Wyciąg z konta firmowego do Excela: proste zestawienie dla JDG

Czy wyciągi bankowe mogą zastąpić prowadzenie księgowości?

Nie zastąpią księgowości, ale dla wielu jednoosobowych działalności są jej najlepszym punktem wyjścia — pod warunkiem że pieniądze firmowe i prywatne trzymasz na osobnych rachunkach. Każda wpłata od klienta i każdy wydatek z rachunku jest już na wyciągu z datą i kwotą. Brakuje tylko informacji, czego dotyczyła każda linia.

Wyciągi mają ograniczenia. Pokazują pieniądze w chwili ruchu, więc nie zobaczysz na nich niezapłaconych faktur ani zobowiązań, a dowodzą zapłaty, nie tego, co kupiłeś. Kosztem zwykle staje się wydatek udokumentowany fakturą lub rachunkiem, więc dokumenty zakupu zachowaj, a wyciąg traktuj jako potwierdzenie przelewu. Szczegóły co do zaliczania kosztów ustal z księgową.

Z rocznych wyciągów zrób przejrzyste zestawienie

1. Pobierz wyciągi z każdego rachunku używanego w firmie — rozliczeniowego, oszczędnościowego i kart — jako PDF albo CSV, jeśli bank go oferuje.
2. Wgraj je razem. Każdy wyciąg jest czytany, każda operacja dostaje czytelną nazwę kontrahenta i kategorię, a sumy są sprawdzane z saldem początkowym i końcowym.
3. Przejrzyj kategorie. Popraw te nieliczne, które są złe; każda poprawka może stać się regułą, więc wyciągi z kolejnych miesięcy będą kategoryzowane tak samo.
4. Oznacz pieniądze przenoszone między własnymi rachunkami jako przelewy, żeby nie liczyły się jako przychód ani koszt.
5. Wyeksportuj do Excela. Dostaniesz arkusz „Transakcje” i arkusz „Podsumowanie” z sumami według kategorii i miesięcy.

Jak z wyciągów zrobić proste zestawienie przychodów i kosztów

Wybierz kategorie, które możesz podać księgowej bez tłumaczenia: Przychody, Aplikacje i subskrypcje, Reklama i marketing, Biuro i materiały, Paliwo, Podróże, Opłaty bankowe, Usługi profesjonalne, Podatki (w tym ZUS), Przelewy. Zmieniaj nazwy, dodawaj i usuwaj kategorie, aż pasują do tego, jak księgowa grupuje Twoje koszty.

Pilnuj podwójnego liczenia. Jeśli wgrywasz rachunek rozliczeniowy i firmową kartę, spłata karty z rachunku jest przelewem: kosztami są poszczególne zakupy na karcie. To samo dotyczy przenoszenia pieniędzy na oszczędności oraz prywatnych wypłat właściciela, które nie są kosztem firmy.

Kategoryzowanie przyspieszają reguły: „opis zawiera ZUS → Podatki” obejmuje każdy kolejny wyciąg. Więcej w kategoryzacji transakcji.

Co wysłać księgowej

Najpierw zapytaj, w jakiej formie księgowa przyjmuje dokumenty. Większości wystarczy to:

• plik Excel: każda operacja z kategorią oraz arkusz „Podsumowanie” według kategorii i miesięcy,
• oryginalne wyciągi PDF, żeby mogła sprawdzić dowolną pozycję ze źródłem,
• krótka informacja o rzeczach nietypowych: otrzymanym kredycie, zakupie sprzętu, prywatnych wydatkach opłaconych z rachunku firmowego,
• faktury lub rachunki do większych zakupów,
• jeśli księgowa pracuje na imporcie plików, zapytaj, czy woli CSV i w jakim układzie kolumn; w poradniku o imporcie wyciągów do Optimy i Symfonii opisujemy, jak to działa w praktyce.

Wyciąg z konta firmowego z mBanku i PKO BP

W mBanku historię operacji możesz wyeksportować w PDF, HTML lub CSV (Finanse → Historia → Lista operacji lub Zestawienie operacji), a serwis pokazuje operacje z ostatnich 5 lat. Konta firmowe mogą dodatkowo włączyć płatny raport MT940. Szczegóły na stronie mBank: wyciąg do Excela.

W iPKO biznes standardowe raporty plikowe (MT940, Elixir, camt.053) sięgają roku wstecz, a starsze miesiące masz tylko jako wyciągi PDF. Opisujemy to na stronie PKO BP: wyciąg do Excela.

Śledzenie wydatków w ciągu roku

Nie musisz czekać do końca roku. Konwertuj wyciągi co miesiąc, gdy tylko się pojawią, a arkusz „Podsumowanie” pokaże, na co poszły pieniądze, miesiąc po miesiącu. Wyciągi z kart działają tak samo — zobacz wyciąg z karty kredytowej do Excela — a zestawienie wydatków to po prostu filtr na kolumnie kategorii.

Połącz kilka wyciągów w jednym eksporcie, opcjonalnie ograniczonym do zakresu dat, aby dostać kwartał albo cały rok w jednym pliku.

Czy potrzebuję abonamentu?

Nie. Pakiety stron kupuje się jednorazowo i nie wygasają: 100 stron za 12 USD, 500 za 39 USD. Liczą się tylko strony z operacjami, więc jeśli Twoje wyciągi mają 3–5 stron miesięcznie, rok jednego rachunku zużyje 36–60 stron. Jeśli wolisz konwertować co miesiąc, Pro kosztuje 29 USD miesięcznie za 500 stron.

Pliki CSV, Excel i OFX pobrane z banku nie zużywają stron, ale wymagają pakietu lub planu. Zanim cokolwiek zapłacisz, każde wgranie pokazuje podgląd: liczbę operacji, wynik kontroli salda i pierwsze trzy wiersze. Zobacz cennik.

Pytania