Convierte un estado de cuenta escaneado o una foto a Excel

Qué puedes subir

Todo lo que muestre una página de estado de cuenta como imagen se lee igual que un PDF digital. Los estados de cuenta pueden estar en cualquier idioma y ser de cualquier banco; no hay plantillas que esperar.

La letra manuscrita no se lee. Los estados de cuenta impresos funcionan; las anotaciones a mano en libretas, los márgenes escritos y los apuntes a mano en una cartilla, no.

Por qué una comprobación de saldo supera al OCR de un estado de cuenta normal

El OCR corriente convierte píxeles en caracteres. No puede saber que un 8 se leyó como un 3, que un signo menos se perdió en una mancha o que una línea desapareció al pie de una página. El resultado parece completo y el error aparece más tarde, cuando la contabilidad no cuadra.

Un estado de cuenta lleva consigo su propia prueba: un saldo inicial, un saldo final y, en la mayoría, un saldo corrido en cada fila. Usamos los tres. Un dígito mal leído hace que el saldo corrido de esa fila no coincida con el saldo anterior más el importe, y la fila se marca con su número de página en lugar de pasar en silencio.

La misma aritmética corrige errores habituales. Si un importe se leyó como entrada pero el saldo corrido indica que era una salida, el signo se corrige y la fila queda marcada como Signo corregido. Las filas repetidas en un salto de página, como una línea impresa al pie de una hoja y al principio de la siguiente, se eliminan.

Consejos para fotos y escaneos que salen bien a la primera

La mayoría de los problemas con estados de cuenta fotografiados vienen de la foto y no del estado de cuenta. Unos cuantos hábitos ayudan:

• Una página por foto, con los cuatro bordes de la hoja dentro del encuadre. Un borde cortado puede dejar fuera la columna de importes o de saldo.
• Plana y recta. Pon la hoja sobre una mesa, sujeta el móvil paralelo a ella y evita dobleces y esquinas curvadas.
• Luz pareja y sin reflejos. La luz del día junto a una ventana va bien; el flash suele dejar una mancha brillante justo encima de los números.
• Dígitos nítidos. Toca para enfocar y no te muevas. Si al ampliar la foto no distingues un dígito, tampoco se puede leer con fiabilidad.
• En un escáner, 300 ppp en escala de grises o en color son suficientes. Más resolución solo da archivos más grandes, no mejores resultados.
• Un estado de cuenta de varias páginas, en un solo PDF. Así se comprueban juntos el saldo inicial de la página 1 y el saldo final de la última. Las fotos sueltas se leen como archivos distintos.
• Fotos de iPhone: las fotos HEIC no se admiten. Sube un JPG o un PDF, o activa Ajustes → Cámara → Formatos → Más compatible para que la cámara guarde JPG.

Las apps de escaneo enderezan, recortan y juntan las páginas en un PDF. En Android, la app Google Drive trae una: mira la guía de Google para escanear documentos. En iPhone, las apps Notas y Archivos también escanean documentos.

Cómo queda el Excel

Obtienes las mismas columnas tanto si el estado de cuenta era un PDF nítido como una foto hecha sobre la mesa de la cocina, así que uno escaneado y uno digital pueden convivir en el mismo libro.

La hoja Resumen muestra el resultado de la comprobación del extracto: Cuadra ✓, No cuadra: revisa las filas marcadas o Sin saldos que comprobar cuando la página no muestra ningún saldo.

Cuando un escaneo no cuadra

Un extracto que no cuadra no es un callejón sin salida. Ábrelo, ve a las filas marcadas y compara cada una con la página que se indica al lado. Lo normal es que un importe tenga un dígito de diferencia o que una fila sea ilegible. Edita la fecha, la descripción o el importe, guarda, y la comprobación de saldo se ejecuta otra vez.

Los extractos que no cuadran no consumen páginas (hasta 30 páginas al mes), y antes de pagar ves el número de movimientos, el resultado de la comprobación y las primeras filas. Mira precios.

Archivos en papel, extractos antiguos y las cajas de zapatos de los clientes

Los estados de cuenta escaneados suelen aparecer cuando hace falta un historial que el banco ya no muestra en línea: años de estados de cuenta en papel para una declaración, un cliente que lo guardó todo en una carpeta o extractos viejos para un préstamo o una hipoteca. Escanéalos en un solo lote, súbelos juntos y exporta un solo libro con todos los movimientos en orden de fechas, limitado a un rango si hace falta.

Si pones al día a un cliente, puedes exportar directamente al formato que importa tu programa. Mira cómo lo usan los contadores o la guía para convertir un extracto bancario en PDF a Excel.

¿PDF escaneado o PDF digital?

Si todavía puedes descargar el estado de cuenta desde la banca en línea, hazlo: un PDF digital es más nítido que cualquier escaneo. Si el banco ofrece también descargas en CSV u OFX, sube esas, porque los archivos estructurados no consumen páginas. Mira estado de cuenta a CSV.

Para todo lo demás, como estados de cuenta solo en papel, cuentas cerradas o copias enviadas por fax desde una sucursal, el escaneo es la vía, y la comprobación de saldo te dice si el resultado está completo. Para los digitales, mira estado de cuenta en PDF a Excel.

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