Convierte estados de cuenta a archivos OFX

¿Qué es un archivo OFX?

OFX (Open Financial Exchange) es un formato estándar para movimientos de cuentas y tarjetas. En lugar de columnas que tienes que asignar a mano, un archivo OFX etiqueta todo: a qué cuenta pertenece, la fecha de cada movimiento, el importe, el beneficiario y el saldo final. Por eso los programas financieros lo importan sin preguntarte qué columna es cuál.

OFX también elimina dos problemas de las importaciones en CSV. Las fechas se escriben como AAAAMMDD, así que 03/04 nunca se confunde con el 4 de marzo o el 3 de abril, y los importes llevan siempre punto decimal y signo menos para las salidas, sin discusión sobre comas y puntos. Para saber más (qué relación tiene con QFX y QBO, y dónde lo ofrecen los bancos), mira qué es un archivo OFX.

Qué lleva dentro el archivo OFX que descargas

Recibes un archivo OFX 1.0.2 (la versión SGML), que es la que leen la mayoría de los programas de finanzas personales y contabilidad. Cada extracto se convierte en una sección de extracto dentro del archivo:

Un OFX normal no lleva el identificador bancario de Intuit, así que QuickBooks Desktop no lo importará. Para QuickBooks Desktop exporta el archivo .qbo (Web Connect): mira estados de cuenta a QuickBooks.

¿Qué programas importan OFX?

Una larga lista de aplicaciones de escritorio y en línea admite OFX. Estas son algunas de las más usadas, y el archivo adecuado para las que necesitan otra cosa:

PDF a OFX: por qué importa la comprobación de saldo

Una vez importado, un movimiento queda en tu registro y se concilia contra él. Si un conversor se saltó una línea en un salto de página o leyó un cargo como abono, normalmente te enteras semanas después, cuando la cuenta no concilia, y entonces tienes que buscar el origen.

Cada extracto se comprueba antes de exportarlo. El saldo inicial más las entradas, menos las salidas, tiene que dar el saldo final, y el saldo corrido se verifica en cada fila. Los signos mal leídos se corrigen con el saldo corrido, las filas duplicadas en los saltos de página se eliminan, y cualquier fila que aún no cuadre se marca con su número de página. Un extracto que no cuadra no consume páginas (hasta 30 páginas al mes).

Los escaneos y las fotos del móvil pasan por la misma comprobación. Mira estado de cuenta escaneado a Excel para los consejos sobre fotos.

CSV a OFX y Excel a OFX

Muchos bancos solo ofrecen descargas en CSV, mientras que tu programa importa OFX con más fiabilidad. Sube el CSV o el Excel del banco y exporta OFX: las columnas se reconocen solas, incluidas las columnas separadas de cargos y abonos, las comas decimales y las fechas con el día o el mes primero, así que no hay plantilla que configurar.

Los archivos CSV, Excel, OFX, QIF, CAMT.053 y MT940 no consumen páginas, porque no hay nada que leer de una imagen. Eso sí, necesitas un plan activo o un paquete de páginas para exportarlos. Si quieres ir en sentido contrario, abrir un OFX en una hoja de cálculo, súbelo y exporta a Excel o a CSV.

¿Tu banco te da un fichero Norma 43?

En España, los bancos dan a las empresas los movimientos en Norma 43 (Cuaderno 43). Ese formato no lo leemos. Si es tu caso, descarga el PDF del extracto o el Excel o CSV del mismo periodo y súbelo: sale el mismo OFX. En cambio, si tu banco te da un archivo CAMT.053 o MT940, sí puedes subirlo.

Cómo se evitan los duplicados al importar dos veces

Cada movimiento del archivo lleva su propio FITID. Los programas que admiten OFX lo usan para detectar los movimientos que ya importaron: GnuCash, por ejemplo, compara identificadores, fechas e importes con lo que ya hay en la cuenta y omite las coincidencias exactas. Si exportas el mismo extracto otra vez, los identificadores son los mismos, así que una segunda importación no duplica.

El único caso que los identificadores no resuelven es el solapamiento con una conexión bancaria. Los movimientos que llegaron por una conexión en vivo llevan los identificadores del banco, no los nuestros, y el programa los ve como distintos. Antes de importar, mira la fecha del último movimiento que trajo la conexión y usa el rango de fechas de la exportación para incluir solo el periodo que no cubre.

Varios extractos en un solo archivo OFX

• Selecciona varios extractos y expórtalos juntos; cada cuenta tiene su propia sección de extracto en un único archivo.
• Limita la exportación a un rango de fechas, por ejemplo los meses anteriores al inicio de tu conexión bancaria.
• Un PDF con varias cuentas o monedas se divide en un extracto por cuenta antes de exportar.
• Las cuentas se identifican por los cuatro últimos dígitos del número de cuenta, así que la primera vez que importes, tu programa puede preguntarte a qué cuenta pertenece el archivo.

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