Bankafschriften verwerken voor boekhouders: van PDF naar gecontroleerde transacties

Waar PDF-afschriften in de boekhouding nog opduiken

Bankkoppelingen en bankbestanden dekken het dagelijkse werk, maar een bankkoppeling haalt meestal maar een beperkte periode uit het verleden op. Alles daarvoor komt uit afschriften of uit de eigen downloads van de bank.

Dat gat zie je steeds in dezelfde klussen: een nieuwe klant die een jaar lang niets heeft bijgehouden, een inhaalslag voor een aangifte, een rekening die is opgeheven voordat iemand hem koppelde, een koppeling die drie maanden stuk was, een klant met een buitenlandse bank, of een overname waarbij je de cijfers van de vorige eigenaar moet nalopen. Dan krijg je PDF’s, scans of foto’s en moet iemand er transacties van maken.

Een jaar bijwerken, stap voor stap

1. Vraag om complete afschriften. Alle pagina’s van alle maanden, van elke rekening en creditcard, geen schermafbeeldingen van het transactieoverzicht. Kan de klant CSV-, MT940- of CAMT.053-bestanden uit internetbankieren halen voor recente maanden, vraag die er dan bij: ze gebruiken geen pagina’s.
2. Upload alles in één keer. Met wachtwoord beveiligde PDF’s, scans, foto’s en PDF’s met meerdere rekeningen werken; een PDF met meerdere rekeningen wordt één afschrift per rekening.
3. Lees per afschrift de controle. Beginsaldo plus bijschrijvingen min afschrijvingen moet gelijk zijn aan het eindsaldo, en het lopende saldo wordt op elke rij gecontroleerd. Een afschrift dat niet sluit toont de rijen die je moet nakijken, met paginanummer.
4. Herstel de gemarkeerde rijen en stel de categorieën in. Pas een datum, bedrag of omschrijving aan op basis van de PDF; de controle draait opnieuw bij het opslaan. Hernoem categorieën naar de grootboekrekeningen van de klant en maak van terugkerende correcties een regel.
5. Exporteer één keer. Selecteer alle afschriften van de rekening en exporteer één bestand op datum, beperkt tot de periode die je bijwerkt.
6. Verwerk en stem af. Gebruik het bestand als werkpapier of invoerlijst en stem maand voor maand af met dezelfde afschriften.

Bewijs dat er niets ontbreekt

Het moeilijke aan afschriftenwerk is niet het typen, maar weten dat het resultaat compleet is. Een regel die bij een paginawissel is overgeslagen of een afschrijving die als bijschrijving is gelezen, ziet er goed uit tot de bankafstemming met een bedrag verschilt dat niemand kan terugvinden.

Elk afschrift krijgt daarom een zichtbare sluitingscontrole: beginsaldo, totaal bijgeschreven, totaal afgeschreven en eindsaldo, gecontroleerd met de cijfers die op het afschrift staan. De status staat in de lijst met afschriften en op het tabblad Overzicht van de export: Sluitend ✓, Sluit niet – controleer de gemarkeerde rijen of Geen saldo’s om te controleren. Sluit een afschrift niet, dan kost het geen pagina’s en zijn de rijen die niet bij het lopende saldo passen gemarkeerd met het paginanummer, zodat je meteen bij de goede regel bent.

Een sluitend afschrift bewijst dat de transacties overeenkomen met de totalen van de bank. Het vervangt je afstemming in de boekhouding niet: het zorgt dat je die afstemming met complete gegevens begint.

Welke export past bij welk pakket?

Wij koppelen niet met boekhoudpakketten en leveren geen MT940- of CAMT.053-bestanden. Wat je met onze export kunt, hangt af van wat het pakket van je klant inleest. Dit weten we, en dit moet je zelf nalezen:

Over e-Boekhouden zegt de site van het pakket alleen dat je afschriften periodiek uit je bank exporteert en ze importeert (Bankkoppeling); welke bestandsformaten dat zijn, staat daar niet bij. Lees het na in de helpdesk.

Categorieën die aansluiten bij het grootboekschema van de klant

Categorieën beginnen met een standaardlijst. Hernoem ze naar de rekeningen van je klant, verwijder wat je niet nodig hebt en voeg toe wat ontbreekt. Corrigeer je een transactie, dan kun je er een regel van maken (“omschrijving bevat ZIGGO → Telefoon en internet”) die geldt voor alle volgende afschriften van de klant. Regels gaan altijd voor, de rest wordt gecategoriseerd door AI.

Categorieën reizen mee in de Excel- en CSV-export, dus een werkpapier of een overzicht per categorie is meteen klaar om te beoordelen. Een boeking in het pakket maak je zelf, maar je begint met nette namen van tegenpartijen in plaats van ruwe banktekst. Zie transacties categoriseren.

Bestanden van de bank zelf: MT940 en CAMT.053

Veel klanten kunnen zelf MT940- of CAMT.053-bestanden uit zakelijk internetbankieren halen. Wil je die nakijken, samenvoegen met PDF-maanden of tot een overzichtelijke spreadsheet maken, upload ze dan: ze gebruiken geen pagina’s. Zie MT940 naar Excel en CAMT.053 naar Excel.

Laad je die bestanden in het boekhoudpakket zelf, gebruik dan het originele bankbestand. Meerdere afschriften in één export zijn handig als je een heel boekjaar naast elkaar wilt leggen of een jaar wilt samenvatten voor een klant. Heb je alleen papieren stukken? Zie gescand bankafschrift naar Excel.

Bewaarplicht en de administratie van je klant

Ondernemers moeten hun administratie minimaal 7 jaar bewaren; voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Alleen een afgedrukte kopie van digitale bestanden voldoet niet. De bestanden moeten toegankelijk en bruikbaar blijven, zie de bewaarplicht op business.gov.nl.

Laat je klant daarom de originele afschriften bewaren, ook als jij ze in een spreadsheet hebt gezet. De spreadsheet is een hulpmiddel om sneller te boeken en te controleren, geen vervanging van de bronstukken.

Prijzen voor kantoren

Je betaalt per afschriftpagina met transacties. Voorbladen en juridische tekst tellen niet mee, en hetzelfde bestand opnieuw uploaden binnen 30 dagen is gratis. Kantoren met een vast volume gebruiken Business voor $79 per maand voor 2.000 pagina’s ($780 per jaar) of Pro voor $29 per maand voor 500 pagina’s. Voor een eenmalige opruimklus zijn er paginapakketten die nooit verlopen: 100 pagina’s voor $12, 500 voor $39 en 2.000 voor $99. Prijzen zijn in USD; Paddle, onze merchant of record, regelt de btw. Zie prijzen.

Om duidelijk te zijn over wat dit niet is: er is geen bankkoppeling, geen API, geen directe koppeling met je boekhoudpakket en geen teamaccounts met meerdere gebruikers. Je uploadt afschriften, controleert ze en exporteert een bestand. Hoe we met de gegevens van je klanten omgaan, staat op de pagina over beveiliging.

Vragen