Convierte el estado de cuenta de tu tarjeta de crédito a Excel

¿Los cargos salen en positivo o en negativo?

Los bancos imprimen los importes desde su punto de vista: una compra aumenta lo que debes, así que a menudo aparece como un número positivo y un pago como un abono. Si pegas eso en una hoja junto a tu cuenta corriente, los signos se pelean.

Todas las exportaciones usan una sola regla, la misma que en una cuenta bancaria: el dinero que gastas es negativo y el que vuelve a ti es positivo.

Con los signos coherentes, un SUMAR.SI sobre una categoría te da directamente tu gasto, y una tarjeta y una cuenta corriente pueden combinarse en un mismo libro.

Saldo anterior, saldo al corte y pago mínimo

Un estado de cuenta de tarjeta muestra varios totales, y solo dos de ellos describen los movimientos. El saldo anterior es lo que debías cuando cerró el estado de cuenta pasado. El saldo nuevo (en muchos bancos, «saldo al corte» o «saldo del periodo») es lo que debes al cierre de este. Todo lo que hay entre medias es la lista de movimientos.

Eso da la comprobación que todo estado de cuenta tiene que superar: saldo anterior + compras + comisiones + intereses − pagos − abonos = saldo nuevo. Si los números no coinciden, las filas a revisar se marcan con su número de página.

El pago mínimo, el pago para no generar intereses, la fecha límite de pago, el límite de crédito o cupo, el crédito disponible y las tasas de interés no son movimientos, así que no se exportan como filas. Tampoco los cargos pendientes: aparecen en el estado de cuenta siguiente cuando se registran. Por la misma razón, el saldo actual que ves en la app de tu banco puede diferir del saldo al corte: incluye la actividad posterior al cierre.

Compras a meses sin intereses y en cuotas

En México las compras a meses sin intereses, y en otros países las compras en cuotas, suelen aparecer en el estado de cuenta con una sección propia: monto original, número de pago (por ejemplo, «pago 3 de 12») y saldo pendiente. Esos datos describen el plan, no un movimiento nuevo. Lo que cuenta para el saldo es el cargo mensual que el banco incluye en el periodo.

Si el banco imprime ese cargo mensual como una línea del periodo, sale como una fila con ese importe y el texto del plan se conserva en la descripción. Los datos del plan que no son movimientos, como el monto original o el saldo pendiente, no se exportan como filas. La comprobación de saldo te avisa si el total no cuadra, y ahí revisas con el PDF delante.

Compras en moneda extranjera

Cuando pagas en otra moneda, la mayoría de los bancos imprimen bajo la línea del comercio el importe original, la moneda y el tipo de cambio, y te cobran en la moneda de la tarjeta. El importe cobrado es el que se exporta en la columna Importe, porque es el que suma hasta el saldo nuevo.

Los detalles impresos junto a la línea, como 125,00 EUR a 1,0821, se quedan en la columna Descripción, porque se conserva el texto completo de cada línea. Una comisión por compra en el extranjero impresa como línea propia se convierte en su propia fila, normalmente categorizada como Comisiones bancarias; algunos emisores, en cambio, la suman al importe de la compra. Si el mismo PDF trae varias cuentas o monedas, se divide en un extracto por cuenta.

Varias tarjetas o titulares en un mismo estado de cuenta

Las tarjetas de empresa y las familiares suelen listar varios titulares, cada uno con su sección de cargos, bajo un único saldo. Sigue siendo una sola cuenta, así que se convierte en un extracto con una comprobación de saldo, no en un extracto por tarjeta.

Las filas se quedan en el orden en que están impresas, así que los cargos de cada titular siguen juntos, pero no hay una columna de titular aparte. Si necesitas el gasto por titular, pregunta al emisor si puede darte un estado de cuenta por tarjeta. Un PDF que realmente contiene cuentas separadas, cada una con su saldo inicial y final, se divide en un extracto por cuenta.

Estados de cuenta de tarjeta en QuickBooks, Xero y otros programas

El software de contabilidad trata la tarjeta de crédito como una cuenta propia, así que importa los estados de cuenta de tarjeta en una cuenta de tarjeta de crédito, no en la cuenta corriente.

QuickBooks Online: exporta el CSV de QuickBooks (Date, Description, Amount), y en Bank transactions elige Link account → Upload from file y la cuenta de tarjeta de crédito. Los límites de Intuit son un archivo en inglés, de 350 KB o menos y hasta 1.000 líneas por carga. QuickBooks toma el signo del archivo, así que antes de aceptar el lote comprueba que una compra que reconoces figura como cargo y tu pago como pago. Más en estado de cuenta a QuickBooks.

QuickBooks Desktop, Quicken y otros programas: los archivos .qbo y OFX marcan la cuenta como de tarjeta de crédito, y el archivo QIF usa el tipo de cuenta de tarjeta de crédito de Quicken, para que el programa que importa sepa que es una tarjeta. Mira también convertir estado de cuenta a OFX.

Xero: exporta el CSV de Xero e impórtalo en la cuenta de tarjeta de crédito. Los cargos se escriben como importes negativos con el tipo de transacción Debit, y los pagos como Credit positivos.

¿Es lo mismo un estado de cuenta de tarjeta que uno bancario?

No. Un estado de cuenta bancario corresponde a una cuenta que guarda tu dinero, y su saldo es lo que tienes. Uno de tarjeta de crédito corresponde a dinero que te prestaron, y su saldo es lo que debes, con un pago mínimo, una fecha límite y unos intereses. Cuando un banco o un asesor te pide estados de cuenta, por ejemplo para una hipoteca, normalmente se refiere a tus cuentas corrientes y de ahorro.

Para llevar tus cuentas necesitas los dos, y coinciden en un punto: el pago a la tarjeta. Sale de tu cuenta corriente y llega a la tarjeta, así que aparece en los dos estados de cuenta. Categoriza ambos lados como Transferencias para que el pago no cuente dos veces como gasto: las compras de la tarjeta son los gastos reales.

Un año de gastos de tarjeta en un solo libro

Selecciona doce estados de cuenta mensuales, o una tarjeta y una cuenta corriente juntas, y expórtalos como un solo Excel con todos los movimientos en orden de fechas, limitado a un rango si hace falta. La hoja Resumen totaliza el gasto por categoría y por mes, que es lo que suele pedir un informe de gastos o una declaración.

Las categorías son tuyas: renómbralas o añade otras, y cuando corrijas una categoría puedes convertirla en una regla para que el mismo comercio se categorice igual en todos los estados de cuenta futuros. Mira cómo se categorizan los movimientos. Si prefieres un archivo plano, exporta CSV, o sigue con estado de cuenta en PDF a Excel para las cuentas corrientes.

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