通帳の仕訳を楽にする、取引の自動カテゴリ分け

通帳の仕訳の前に、取引を分ける

仕訳は、取引を借方と貸方に分け、勘定科目で記録する作業です。通帳の仕訳に時間がかかる最大の理由は、摘要が銀行のシステム向けの表記で、何への支払いなのかがすぐにわからないことです。半角カナの略称、ATMの文字、振込人の名前だけが並んでいます。

このサービスは、借方・貸方の仕訳そのものは作りません。そのひとつ前、「誰への支払いで、どの勘定科目に当たるか」を決める部分を、ほぼ自動で済ませます。仕訳の登録は、会計ソフトで行ってください。

取引の自動カテゴリ分けの仕組み

まず、すべての取引に整えた取引先名を付け、そのあとでカテゴリを決めます。あなたが設定したルールを最初に適用し、ルールに当てはまらない取引は、AI（AnthropicのClaude）が摘要の全体、金額、入金か出金かを読んで、あなたのカテゴリの中から1つを選びます。当てはまるものがなければ「未分類」に入るので、あとから探しやすくなっています。例を挙げます。

例は説明用の架空の表記です。実際の摘要は銀行によって違いますが、同じように整えられます。

カテゴリを会計ソフトの勘定科目に合わせる

最初は、日本語の標準のカテゴリが用意されます。収入、口座間の振替、食料品、外食・カフェ、買い物、交通費、燃料費、旅費、住居費、水道光熱費、ソフトウェア・サブスク、事務用品・消耗品、外注・専門サービス、広告宣伝費、医療・健康、保険、娯楽・レジャー、教育・学習、美容・身だしなみ、贈答・寄付、ローン返済、税金、銀行手数料、利息、現金引き出し、未分類です。事業にも個人の家計にも使えます。

名前の変更、追加、削除が自由にできます。個人事業主なら、青色申告決算書や収支内訳書の経費欄に合わせて、租税公課、水道光熱費、旅費交通費、通信費、広告宣伝費、消耗品費、地代家賃、外注工賃、支払手数料のような名前にしておくと、集計シートがそのまま勘定科目別の合計になります。法人なら、会社の勘定科目表に合わせます。

カテゴリ名は明細書の言語とは独立しているため、日本語の通帳を英語のカテゴリに分類することもできます。決め方に迷うときは、個人事業主の通帳の仕訳の例が参考になります。

よくある通帳の取引の考え方

通帳でよく迷う取引を、一般的な考え方の例としてまとめます。最終的な判断は、税理士や税務署の案内に従ってください。

常に優先される、自分のルール

あなたにしかわからないこともあります。たとえば、特定の個人への振込は家賃で、個人名義の入金は顧客からの売上、といったことです。取引のカテゴリを変更するときに、「摘要に○○を含む→カテゴリ」というルールとして保存でき、今後の明細書では、AIより先にそのルールが適用されます。

自動のカテゴリ分けが、いつも正しいとは限りません。そのため、日付、摘要、金額、カテゴリは、レビュー画面でいつでも直せます。保存すると残高チェックがやり直されるので、修正で合計がずれても気づけます。アップロードしたファイルは保存されず、明細書の内容がAIの学習に使われることもありません。

• 自分の口座間の振替：自分の別口座の番号や名前を「口座間の振替」に。収入にも支出にも数えられなくなります
• 個人名で支払う家主や外注先：住居費や外注・専門サービスに
• 請求書番号付きの入金：収入に
• 事業用口座から出した私用の支払い：自分で作ったカテゴリ（例：事業主貸）に

ルールがあるカテゴリは、どの明細書でも同じ結果になります。AIより常にルールが優先されます。

カテゴリ別・月別の合計

Excelにエクスポートすると、取引のシートの隣に集計シートが付き、手作業で作ることが多い数字が最初から並びます。

• 期間の入金、出金、差引
• カテゴリごとの入金、出金、差引、取引の件数
• 複数月にまたがる場合は、月ごとの同じ集計

1年分の明細書を選んでまとめてエクスポートすると、年間のカテゴリ別合計が1つのブックにまとまります。確定申告の準備や、家計簿づくりの出発点になります。

エクセルで手作業で分類するには

自分で分類するなら、エクセルの定番の方法は、キーワード表を使うことです。「挿入→テーブル」で、キーワード列とカテゴリ列を持つテーブルを作り、名前を「ルール」にします。たとえば「ﾃﾞﾝｷ」→水道光熱費、「ﾔﾁﾝ」→地代家賃のように登録します。摘要がB2にあるとき、Excel 365では次の数式を使います。

=XLOOKUP(TRUE, ISNUMBER(SEARCH(ルール[キーワード], B2)), ルール[カテゴリ], "未分類")

SEARCHが摘要の中から各キーワードを探し、XLOOKUPが最初に見つかったキーワードのカテゴリを返します。具体的なキーワードを上に、一般的なものを下に並べてください。空のキーワード行があると全部に一致するので、表に空行を作らないことも大切です。合計は、金額がD列、カテゴリがC列なら、=SUMIFS(D:D, C:C, "水道光熱費")か、ピボットテーブルです。

この方法でも分類はできますが、新しい取引先や、銀行ごとに違う略称が出るたびに、行を足し続けることになります。分類済みのエクセルの出力から始めれば、直すのは例外だけです。

会計ソフトの自動仕訳ルールとの使い分け

freee、マネーフォワード クラウド、弥生会計などの会計ソフトにも、摘要のキーワードに応じて勘定科目を割り当てるルールの機能があります。すべての口座を会計ソフトと連携できているなら、そのルールで仕訳を進めるのが自然です。

この記事の方法が向いているのは、連携できない口座や期間があるとき、紙の通帳や古いPDFを処理するとき、そして仕訳ではなく、カテゴリ別の集計表がほしいときです。会計ソフトのCSV取り込みは、日付、入金、出金、摘要が中心です。たとえば弥生会計 オンラインのスマート取引取込の仕様に、勘定科目の列はありません。勘定科目の割り当ては、取り込んだあとで会計ソフトの中で行うのが基本です。くわしくは通帳のデータ化と会計ソフトへの取り込みと、入出金明細をCSVにする方法をご覧ください。

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