Gescand bankafschrift omzetten naar Excel

Wat je kunt uploaden

Alles wat een afschriftpagina als afbeelding laat zien, wordt op dezelfde manier gelezen als een digitale PDF. Afschriften mogen in elke taal zijn en van elke bank; je hoeft niet te wachten op sjablonen.

Handschrift wordt niet gelezen. Getypte en gedrukte afschriften werken; handgeschreven kasboeken, aantekeningen in de kantlijn en met de hand ingevulde rekeningboekjes niet.

Waarom een saldocontrole beter is dan gewone bankafschrift-OCR

Gewone OCR zet pixels om in tekens. Ze kan niet zien dat een 8 als 3 is gelezen, dat een minteken in een vlek is verdwenen of dat onderaan een pagina een regel ontbreekt. De uitvoer ziet er compleet uit en de fout komt pas aan het licht als je boekhouding niet sluit.

Een bankafschrift bevat zijn eigen bewijs: een beginsaldo, een eindsaldo en op de meeste afschriften een lopend saldo op elke regel. Alle drie gebruiken we. Een verkeerd gelezen cijfer zorgt ervoor dat het lopende saldo op die rij niet meer klopt met het vorige saldo plus het bedrag, waarna de rij met paginanummer wordt gemarkeerd in plaats van ongemerkt door te glippen.

Dezelfde rekensom herstelt veelvoorkomende fouten. Is een bedrag als bijschrijving gelezen terwijl het lopende saldo laat zien dat het een afschrijving was, dan wordt het teken gecorrigeerd en krijgt de rij de opmerking Teken gecorrigeerd. Rijen die dubbel staan bij een paginawissel, bijvoorbeeld een regel onderaan de ene en bovenaan de volgende pagina, worden verwijderd.

Tips voor foto’s en scans die in één keer goed gaan

De meeste problemen met gefotografeerde afschriften zitten in de foto, niet in het afschrift. Een paar gewoontes helpen:

• Eén pagina per foto, met alle vier de randen van de pagina in beeld. Een afgesneden rand kan de kolom met bedragen of saldo wegnemen.
• Vlak en recht. Leg de pagina op een tafel, houd je telefoon er evenwijdig boven en vermijd vouwen en omgekrulde hoeken.
• Gelijkmatig licht, geen glans. Daglicht bij een raam werkt goed; de flits laat vaak een felle vlek precies op de cijfers achter.
• Scherpe cijfers. Tik om scherp te stellen en houd je hand stil. Kun je een cijfer niet lezen als je inzoomt, dan kan dat ook niet betrouwbaar worden gelezen.
• Scanner: 300 dpi in grijswaarden of kleur is ruim voldoende. Een hogere resolutie maakt bestanden groter, niet beter.
• Houd een afschrift van meerdere pagina’s in één PDF. Dan worden het beginsaldo op pagina 1 en het eindsaldo op de laatste pagina samen gecontroleerd. Losse foto’s worden als losse bestanden gelezen.
• iPhone: HEIC-foto’s worden niet ondersteund. Upload een JPG of een PDF, of kies Instellingen → Camera → Formaten → Meest compatibel zodat de camera JPG opslaat.

Een scan-app maakt van meerdere foto’s één bijgesneden PDF. Op Android heeft de Google Drive-app er een, zie de hulp van Google over documenten scannen. Op de iPhone kunnen ook de apps Notities en Bestanden documenten scannen.

Zo ziet het Excel-bestand eruit

Je krijgt dezelfde kolommen of het afschrift nu een strakke PDF was of een foto die op de keukentafel is gemaakt. Een gescand en een digitaal afschrift kunnen dus in dezelfde werkmap staan.

Op het tabblad Overzicht staat het resultaat van de saldocontrole: Sluitend ✓, Sluit niet – controleer de gemarkeerde rijen of Geen saldo’s om te controleren als de pagina helemaal geen saldo’s toont.

Als een scan niet sluit

Een afschrift dat niet sluit is geen doodlopende weg. Open het, ga naar de gemarkeerde rijen en vergelijk elke rij met de pagina die ernaast staat. Meestal is één bedrag een cijfer verkeerd of is een regel onleesbaar. Pas de datum, omschrijving of het bedrag aan, sla op en de saldocontrole draait opnieuw.

Afschriften die niet sluiten gebruiken geen pagina’s (tot 30 pagina’s per maand), en je ziet het aantal transacties, de saldocontrole en de eerste rijen voordat je iets betaalt. Zie prijzen.

Papieren archieven, oude afschriften en schoenendozen van klanten

Gescande afschriften komen vaak in beeld als iemand geschiedenis nodig heeft die de bank niet meer online toont: jaren aan papieren afschriften voor een belastingaangifte, een klant die alles in een map heeft bewaard, of oude afschriften voor een lening of hypotheek. Scan alles in één keer, upload het samen en exporteer één werkmap met alle transacties op datum, desgewenst beperkt tot een periode.

Ondernemers moeten hun administratie minimaal 7 jaar bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Zie de bewaarplicht op business.gov.nl. Boekhouders die een achterstand bij een klant wegwerken, lezen bij bankafschriften verwerken voor boekhouders hoe ze een jaar aan afschriften in één keer verwerken. De stap-voor-stap uitleg staat in de handleiding PDF-bankafschrift omzetten naar Excel.

Gescande PDF of digitale PDF?

Kun je het afschrift nog downloaden uit internetbankieren, doe dat dan: een digitale PDF is scherper dan elke scan. Biedt je bank ook CSV, MT940 of CAMT.053 aan, upload die dan liever: gestructureerde bestanden gebruiken geen pagina’s. Zie bankafschrift naar CSV.

Voor alles wat daarbuiten valt, zoals papieren afschriften, opgeheven rekeningen en gefaxte kopieën van een bankkantoor, is scannen de weg erin, en de saldocontrole vertelt je of het resultaat compleet is. Voor digitale afschriften zie je bankafschrift PDF naar Excel.

Vragen