Kategoryzacja transakcji bankowych: automatycznie i po Twojemu

Jak działa automatyczna kategoryzacja wydatków

Opisy w wyciągach pisane są dla systemów banku, nie dla ludzi: kody terminali, numery sklepów, zamaskowane numery kart i ciągi referencyjne. Żeby je skategoryzować, trzeba najpierw ustalić, komu faktycznie zapłacono. Dlatego każda operacja najpierw dostaje czytelną nazwę kontrahenta, a dopiero potem kategorię.

Najpierw stosowane są Twoje własne reguły. Wszystko, czego nie obejmują, kategoryzuje AI (Claude od Anthropic): czyta cały opis, kwotę i kierunek przepływu, a następnie wybiera jedną z Twoich kategorii. To, co nie pasuje, trafia do kategorii Bez kategorii, gdzie łatwo to znaleźć. Na przykład:

Własne kategorie zamiast narzuconej listy

Zaczynasz od domyślnej listy w swoim języku — Przychody, Przelewy, Zakupy spożywcze, Restauracje i kawiarnie, Transport, Paliwo, Mieszkanie, Media i opłaty, Aplikacje i subskrypcje, Usługi profesjonalne, Opłaty bankowe, Podatki i inne — która pasuje i do rachunku firmowego, i do prywatnego. Zmieniaj nazwy, dodawaj i usuwaj kategorie, aż lista odpowiada temu, jak faktycznie raportujesz.

Mogą to być pozycje Twojego planu kont („402 Usługi obce”), rodzaje kosztów, które chcesz pokazać księgowej, albo kategorie budżetu domowego. Nazwy kategorii mogą być w dowolnym języku, niezależnie od języka wyciągu: wyciąg po niemiecku da się posortować do polskich kategorii i odwrotnie. Dla prowadzących firmę przykładowe układy opisujemy na stronie JDG i małe firmy.

Reguły, które zawsze wygrywają

Są rzeczy, które wie tylko właściciel: że przelew na Jana Kowalskiego to czynsz albo że wpłata z imienia i nazwiska to faktura od klienta. Gdy zmieniasz kategorię operacji, możesz zamienić to w regułę — opis zawiera X → kategoria — i będzie stosowana do każdego kolejnego wyciągu, zanim w ogóle zapyta się AI. Typowe reguły:

• Przelewy między własnymi rachunkami — np. numer rachunku oszczędnościowego → Przelewy, żeby nie liczyły się jako wydatek ani przychód,
• Składki ZUS i podatki — np. opis zawiera „ZUS” lub nazwę urzędu skarbowego → Podatki (albo własna kategoria „ZUS”),
• Wynajmujący lub podwykonawca opłacany z imienia i nazwiska → Mieszkanie lub Usługi profesjonalne,
• Wpłaty od klientów z numerem faktury w tytule → Przychody,
• Wypłaty prywatne z rachunku firmowego → kategoria, którą nazwiesz po swojemu.

Reguły zawsze biją AI, więc gdy reguła już istnieje, dostajesz tę samą kategorię za każdym razem, na każdym wyciągu.

Sumy według kategorii i miesięcy

Eksport do Excela zawiera obok operacji arkusz „Podsumowanie” z sumami, które zwykle budowałbyś ręcznie:

• wpływy, wydatki i zmiana netto w okresie,
• wpływy, wydatki, netto i liczba operacji w każdej kategorii,
• te same sumy w podziale na miesiące, dla wyciągów obejmujących kilka miesięcy.

Zaznacz cały rok wyciągów i wyeksportuj je razem, a dostaniesz jeden skoroszyt z rocznymi sumami według kategorii — punkt wyjścia do rozliczenia PIT albo rocznego przeglądu budżetu domowego.

Jak kategoryzować wydatki w Excelu ręcznie

Jeśli wolisz zrobić to samodzielnie, typowa metoda to tabela słów kluczowych. Utwórz tabelę (Wstawianie → Tabela) o nazwie Reguly z kolumnami Slowo i Kategoria — na przykład BIEDRONKA → Zakupy spożywcze, ORLEN → Paliwo, SPOTIFY → Aplikacje i subskrypcje. Potem obok opisu w komórce B2 użyj w Excelu 365 formuły (podajemy angielskie nazwy funkcji, w polskim Excelu odpowiadają im polskie nazwy, które podpowie Kreator funkcji; argumenty rozdziela się średnikami):

=XLOOKUP(TRUE, ISNUMBER(SEARCH(Reguly[Slowo], B2)), Reguly[Kategoria], "Bez kategorii")

SEARCH szuka każdego słowa kluczowego w opisie, a XLOOKUP zwraca kategorię pierwszego znalezionego, więc szczegółowe słowa (UBER EATS) umieść nad ogólnymi (UBER). W tabeli nie zostawiaj pustych wierszy, bo puste słowo kluczowe pasuje do każdego opisu. Sumy policzysz funkcją SUMIFS (SUMA.WARUNKÓW) albo tabelą przestawną z kategorią w wierszach i datą pogrupowaną po miesiącach w kolumnach.

To działa, ale lista słów kluczowych nigdy się nie kończy: każdy nowy sprzedawca, każdy bank skracający opisy inaczej i każdy kod terminala wymaga nowego wiersza. Start od pliku Excel, który jest już skategoryzowany, zostawia Ci tylko wyjątki do poprawienia — a własne formuły nadal możesz dopisać obok.

Kategoryzować przed importem czy w programie księgowym?

Jeśli Twój program księgowy ma pobieranie wyciągów i reguły automatycznego dekretowania, tam naturalnie robi się kategoryzację ksiąg. Kategoryzowanie wyciągu najpierw sprawdza się lepiej, gdy potrzebujesz skategoryzowanego arkusza, a nie dekretów — do zeznania podatkowego, przeglądu z klientem, banku lub budżetu — gdy rachunek nie jest podłączony albo gdy przerabiasz miesiące starych wyciągów PDF.

Kategorie przechodzą do eksportów Excel, CSV i QIF, a także do kolumny kodu analizy w CSV dla Xero. Pliki dla QuickBooks niosą czytelną nazwę kontrahenta i tekst z wyciągu, a konta przypisujesz w programie jak zwykle. Jak wprowadzić dane do Optimy lub Symfonii, opisujemy w poradniku o imporcie wyciągów.

Sprawdzanie i poprawki w jednym miejscu

Żadna automatyczna kategoryzacja nie trafia za każdym razem, więc wszystko zostaje edytowalne. Na ekranie przeglądu możesz zmienić każdą datę, opis, kwotę i kategorię; kontrola salda uruchamia się ponownie po zapisaniu, więc poprawka nigdy po cichu nie psuje sum. Poprawki zamienione w reguły sprawiają, że kolejny wyciąg jest bardziej spójny.

Twoje wyciągi nie służą do trenowania AI, wgrany plik nie jest przechowywany, a nigdy nie ma logowania do banku ani połączenia z bankiem. Zobacz bezpieczeństwo.

Pytania