Convierte estados de cuenta para QuickBooks Online y QuickBooks Desktop

¿Qué archivo de QuickBooks necesitas?

QuickBooks Online y QuickBooks Desktop importan los movimientos bancarios de forma distinta, así que hay dos exportaciones:

«PDF a QBO» significa un archivo .qbo, el formato Web Connect de QuickBooks, no QuickBooks Online. Un OFX normal no basta para QuickBooks Desktop: solo importa archivos Web Connect que nombren un banco de la lista de Intuit, y eso es lo que hace la exportación .qbo.

Subir un estado de cuenta a QuickBooks Online

Con el CSV de QuickBooks Online, la carga lleva un par de minutos. Los nombres de menú están en inglés, como en la ayuda de Intuit; en la interfaz en español busca las opciones equivalentes, que pueden variar según la versión. Las versiones anteriores llegan a la misma pantalla por Banking o Transactions → Bank transactions.

1. Ve a All apps → Accounting → Bank transactions y selecciona la ficha de la cuenta.
2. Abre el menú Link account y elige Upload from file (en una cuenta sin conectar puede aparecer Upload transactions manually).
3. Arrastra el CSV y selecciona Continue.
4. Elige la cuenta de QuickBooks a la que pertenecen los movimientos, o Add new, y Continue.
5. Asigna las columnas: Date a Date, Description a Description y una sola columna Amount. Comprueba que el formato de fecha que muestra coincide con el del archivo.
6. Marca los movimientos que quieras importar, selecciona Continue, después Yes y Done. Aparecen en For review, donde los categorizas, los concilias con lo ya registrado o los añades.

El paso a paso de Intuit, en inglés: Manually upload transactions into QuickBooks Online.

Formato del CSV para QuickBooks y límites de carga

QuickBooks Online acepta un CSV con 3 columnas (Date, Description, Amount) o con 4 (Date, Description, Credit, Debit). Intuit pide además un único formato de fecha en todo el archivo, sin ceros en las celdas de importe y, según su artículo de ayuda, un archivo en inglés, de no más de 350 KB y con un máximo de 1.000 líneas por carga.

La exportación usa el diseño de 3 columnas, con las columnas Date, Description y Amount. Las fechas van en DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA, según tu ajuste de fecha, así que elige el que use tu empresa en QuickBooks. En Description va el beneficiario limpio seguido del texto original del extracto, para que sigas reconociendo cada línea al categorizarla. Los importes son números con signo y dos decimales: negativos las salidas y positivos las entradas.

¿Más de 1.000 movimientos? Exporta el periodo por partes, por ejemplo un archivo por trimestre, con la opción de rango de fechas, y súbelos uno tras otro.

Importar un archivo .qbo en QuickBooks Desktop

La exportación .qbo es un archivo Web Connect: un extracto OFX al que se añade el identificador bancario de Intuit. Usa el identificador de banco 3000 de Intuit y, al importarlo, QuickBooks te pregunta a cuál de tus cuentas pertenecen los movimientos.

Ve a File → Utilities → Import → Web Connect Files y selecciona el archivo .qbo. Cuando QuickBooks pregunte dónde poner los movimientos, elige tu cuenta bancaria o de tarjeta existente (o crea una nueva) y continúa. Los movimientos esperan después en el centro de Bank Feeds, donde los añades o los concilias con los asientos que ya tienes.

• Los extractos de tarjeta se escriben como archivos de tarjeta de crédito: impórtalos en una cuenta de tarjeta, no en una cuenta corriente.
• Cada movimiento lleva un identificador único estable (FITID), la forma en que el estándar OFX permite a los programas reconocer un movimiento que ya vieron.
• La importación Web Connect forma parte de las conexiones bancarias de QuickBooks, que Intuit solo mantiene en las versiones actuales de Desktop. Si falta la opción de menú o la importación falla, revisa primero tu versión.

Cómo evitar duplicados con la conexión bancaria

Los duplicados aparecen cuando el archivo que subes se solapa con movimientos que la conexión bancaria ya descargó, o que alguien registró a mano. Al conectar un banco, QuickBooks suele traer solo el historial reciente; Intuit indica que una carga manual puede traer más de 90 días de movimientos. Eso da una división limpia: la conexión bancaria cubre el periodo reciente y tus estados de cuenta convertidos cubren todo lo anterior.

Busca la fecha del movimiento más antiguo que descargó la conexión. Exporta tus extractos con un rango que termine el día anterior y no habrá solapamiento. Si estás añadiendo movimientos a una cuenta que ya tiene datos, empieza el rango el día siguiente al último. En la lista For review, QuickBooks propone coincidencias con lo ya registrado: en esas, elige Match en vez de Add.

Tarjetas de crédito en QuickBooks: cargos y pagos

Las descargas de los emisores de tarjetas suelen mostrar las compras como importes positivos y los pagos como negativos, porque desde el punto de vista del banco una compra aumenta lo que debes. La propia ayuda de Intuit advierte de que los pagos pueden aparecer como importes negativos en los archivos de tarjeta. Por eso tantos archivos de tarjeta convertidos llegan a QuickBooks con cargos y pagos cambiados.

La exportación firma cada movimiento desde tu lado, igual para cuentas y tarjetas: compras, comisiones e intereses en negativo; pagos y devoluciones en positivo. En QuickBooks Online sube el archivo a la cuenta de tarjeta de crédito y, antes de confirmar el lote, comprueba que una compra que reconoces figura como cargo y no como pago. Más sobre el diseño de estos documentos en estado de cuenta de tarjeta de crédito a Excel.

¿QuickBooks lee estados de cuenta en PDF en español?

QuickBooks Online ya puede leer por sí mismo estados de cuenta en PDF e imágenes, y con un estado limpio en inglés quizá sea todo lo que necesitas. La ayuda de Intuit indica que esos estados deben estar en inglés, así que un extracto de BBVA, CaixaBank o Bancolombia no es el caso para el que está pensado.

Un conversor aparte compensa cuando el estado de cuenta está en español, cuando usas QuickBooks Desktop, cuando necesitas los mismos movimientos en Excel para un cliente o para un banco, o cuando quieres una prueba antes de importar: la comprobación de saldo demuestra que saldo inicial + entradas − salidas es igual al saldo final y señala la página de cualquier fila que no encaja.

¿Tu contabilidad está en otro programa?

Si llevas la contabilidad en un programa local, no necesitas los archivos de QuickBooks. Mira qué formato de importación de movimientos bancarios admite tu programa y exporta CSV, Excel u OFX con las columnas, el separador y el formato de fecha que pida. Si trabajas para clientes, mira cómo lo hacen otros en conversión de estados de cuenta para contadores.

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