Convertidor de estados de cuenta para contadores, gestores y despachos contables

Dónde siguen apareciendo los estados de cuenta en PDF en la contabilidad

Si llevas la contabilidad de otras personas, rara vez tienes acceso a su banca en línea: te mandan los estados de cuenta por correo o WhatsApp, a veces como fotos del móvil y a veces protegidos con contraseña. Y las descargas del propio banco solo llegan hasta donde el banco deja. En BBVA México, por ejemplo, los movimientos en línea cubren unos dos meses y los PDF de estado de cuenta llegan a 10 años atrás; en CaixaBank, los ficheros de movimientos se conservan tres meses en el histórico.

Ese hueco se repite en los mismos trabajos: un cliente nuevo que no ha tocado sus libros en un año, una regularización antes de la declaración anual, una cuenta que se cerró antes de que nadie la registrara o un cliente en el extranjero cuyo banco no te da nada más que un PDF. En todos los casos recibes PDF, escaneos o fotos, y alguien tiene que convertirlos en movimientos.

Una regularización de 12 meses, paso a paso

1. Pide estados de cuenta completos. Todas las páginas de todos los meses, de cada cuenta y cada tarjeta, no capturas de pantalla de la lista de movimientos. Si el banco ofrece descargas en CSV, OFX o QBO de los meses recientes, pídelas también: no consumen páginas.
2. Sube todo el lote. Arrastra todos los archivos a la vez. Valen los PDF protegidos con contraseña, los escaneos, las fotos del móvil y los PDF con varias cuentas; un PDF con varias cuentas se convierte en un estado de cuenta por cuenta.
3. Lee la comprobación de cada estado de cuenta. Saldo inicial + entradas − salidas tiene que ser igual al saldo final, y el saldo se comprueba fila a fila. Los estados que no cuadran muestran las filas que hay que mirar, con su número de página.
4. Corrige las filas marcadas y fija las categorías. Edita una fecha, un importe o una descripción comparando con el PDF; la comprobación se repite al guardar. Renombra las categorías para que coincidan con el catálogo de cuentas del cliente y convierte las correcciones repetidas en reglas.
5. Exporta una sola vez. Selecciona todos los estados de cuenta de la cuenta y exporta un archivo ordenado por fecha, limitado al periodo que estás regularizando.
6. Importa y concilia. Carga el archivo en tu programa, casa y contabiliza allí, y concilia mes a mes con los mismos estados de cuenta.

Demuestra que no falta ningún movimiento

Lo difícil del trabajo con estados de cuenta no es teclear, sino saber que el resultado está completo. Una línea perdida en un salto de página o un cargo leído como abono parece estar bien hasta que la conciliación se descuadra por un importe que nadie encuentra.

Cada estado de cuenta recibe una comprobación visible: saldo inicial, total de entradas, total de salidas y saldo final, contrastados con las cifras impresas en el propio documento. Cuando un estado de cuenta no cuadra, no consume páginas, y las filas que no encajan con el saldo corriente se marcan con su número de página para que vayas directo a la línea correcta.

Un estado de cuenta que cuadra demuestra que los movimientos coinciden con los totales del propio banco. No sustituye tu conciliación en el mayor: significa que empiezas esa conciliación con datos completos.

Qué exportación sirve para cada cliente

Intuit limita las cargas de archivos de movimientos de QuickBooks Online a 1,000 líneas y 350 KB por archivo. Para una cuenta con mucho movimiento, exporta el año en dos o más rangos de fechas.

Categorías que coinciden con el catálogo de cuentas del cliente

Las categorías parten de una lista por defecto en tu idioma. Renómbralas con los nombres de las cuentas del cliente, borra las que sobren y añade las que falten. Cuando corriges un movimiento puedes convertirlo en una regla («la descripción contiene TELCEL → Teléfono e internet») que se aplica a los estados de cuenta futuros del cliente. Las reglas siempre mandan; el resto lo categoriza la IA.

Las categorías viajan en las exportaciones a Excel y CSV, de modo que un papel de trabajo o un resumen por categoría queda listo para revisar. El CSV de QuickBooks Online solo tiene tres columnas, así que en los clientes de QuickBooks seguirás categorizando en la pantalla de movimientos del banco, pero partes de beneficiarios limpios en lugar del texto bruto del banco.

Precios para despachos

Pagas por página de estado de cuenta con movimientos; las portadas y los avisos legales no cuentan, y volver a subir el mismo archivo en 30 días es gratis. Los despachos con volumen constante usan Business, a 79 USD al mes por 2,000 páginas (780 USD al año), o Pro, a 29 USD al mes por 500 páginas. Para una regularización puntual, los paquetes de páginas (100 páginas por 12 USD, 500 por 39 USD, 2,000 por 99 USD) no caducan. Mira los precios.

Para que quede claro lo que no es: no hay conexión bancaria, ni sincronización directa con tu programa de contabilidad, ni usuarios de equipo. Subes estados de cuenta, los compruebas e importas un archivo.

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