個人事業主の通帳から、帳簿の下準備をする

個人事業主が通帳から帳簿を作るには

事業用の口座と生活用の口座を分けていれば、通帳は帳簿の強い材料になります。売上の入金も経費の支払いも、日付と金額つきですでに記録されているからです。事業所得などがある方には、白色申告でも記帳と帳簿書類の保存が求められます。くわしくは国税庁のタックスアンサー No.2080をご覧ください。

ただし、通帳には限りがあります。お金が動いたときの記録なので、まだ入金されていない売上や、未払いの支払いは載りません。また、通帳は支払ったことの証明にはなっても、何を買ったかまではわかりません。高額な買い物や、いつもと違う支出は、領収書や請求書も残してください。

1年分の通帳を、帳簿の材料にする手順

1. 事業で使っているすべての口座（普通預金、貯蓄預金、クレジットカード）の明細を集めます。PDFでも、紙の通帳の写真でも、銀行のCSVでも構いません。
2. まとめてアップロードします。各明細書が読み取られ、すべての取引に取引先名とカテゴリが付き、期首・期末残高と照合されます。
3. カテゴリを確認します。違うものを直し、その変更をルールにすれば、来月からは同じカテゴリになります。
4. 自分の口座間の移動は、「口座間の振替」にします。売上にも経費にも数えません。
5. Excelにエクスポートします。「取引」シートと、カテゴリ別・月別の合計がある「集計」シートが付きます。

通帳に記帳していない期間があるとき

確定申告の時期になって、通帳を何か月も記帳していなかったことに気づく方は少なくありません。ATMや窓口で記帳すれば、未記帳の取引はまとめて印字されます。ただし、未記帳の取引が多いと、複数の取引が1行に合算されて印字されることがあります（金融機関によって「合計記帳」などと呼ばれます）。合算された行の内訳は、通帳からは読み取れません。

内訳が必要なときは、ネットバンキングのCSVが頼りになります。ただし、さかのぼれる期間は口座の種類によって違います。たとえば、通帳のあるゆうちょ銀行の総合口座はWebで見られるのが最大2か月、三井住友銀行の紙の通帳の普通預金は最大25か月です。気づいた時点で、取れる期間のCSVを先に保存しておきましょう。それより前の期間は、通帳の写真をアップロードして補います。銀行別の手順は、ゆうちょ銀行と三井住友銀行のページにまとめています。

確定申告で困らないカテゴリの作り方

税理士や確定申告の書類にそのまま渡せる名前で、カテゴリを作っておきましょう。たとえば、売上、租税公課、水道光熱費、旅費交通費、通信費、広告宣伝費、消耗品費、地代家賃、外注工賃、支払手数料、事業主貸、事業主借、口座間の振替といった具合です。決め方は通帳の仕訳と自動カテゴリ分けに例があります。

二重に数えないよう、次の点に注意してください。事業用口座からクレジットカード代金が引き落とされているなら、その引き落としは経費ではなく振替で、個々のカード利用が経費です。貯蓄口座への移動や、生活費のための引き出しも、経費ではありません。自宅兼事務所の家賃や通信費のように、事業と私用に分ける支出は、事業で使う割合に応じた家事按分が必要になることがあります。割合の決め方は税理士に確認してください。

「摘要に○○を含む→売上」のようなルールを作れば、今後の明細書にも同じカテゴリが付きます。ルールは常にAIより優先されます。

税理士に渡すデータの整え方

まず、どの形式で渡してほしいかを税理士に聞きましょう。多くの場合は、次のものがあれば十分です。

• カテゴリ付きのExcel：すべての取引と、カテゴリ別・月別の集計
• 元のPDFの明細書や通帳の写真：数字を原本と照らし合わせられるように
• 特記事項のメモ：借入、設備の購入、事業用口座で払った私用の支出など
• 高額な支出の領収書や請求書
• 会計ソフトを使っている税理士なら、取り込み用のCSV（通帳のデータ化と会計ソフトへの取り込み）

口座連携で取れない期間は、通帳と明細書で補う

freeeやマネーフォワード クラウドなどの会計ソフトは、口座連携で明細を自動で取得できます。ただし、連携できる金融機関や、さかのぼれる期間には限りがあり、連携を始める前の期間は含まれません。

連携前の期間、連携できない口座、過去に解約した口座、事業を始める前に使っていた口座は、通帳やPDFの明細を取り込む作業が残ります。このサービスは銀行に接続しないので、ログイン情報も渡さず、手元にある明細書をアップロードするだけです。

サブスク契約は必要？

必要ありません。ページパックは一度の購入で、有効期限がありません。100ページが$12、500ページが$39です。取引のあるページだけが数えられるので、月に3〜5ページの明細書なら、1つの口座の1年分で36〜60ページです。毎月変換するなら、Proが月$29（500ページ）です。

銀行からダウンロードしたCSVやExcel、OFXはページを消費しませんが、パックかプランが必要です。お支払い前には、取引の件数、残高チェックの結果、最初の3行を確認できます。料金をご覧ください。

よくある質問