Creditcardafschrift omzetten naar Excel

Zijn uitgaven positief of negatief in de export?

Creditcardmaatschappijen drukken bedragen af vanuit hun eigen perspectief: een aankoop verhoogt wat je schuldig bent en staat daarom vaak als gewoon positief getal op het afschrift, een betaling als tegoed. Plak je dat in een spreadsheet naast je betaalrekening, dan staan de tekens tegenover elkaar.

Elke export gebruikt daarom één regel, hetzelfde als bij een betaalrekening: geld dat je uitgeeft is negatief, geld dat naar je terugkomt is positief.

Omdat de tekens consistent zijn, geeft SOM.ALS over een categorie direct je uitgaven, en kun je een creditcard en een betaalrekening in één werkmap combineren.

Vorig saldo, nieuw saldo en minimale betaling

Op een creditcardafschrift staan meerdere totalen, maar slechts twee beschrijven de transacties. Het vorige saldo is wat je schuldig was toen het vorige afschrift werd afgesloten. Het nieuwe saldo is wat je schuldig was bij het sluiten van dit afschrift. Alles daartussen is de lijst met transacties.

Daaruit volgt de controle die elk afschrift moet doorstaan: vorig saldo + aankopen + kosten + rente − betalingen − tegoeden = nieuw saldo. Komen de cijfers niet overeen, dan worden de rijen die je moet nakijken gemarkeerd met het paginanummer.

De minimale betaling, de betaaldatum, de kredietlimiet en het beschikbare krediet zijn geen transacties en worden dus niet als rij geëxporteerd. Dat geldt ook voor reserveringen en nog niet verwerkte uitgaven: die staan pas op het volgende afschrift als ze zijn verwerkt. Het saldo in je creditcard-app kan daarom afwijken van het saldo op het afschrift, omdat de app ook de uitgaven na de afsluitdatum meetelt.

Aankopen in vreemde valuta

Betaal je in een andere valuta, dan drukken de meeste creditcardmaatschappijen onder de regel van de winkel het oorspronkelijke bedrag, de valuta en de wisselkoers af, en brengen ze je het bedrag in euro’s in rekening. Het bedrag in euro’s komt in de kolom Bedrag, omdat dat het bedrag is dat optelt tot het nieuwe saldo.

De details die bij de regel staan, zoals 125,00 USD tegen een koers van 1,0821, blijven in de kolom Omschrijving staan, omdat de volledige tekst van elke regel behouden blijft. Staan de kosten voor betalen in vreemde valuta op een eigen regel, dan wordt dat een eigen rij, meestal in de categorie Bankkosten. Sommige maatschappijen rekenen die kosten in het bedrag van de aankoop mee.

Meerdere kaarthouders op één afschrift

Zakelijke en gezinskaarten tonen vaak meerdere kaarthouders, elk met een eigen blok uitgaven, onder één rekeningsaldo. Dat is nog steeds één rekening en wordt dus één afschrift met één saldocontrole, geen afschrift per pas.

Rijen blijven in de volgorde staan waarin ze zijn afgedrukt, zodat de uitgaven per kaarthouder bij elkaar blijven, maar er is geen aparte kolom voor de kaarthouder. Heb je de uitgaven per kaarthouder nodig, vraag je creditcardmaatschappij dan om een afzonderlijk afschrift per pas. Een PDF die echt uit losse rekeningen bestaat, elk met een eigen begin- en eindsaldo, wordt wel gesplitst in één afschrift per rekening.

Creditcard in je administratie: eigen rekening en kruisposten

In boekhoudsoftware is een creditcard meestal een eigen rekening naast je bankrekening. De betaling van het creditcardbedrag verlaat je betaalrekening en komt aan op de kaart, waardoor ze op beide overzichten staat. Boek beide kanten als overboeking (in de boekhouding een kruispost), zodat de betaling niet twee keer als uitgave meetelt; de aankopen op de kaart zijn de echte kosten.

Hoe dat per pakket werkt, verschilt. Moneybird legt in zijn helpcenter uit dat je een creditcard niet via een bankkoppeling kunt koppelen en dat je transacties handmatig in een aparte rekening zonder koppeling kunt invoeren, waarbij de betaling vanaf de bankrekening in de categorie Kruisposten komt (Creditcardbetalingen verwerken). Met je creditcardafschrift in Excel heb je dan een overzichtelijke lijst om uit over te nemen of tegen te controleren. Of een ander pakket een bestand met creditcardtransacties inleest, lees je na in de helpdesk van dat pakket.

Werk je met QuickBooks of Xero? Dan zijn er CSV-importbestanden voor beide; de .qbo- en OFX-bestanden markeren de rekening als creditcard en het QIF-bestand gebruikt het rekeningtype voor creditcards.

Is een creditcardafschrift hetzelfde als een bankafschrift?

Nee. Een bankafschrift hoort bij een rekening waar jouw geld op staat en het saldo is wat je hebt. Een creditcardafschrift hoort bij geleend geld, het saldo is wat je schuldig bent, en er horen een minimale betaling, een betaaldatum en rente bij. Een hypotheekverstrekker die om bankafschriften vraagt, bedoelt meestal je betaal- en spaarrekeningen. Zie bankafschriften voor je hypotheek.

Voor je administratie heb je beide nodig, en ze overlappen op één punt: de betaling aan de creditcard. Die staat op je betaalrekening én op de kaart. Zet beide kanten in de categorie Overboekingen zodat die betaling niet dubbel meetelt.

Een jaar creditcarduitgaven in één werkmap

Selecteer twaalf maandafschriften, of een creditcard en een betaalrekening samen, en exporteer ze als één Excel-bestand met alle transacties op datum, desgewenst beperkt tot een periode. Het tabblad Overzicht telt de uitgaven op per categorie en per maand, wat je meestal nodig hebt voor een onkostendeclaratie of belastingaangifte.

De categorieën zijn van jou: hernoem of voeg ze toe en maak van een correctie een regel, zodat dezelfde winkel op elk volgend afschrift hetzelfde wordt ingedeeld. Zie transacties categoriseren. Wil je de uitleg over andere formaten, ga dan naar bankafschrift PDF naar Excel.

Vragen