Contabilidad sencilla a partir de los estados de cuenta de tu negocio

¿Pueden los estados de cuenta hacer de contabilidad?

En muchos autónomos, freelancers y negocios pequeños, sí, siempre que el dinero del negocio y el personal estén en cuentas distintas. Cada venta cobrada en la cuenta y cada gasto pagado desde ella ya está en un estado de cuenta con su fecha y su importe. Lo que falta es saber para qué era cada línea.

Los estados de cuenta tienen límites. Muestran el dinero cuando se mueve, así que las facturas por cobrar y las cuentas por pagar no aparecen, y prueban que pagaste, no qué compraste. No sustituyen a la factura: en México necesitas el CFDI, en España la factura completa y en Colombia la factura electrónica. Conserva los comprobantes de todo lo grande o poco habitual.

Convierte un año de estados de cuenta en una contabilidad sencilla

1. Descarga los estados de cuenta de todas las cuentas que usa el negocio —cuenta corriente, ahorro y tarjetas— en PDF, o en CSV si tu banco lo ofrece.
2. Súbelos juntos. Se lee cada estado de cuenta, cada movimiento recibe un beneficiario limpio y una categoría, y los totales se comprueban con el saldo inicial y final.
3. Revisa las categorías. Corrige las pocas que estén mal; cada corrección puede convertirse en una regla, así que los estados del mes siguiente se categorizan igual.
4. Marca el dinero que mueves entre tus propias cuentas como transferencias, para que no cuente como ingreso ni como gasto.
5. Exporta a Excel. Obtienes una hoja Movimientos y una hoja Resumen con los totales por categoría y por mes.

Categorías que funcionan a la hora de los impuestos

Elige categorías que puedas pasar tal cual a tu contador: Ventas, Software, Publicidad, Alquiler, Viajes, Comidas, Comisiones bancarias, Subcontratistas, Retiros del dueño y Transferencias. Hay una lista más completa, con ejemplos de movimientos bancarios, en categorías de gastos.

Cuidado con contar dos veces. Si subes tu cuenta y la tarjeta del negocio, el pago de la tarjeta desde la cuenta es una transferencia: los gastos son las compras con la tarjeta. Lo mismo vale para el dinero que pasas a ahorro y para tus retiros como dueño, que no son gastos del negocio.

Categorizar es más rápido con reglas: «la descripción contiene MERCADOLIBRE → Ventas» se aplica a todos los estados de cuenta futuros. Más en cómo categorizar movimientos bancarios.

Qué mandarle a tu contador o gestor

Pregunta primero qué formato prefiere. A la mayoría les sirve esto:

• El libro de Excel: cada movimiento con su categoría, más el Resumen por categoría y por mes
• Los estados de cuenta originales en PDF, para comprobar cualquier dato con la fuente
• Una nota breve sobre lo que se salga de lo normal: un préstamo recibido, una compra de equipo, gastos personales pagados desde la cuenta del negocio
• Las facturas (o CFDI) de las compras grandes
• O, si trabaja con un programa que importa CSV o Excel, un archivo en el formato que pida: CSV o QuickBooks

Controla los gastos del negocio durante el año

No hace falta esperar a fin de año. Convierte los estados de cuenta de cada mes cuando lleguen y la hoja Resumen te muestra en qué se fue el dinero mes a mes. Las tarjetas funcionan igual —mira estado de cuenta de tarjeta de crédito a Excel— y un informe de gastos es solo un filtro por la columna de categoría.

Puedes combinar varios estados de cuenta en una sola exportación, limitada si quieres a un rango de fechas, para tener un trimestre o un año entero en un archivo.

¿Necesitas una suscripción?

No. Los paquetes de páginas se pagan una vez y no caducan: 100 páginas por 12 USD, 500 por 39 USD. Solo cuentan las páginas con movimientos, así que si tus estados de cuenta tienen de 3 a 5 páginas al mes, un año de una cuenta usa de 36 a 60 páginas. Si prefieres convertir cada mes, Pro cuesta 29 USD al mes por 500 páginas.

Los CSV, Excel y OFX que descargas del banco no consumen páginas, pero sí necesitan un paquete o un plan. Antes de pagar nada, cada subida muestra una vista previa: el número de movimientos, el resultado de la comprobación de saldo y las tres primeras filas. Mira los precios.

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