Wyciągi bankowe dla biura rachunkowego: od PDF do księgowania

Gdzie PDF-y wyciągów nadal trafiają do księgowości

Jeśli bank daje plik MT940 albo Elixir, a Twój program go importuje, to najlepsza droga i nie potrzebujesz konwersji. Problem w tym, że standardowe raporty dla firm często sięgają ograniczonego okresu wstecz (np. w iPKO biznes raporty standardowe obejmują ostatnie 12 miesięcy), a nie każdy klient ma rachunek, z którego da się pobrać taki plik. Wszystko starsze albo spoza tego okna trzeba wziąć z wyciągów.

Ta luka wraca w tych samych sytuacjach: nowy klient, który rok nie zaglądał do dokumentów, zaległe miesiące przed terminem rozliczenia, rachunek zamknięty, zanim ktokolwiek skonfigurował eksport, klient, który przynosi wyciągi w segregatorze, albo rachunek zagraniczny. W każdym przypadku dostajesz PDF, skan lub zdjęcie i ktoś musi zamienić je w operacje.

Dwanaście miesięcy zaległości krok po kroku

1. Poproś o kompletne wyciągi. Każda strona każdego miesiąca, dla każdego rachunku i karty — nie zrzuty ekranu z listy operacji. Jeśli bank daje CSV albo MT940 za ostatnie miesiące, poproś też o nie; pliki strukturalne nie zużywają stron.
2. Wgraj całą partię. Upuść wszystkie pliki naraz. PDF-y z hasłem, skany, zdjęcia z telefonu i PDF-y z kilkoma rachunkami działają; PDF z kilkoma rachunkami staje się osobnym wyciągiem dla każdego rachunku.
3. Przeczytaj uzgodnienie salda każdego wyciągu. Saldo początkowe + wpływy − wydatki musi dać saldo końcowe, a saldo po operacji jest sprawdzane w każdym wierszu. Wyciągi, które się nie zgadzają, pokazują wiersze do sprawdzenia z numerami stron.
4. Popraw oznaczone wiersze i ustaw kategorie. Edytuj datę, kwotę lub opis względem PDF-a; kontrola uruchamia się ponownie po zapisaniu. Nazwij kategorie tak jak konta lub kolumny w księgach klienta i zamień powtarzające się poprawki w reguły.
5. Wyeksportuj raz. Zaznacz wszystkie wyciągi rachunku i wyeksportuj jeden plik w kolejności dat, ograniczony do okresu, który nadrabiasz.
6. Zaimportuj lub zaksięguj. Wczytaj plik do programu, jeśli ma import z CSV, albo skorzystaj z arkusza Excel i zaksięguj operacje jak zwykle, a konto bankowe uzgodnij z saldem końcowym wyciągu.

Jak udowodnić, że żadna operacja nie została pominięta

Trudność pracy na wyciągach to nie przepisywanie, tylko pewność, że wynik jest kompletny. Pominięta linia na przełamaniu strony albo obciążenie odczytane jako uznanie wygląda dobrze, dopóki uzgodnienie salda nie wyjdzie z różnicą, której nikt nie potrafi znaleźć.

Każdy wyciąg ma widoczne uzgodnienie: saldo początkowe, suma wpływów, suma wydatków i saldo końcowe, sprawdzone z liczbami wydrukowanymi na wyciągu. Gdy wyciąg się nie zgadza, nie zużywa stron, a wiersze niepasujące do salda po operacji są oznaczone numerem strony, więc od razu trafiasz do właściwej linii.

Zgodny wyciąg dowodzi, że operacje pasują do sum banku. Nie zastępuje to uzgodnienia w księgach — oznacza, że uzgodnienie zaczynasz od kompletnych danych.

Czy historia rachunku może być dowodem księgowym?

Zasady są w ustawie o rachunkowości (art. 20 i następne, o dowodach księgowych), a w praktyce księgowej wyciąg bankowy wystawiony przez bank traktuje się jako dowód księgowy dokumentujący operacje na rachunku. Z historią rachunku, czyli listą operacji z bankowości internetowej, bywa różnie: banki same opisują niektóre takie zestawienia inaczej niż wyciągi. Na przykład mBank mówi, że eksport „Lista operacji” ma charakter nieksięgowy, a „Zestawienie operacji” zawiera wartości podobne do wyciągu bankowego (zobacz stronę mBanku).

Dlatego proś klientów o oryginalne wyciągi i przechowuj je zgodnie ze swoimi zasadami archiwizacji. Plik Excel lub CSV z konwersji to plik roboczy do księgowania i analizy, a nie dowód księgowy: oryginałem pozostaje wyciąg banku. Szczegółowe wymagania co do dokumentów potwierdź w swoich procedurach i, w razie wątpliwości, u doradcy podatkowego.

Jaki eksport dla jakiego programu

Nie twierdzimy, że istnieje integracja z jakimkolwiek programem księgowym. Eksportujemy plik, który importujesz sam, jeśli program obsługuje taki format.

Kategorie zgodne z księgami klienta

Kategorie zaczynają od domyślnej listy. Zmień ich nazwy na konta lub rodzaje kosztów używane u klienta, usuń zbędne i dodaj brakujące. Gdy poprawiasz operację, możesz zamienić poprawkę w regułę („opis zawiera ZUS → Podatki”), która obejmie kolejne wyciągi tego klienta. Reguły zawsze wygrywają, a resztę kategoryzuje AI. Więcej: kategoryzacja transakcji.

Kategorie wędrują w eksportach Excel i CSV, więc zestawienie według kategorii do przeglądu jest gotowe od razu. Dekretację i księgowanie nadal robisz w swoim programie — konwerter przygotowuje dane i nie zastępuje księgowego.

Cennik dla biur rachunkowych

Płacisz za strony wyciągu z operacjami; strony tytułowe i informacje prawne nie liczą się, a ponowne wgranie tego samego pliku w ciągu 30 dni jest darmowe. Biura z regularnym wolumenem wybierają plan Business za 79 USD miesięcznie na 2 000 stron (780 USD rocznie) albo Pro za 29 USD miesięcznie na 500 stron. Do jednorazowych porządków służą pakiety stron (100 stron za 12 USD, 500 za 39 USD, 2 000 za 99 USD), które nie wygasają. Zobacz cennik.

Żeby było jasne, czego tu nie ma: nie ma pobierania wyciągów z banku, bezpośredniej integracji z programami księgowymi ani kont dla wielu użytkowników. Wgrywasz wyciągi, sprawdzasz je i importujesz plik.

Pytania