Zo zet je een PDF-bankafschrift om naar Excel (7 manieren)

Welke methode kies je?

Kan ik transacties als CSV downloaden bij ING, Rabobank of ABN AMRO?

Meestal wel, en het is de beste optie als hij bestaat. De grote Nederlandse banken laten je in internetbankieren transacties downloaden in bestandsformaten als CSV, en zakelijke rekeningen vaak ook als MT940 of CAMT.053. Zoek bij het rekeningoverzicht naar Downloaden of Exporteren. Welke formaten er zijn, hoe ver je terug kunt gaan en hoe de kolommen heten, verschilt per bank en per soort rekening, dus kijk in je eigen internetbankieren of op de hulppagina van je bank.

Houd rekening met het verschil tussen de banken. Bij sommige staat het bedrag zonder teken en geeft een aparte kolom Af/Bij de richting aan; bij andere is het bedrag al negatief of positief. Sommige schrijven de datum zonder streepjes, bijvoorbeeld 20260312, wat Excel als gewoon getal ziet. Kies dan Gegevens → Tekst naar kolommen, ga naar stap 3 en geef de kolom het type Datum met de volgorde JMD. Daarmee maak je er een echte datum van.

De grenzen zijn de downloadperiode en de bron. Oudere periodes, opgeheven rekeningen, afschriften die een klant of geldverstrekker je stuurt en papieren afschriften bestaan alleen als PDF of scan. Dan komen de methoden hieronder in beeld. Wil je van een PDF een CSV-bestand maken? Zie bankafschrift naar CSV.

Een PDF-bankafschrift in Excel laden met Gegevens ophalen

Kies in Excel Gegevens → Gegevens ophalen → Uit bestand → Uit PDF en selecteer het afschrift. In het venster Navigator staan de tabellen die Excel heeft gevonden; selecteer er één en kies Laden, of Gegevens transformeren om hem eerst in Power Query op te schonen. Standaard worden gelijkende tabellen op opeenvolgende pagina’s samengevoegd.

De beschikbaarheid is het addertje. Volgens de lijst met Power Query-bronnen van Microsoft zit de PDF-connector in Microsoft 365 voor Windows, maar niet in Excel 2016 of 2019 of in Excel voor Mac, en Excel voor het web leest alleen PDF’s die in SharePoint staan.

Het werkt het best op eenvoudige digitale afschriften. Een omschrijving die doorloopt op een tweede regel wordt een tweede rij zonder bedrag, de kolommen bij en af komen apart binnen, en regels als “overgedragen saldo” en paginatotalen belanden tussen de transacties. Het leest de tekst in de PDF, dus reken niet op scans.

Een bankafschrift omzetten met Adobe Acrobat

Open het afschrift in betaald Acrobat (Standard of Pro) en kies PDF exporteren → Spreadsheet → Microsoft Excel-werkmap → Exporteren. Adobe meldt dat Acrobat automatisch tekstherkenning uitvoert als de PDF gescande tekst bevat, waardoor het een van de weinige desktopmanieren is om scans te verwerken. Adobe heeft ook een gratis online PDF-naar-Excel-tool, en een met wachtwoord beveiligd afschrift moet je eerst ontgrendelen.

Acrobat en algemene online converters kopiëren hoe de pagina eruitziet, niet wat de transacties zijn: het kopblok van de bank, samengevoegde cellen, paginakoppen midden in de data en bedragen die soms tekst zijn. Reken erop dat je het blad opnieuw moet opbouwen. Kijk voordat je een afschrift naar een gratis website uploadt wie die site beheert en hoelang bestanden daar blijven staan.

Gratis methoden: kopiëren en plakken, Google Documenten en AI-chats

Kopiëren en plakken werkt voor een pagina of twee van een digitale PDF: selecteer de rijen, plak ze in Excel en splits ze met Gegevens → Tekst naar kolommen. Het wordt snel vervelend en alles belandt vaak in één kolom.

Google Drive kan een PDF met OCR lezen: klik met de rechtermuisknop en kies Openen met → Google Documenten. Google zegt in de hulp dat bestanden van 2 MB of kleiner het best werken en dat tabellen waarschijnlijk niet worden herkend, dus je krijgt regels tekst in plaats van kolommen.

