Clasifica tus movimientos bancarios y tus gastos de forma automática

Cómo funciona la categorización automática

Las descripciones bancarias están escritas para los sistemas del banco, no para las personas: códigos de terminal, números de tienda, números de tarjeta enmascarados y cadenas de referencia. Para categorizarlas hay que averiguar primero a quién se pagó. Por eso cada movimiento recibe primero un nombre de beneficiario limpio y después una categoría.

Primero se aplican tus propias reglas. Todo lo que ellas no cubren lo categoriza la IA (Claude, de Anthropic), que lee la descripción completa, el importe y si el dinero entró o salió, y elige una de tus categorías. Lo que no encaja cae en la categoría comodín Sin categorizar, donde es fácil de encontrar. Algunos ejemplos orientativos:

Usa tus propias categorías, en cualquier idioma

Empiezas con una lista por defecto en tu idioma —Ingresos, Transferencias, Supermercado, Restaurantes y cafés, Transporte, Vivienda, Suministros, Software y suscripciones, Servicios profesionales, Comisiones bancarias, Impuestos y más— que sirve tanto para cuentas de empresa como personales. Renombra, añade o quita categorías hasta que la lista coincida con cómo informas de verdad.

Puede ser tu plan de cuentas con sus códigos, las líneas de gastos de un formulario de impuestos o un presupuesto del hogar. Los nombres de las categorías pueden estar en cualquier idioma, con independencia del idioma del estado de cuenta: un extracto en español se puede clasificar en categorías en inglés, y al revés. Si necesitas ayuda para elegir una lista, mira categorías de gastos para tu negocio.

Reglas que siempre mandan

Hay cosas que solo tú sabes: que la transferencia a Juan Pérez es el alquiler, o que el pago de una persona es la factura de un cliente. Las transferencias entre personas (Bizum en España, SPEI en México, transferencias en Colombia) no dicen para qué eran. Cuando cambias la categoría de un movimiento, puedes convertirlo en una regla —la descripción contiene X → categoría— y se aplica a todos los extractos futuros antes de consultar a la IA. Reglas típicas:

• Transferencias entre tus propias cuentas, por ejemplo el número de tu cuenta de ahorro → Transferencias, para que no cuenten como gasto ni como ingreso
• Un arrendador o un contratista al que pagas por su nombre → Vivienda o Servicios profesionales
• Cobros de clientes que llegan con una referencia de factura → Ingresos
• Retiros del dueño o gastos personales con la tarjeta del negocio → una categoría con el nombre que tú quieras

Las reglas siempre se imponen a la IA: cuando existe una, obtienes la misma categoría cada vez, en todos los extractos.

Totales por categoría y por mes

La exportación a Excel trae una hoja Resumen junto a los movimientos, con los totales que normalmente se arman a mano:

• Entradas, salidas y variación neta del periodo
• Entradas, salidas, neto y número de movimientos por categoría
• Los mismos totales por mes, si los extractos abarcan varios meses

Selecciona un año entero de extractos y expórtalos juntos para tener un libro con los totales anuales por categoría: el punto de partida para la declaración de impuestos o para la revisión anual de tus finanzas personales.

Cómo categorizar gastos en Excel

Si prefieres hacerlo a mano, el método habitual en Excel es una tabla de palabras clave. Pon las palabras clave y sus categorías en una tabla de Excel (Insertar → Tabla) llamada Reglas, con una columna Palabra y otra Categoría: por ejemplo MERCADONA → Supermercado, UBER → Transporte, SPOTIFY → Software y suscripciones. Después, junto a una descripción en B2, usa esta fórmula en Excel 365 (o Excel 2021):

=BUSCARX(VERDADERO;ESNUMERO(HALLAR(Reglas[Palabra];B2));Reglas[Categoría];"Sin categorizar")

HALLAR busca cada palabra clave dentro de la descripción y BUSCARX devuelve la categoría de la primera que encuentra, así que pon las palabras clave específicas (UBER EATS) por encima de las generales (UBER). Mantén la tabla sin filas vacías, porque una palabra clave en blanco coincide con todas las descripciones. Si tu Excel usa la coma como separador de argumentos (por ejemplo en México), cambia los puntos y coma por comas.

Para sumar, usa =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;C:C;"Supermercado") (importes en la columna D y categorías en la C), o una tabla dinámica con Categoría en filas y la fecha agrupada por meses en columnas.

Funciona, pero la lista de palabras clave no deja de crecer: cada comercio nuevo, cada banco que abrevia distinto y cada código de terminal necesita otra fila. Partir de una exportación a Excel que ya viene categorizada te deja solo las excepciones por corregir, y aun así puedes añadir tus propias fórmulas al lado.

Movimientos de BBVA, Santander, CaixaBank o Bancolombia: sin plantillas

Da igual el banco: se leen los PDF de cualquiera, y los movimientos quedan con el mismo diseño y las mismas categorías. Para categorizar los movimientos de BBVA, por ejemplo, sube los estados de cuenta en PDF y exporta: en BBVA México los cargos y abonos vienen en columnas separadas y en el Excel se combinan en un solo importe con signo. Hay más detalles de descarga en las guías de CaixaBank y Bancolombia.

¿Una app para categorizar gastos? Mejor antes de importar o dentro de tu programa

No es una app que instalar, sino un sitio web que funciona también en el móvil, y no se conecta a tu banco ni te pide tus claves: tú subes el archivo. Esa es la diferencia con las apps que se enlazan con tu cuenta.

QuickBooks Online, Xero y Zoho Books tienen reglas bancarias que categorizan los movimientos que entran por sus conexiones bancarias, y si todas tus cuentas están conectadas, esas reglas son el sitio natural de trabajo. Categorizar primero el estado de cuenta encaja mejor cuando necesitas una hoja de cálculo categorizada y no asientos contables (para una declaración, una revisión con un cliente, un banco o un presupuesto), cuando una cuenta no está conectada o cuando tienes meses de PDF antiguos por procesar.

Las categorías viajan con las exportaciones a Excel, CSV y QIF. Los archivos de QuickBooks llevan el beneficiario limpio y el texto del extracto, y asignas las cuentas en QuickBooks como siempre.

Revisa y corrige en un solo sitio

Ninguna categorización automática acierta siempre, así que todo se puede editar. En la pantalla de revisión puedes cambiar cualquier fecha, descripción, importe o categoría; la comprobación de saldo se repite al guardar, de modo que una corrección nunca estropea los totales sin avisar. Las correcciones que conviertas en reglas hacen que el siguiente extracto salga más coherente.

Tus estados de cuenta no se usan para entrenar IA, el archivo subido no se guarda y nunca hay un inicio de sesión ni una conexión con tu banco. ¿Te preguntas si un chatbot general haría lo mismo? Mira ChatGPT frente a un conversor de estados de cuenta.

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