顧問先の通帳入力・記帳代行を効率化する

通帳入力が、いまも残る場面

口座連携による自動取得は、日々の入力を大きく助けてくれます。ただし、さかのぼれる期間は金融機関やソフトによって限られ、すべての口座が対象になるわけでもありません。そのため、紙やPDFの通帳を見ながら入力する作業は、今もなくなりません。

よくあるのは、1年間記帳が止まっていた新規の顧問先、決算や確定申告の前の記帳の追いつき、連携する前に解約した口座、連携が途切れた期間、連携できない金融機関の口座、通帳を紙のまま保管している顧問先です。どれも、届くのは通帳のコピー、PDF、写真で、freee、マネーフォワード クラウド、弥生会計、JDLなどの会計ソフトに手入力するために、誰かが取引に直さなければなりません。

1年分を追いつける流れ

1. 漏れのない資料を依頼する。 口座ごとに、全ページ、全冊を。通帳は見開きごとに1枚、新しい通帳の最初の「繰越」の行も入れてもらいます。取引一覧のスクリーンショットだけでは足りません。ネットバンキングからCSVやPDFが取れる月があれば、そちらも依頼します。
2. まとめてアップロードする。 すべてのファイルを一度にドロップします。パスワード付きPDF、スキャン、スマホの写真、複数の口座が入ったPDFにも対応し、複数口座のPDFは口座ごとの明細書に分かれます。
3. 明細書ごとの照合結果を見る。 期首残高＋入金−出金＝期末残高になるかと、すべての行の残高の推移を確認します。合わない明細書は、確認する行がページ番号付きで示されます。
4. 印の付いた行を直し、カテゴリを整える。 通帳と見比べて日付や金額を直して保存すると、残高チェックがやり直されます。カテゴリは顧問先の勘定科目の名前に変え、繰り返す修正はルールにします。
5. 一度にエクスポートする。 同じ口座の明細書をすべて選び、追いつける期間に絞って、日付順の1つのファイルで書き出します。
6. 会計ソフトに取り込み、突合する。 CSVを取り込み、仕訳を確認します。通帳との突合は、会計ソフト上の残高と、同じ明細書で行います。

入力漏れがないことをどう証明する？

明細書の作業で難しいのは、入力そのものではなく、結果が完全だと言い切れることです。ページの切れ目で1行抜けたり、出金を入金と読み間違えたりしても、最後に残高が合わなくなるまで気づけません。

明細書ごとに、期首残高、入金の合計、出金の合計、期末残高が並び、明細書に印字された数字と照合した結果が見えます。合わないときは、ページが消費されません（月30ページまで）。通帳のように1行ごとに残高がある資料なら、残高の推移が合わない最初の行へ直接たどり着けます。

残高が一致するのは、取引が明細書自身の合計と合っているということです。帳簿の突合を置き換えるものではなく、完全なデータから突合を始められるようにするものです。

顧問先のソフトに合わせた出力

弥生のCSV取り込みには1ファイル200KB未満という上限があります。取引の多い口座は、期間を分けて書き出してください。取り込み仕様は、変更されることがあります。

顧問先の勘定科目に合わせたカテゴリ

カテゴリは標準の一覧から始まります。顧問先の勘定科目の名前に変え、不要なものは削除し、足りないものは追加します。取引のカテゴリを直すとき、「摘要に○○を含む→給料賃金」のようなルールにすれば、その顧問先の今後の明細書にも適用されます。ルールが常に優先され、それ以外はAIが分類します。

カテゴリはExcelとCSVに入るので、確認用の資料や、カテゴリ別の集計表がすぐ用意できます。ただし、会計ソフトのCSV取り込みは日付・入金・出金・摘要が中心で、勘定科目の列を持たないものが多くあります。勘定科目は取り込んだあとで割り当てますが、取引先名が整っているぶん、作業は進めやすくなります。くわしくは通帳の仕訳と自動カテゴリ分けをご覧ください。

事務所向けの料金

料金は、取引のあるページ数に応じた従量課金です。表紙や注意書きだけのページは数えられず、同じファイルを30日以内に再度アップロードしても無料です。件数が安定している事務所は、Business（月$79で2,000ページ、年払い$780）か、Pro（月$29で500ページ、年払い$288）を使っています。単発の追いつき作業には、有効期限のないページパック（100ページ$12、500ページ$39、2,000ページ$99）があります。料金をご覧ください。

できないことも明記しておきます。銀行の口座連携、会計ソフトへの直接の同期、複数人で使うチームのアカウント、APIはありません。明細書をアップロードし、照合して、ファイルを取り込む使い方になります。

顧問先の資料の取り扱い

アップロードしたファイルはメモリ上で処理され、保存されません。抽出した取引は、削除するか、自動削除（7日、30日、90日、365日のいずれか）で消えるまでアカウントに残ります。銀行へのログインや連携は不要で、データは暗号化され、AIの学習には使われません。くわしくはセキュリティをご覧ください。

よくある質問