ChatGPT en vergelijkbare AI-chats kunnen een afschrift lezen en er een tabel van maken, wat voor één pagina indrukwekkend is. Bij langere afschriften kunnen rijen wegvallen of bedragen veranderen zonder waarschuwing, en er is geen controle met de saldo’s tenzij je die zelf doet.

Waarom kolommen en omschrijvingen kapotgaan bij het omzetten

• Afgebroken omschrijvingen: lange teksten van tegenpartijen lopen over twee of drie regels, die programma’s als extra rijen lezen.
• Kolommen bij en af: veel banken drukken afschrijvingen en bijschrijvingen apart af, of zetten Af of Bij achter het bedrag. Excel wil één kolom met teken: met afschrijvingen in C en bijschrijvingen in D combineert =ALS(C2<>"";-C2;D2) ze. Staat het bedrag zonder teken in kolom G en Af of Bij in kolom F, gebruik dan =ALS(F2="Af";-G2;G2).
• Terugkerende koppen en subtotalen: kolomtitels, paginatotalen en “saldo overgedragen” herhalen zich op elke pagina.
• Datums: “12 mrt” heeft geen jaar, en 03/04/2026 betekent in de VS een andere dag dan in Nederland. Gebruik Tekst naar kolommen met de juiste volgorde (DMJ of MDJ).
• Getalnotaties: 1.234,56, (45.00) voor negatieve bedragen of een minteken achteraan veranderen in tekst. SOM slaat tekst over, dus de totalen vallen ongemerkt te laag uit.

Zo controleer je het resultaat met de saldo’s van het afschrift

Welke methode je ook gebruikt: controleer voordat je de spreadsheet vertrouwt. Met bedragen in kolom E en het lopende saldo van het afschrift in kolom F vangen deze twee controles bijna elke omzettingsfout op (in Engelstalige Excel gebruik je ROUND en SUM, met komma’s):

• Het hele afschrift: =AFRONDEN(Begin+SOM(E:E)-Eind;2) moet 0 zijn, met het beginsaldo en het eindsaldo van het afschrift.
• Rij voor rij: in een hulpkolom moet =AFRONDEN(F2+E3-F3;2) op elke rij 0 zijn. De eerste rij waar dat niet zo is, is de plek waar een transactie ontbreekt, dubbel staat of het verkeerde teken heeft.

Dit bewijst dat de overname compleet is. Je afschrift vergelijken met je eigen administratie, bijvoorbeeld voor een bankafstemming, is een aparte klus.

Het beste voor veel afschriften: een converter die zichzelf controleert

Pagina’s betaal je in pakketten of via een abonnement, zie prijzen. Voor scans en foto’s in het bijzonder, zie gescande bankafschriften naar Excel. Zo gaat het:

1. Upload één PDF of een heel jaar aan afschriften: digitaal, gescand, foto’s van je telefoon of met wachtwoord beveiligd.
2. Elke transactie wordt uitgelezen met een nette tegenpartij en een categorie en daarna gecontroleerd: beginsaldo plus bijschrijvingen min afschrijvingen is gelijk aan het eindsaldo, en het lopende saldo klopt op elke rij.
3. Voordat je betaalt zie je het aantal transacties, het resultaat van de saldocontrole en de eerste 3 rijen. Rijen die niet kloppen, zijn gemarkeerd met een paginanummer.
4. Kies Exporteren → Excel: een tabblad Transacties met echte datums en getallen en een tabblad Overzicht per categorie en maand. Meerdere afschriften kunnen in één werkmap.

Wat is de snelste gratis methode?

De CSV-download van je bank, zonder twijfel. Heb je alleen een digitale PDF en Microsoft 365 op Windows, dan is Gegevens ophalen → Uit PDF de volgende stap, en kopiëren en plakken is prima voor een pagina of twee. Zelf categoriseren in Excel kan ook, zie transacties categoriseren.

Bij onze converter is je eerste afschrift gratis (tot 10 pagina’s, één maand); daarna betaal je, maar je ziet het resultaat op je eigen afschrift altijd vooraf, zonder te betalen. Een CSV-, Excel-, OFX- of QIF-bestand van je bank gebruikt bij ons geen pagina’s. Komt het bestand van je bank als MT940 of CAMT.053, lees dan MT940 naar Excel of CAMT.053 naar Excel.

Vragen