(WAAR; ISGETAL(VIND.SPEC(Regels[Trefwoord]; B2)); Regels[Categorie]; "Ongecategoriseerd")

VIND.SPEC zoekt elk trefwoord in de omschrijving en XZOEKEN geeft de categorie van het eerste trefwoord dat past. Zet specifieke trefwoorden (UBER EATS) dus boven algemene (UBER). In Engelstalige Excel heten de functies XLOOKUP, ISNUMBER en SEARCH en gebruik je komma’s in plaats van puntkomma’s. Houd de tabel vrij van lege rijen, want een leeg trefwoord past op elke omschrijving. Tel daarna op met =SOMMEN.ALS(D:D; C:C; "Boodschappen") (bedragen in kolom D, categorieën in C) of met een draaitabel met Categorie in de rijen en de datum gegroepeerd per maand in de kolommen.

Dat werkt, maar de lijst trefwoorden groeit eindeloos: elke nieuwe winkel, elke bank die anders afkort en elke pinterminalcode vraagt om een nieuwe rij. Begin je met een al gecategoriseerde Excel-export, dan hoef je alleen nog de uitzonderingen te corrigeren, en je kunt er nog steeds je eigen formules naast zetten.

Eerst categoriseren of in je boekhoudpakket?

Boekhoudpakketten hebben hun eigen regels voor banktransacties. Moneybird heeft bijvoorbeeld boekingsregels om transacties automatisch te verwerken (Boekingsregels instellen), en als je bankrekening via een koppeling binnenkomt, is dat de natuurlijke plek om te werken.

Het afschrift eerst categoriseren past beter als je een gecategoriseerde spreadsheet nodig hebt in plaats van boekingen: voor een aangifte, een gesprek met je boekhouder, een geldverstrekker of een budget. Het past ook als een rekening niet gekoppeld is of als je een berg oude PDF’s doorwerkt. Categorieën reizen mee in de Excel-, CSV- en QIF-exports. De bestanden voor QuickBooks bevatten de nette tegenpartij en de tekst van het afschrift, zonder grootboekrekening.

Controleren en corrigeren op één plek

Geen enkele automatische categorisering is altijd goed, dus alles blijft bewerkbaar. In het controlescherm kun je elke datum, omschrijving, elk bedrag en elke categorie aanpassen; de saldocontrole draait opnieuw zodra je opslaat, zodat een correctie je totalen nooit ongemerkt verstoort. Correcties die je omzet in een regel maken het volgende afschrift consistenter.

Je afschriften worden niet gebruikt om AI te trainen, het geüploade bestand wordt niet bewaard en er is nooit een inlog of koppeling met je bank. Zie ook beveiliging.

Vragen