Come fare la riconciliazione bancaria in Excel

Riconciliazione bancaria: significato e a cosa serve

La contabilità registra un'operazione quando avviene: emetti un assegno, incassi da un cliente, disponi un bonifico a un fornitore. La banca la registra quando il denaro si muove davvero, e con la data valuta conta gli interessi da un'altra data ancora. A ogni fine mese i due saldi sono diversi, e la maggior parte della differenza è solo una questione di tempo.

Riconciliare vuol dire spiegare ogni centesimo di quella differenza. Una volta tolte le differenze temporali non deve restare nulla: se resta qualcosa c'è un errore, una registrazione dimenticata oppure un'operazione che non hai fatto tu. Per questo i commercialisti riconciliano ogni conto bancario e ogni carta prima di chiudere un mese, preparare il bilancio o fare le dichiarazioni.

Esempio di prospetto di riconciliazione bancaria

Una piccola impresa chiude marzo. L'estratto conto riporta un saldo finale di 12.480,00; la contabilità (il conto banca) mostra 12.866,50. Ecco come si spiega la differenza:

Le differenze temporali rettificano il lato banca; le voci che la banca ha registrato e tu no rettificano il lato contabilità. Solo queste ultime richiedono una scrittura in contabilità.

Modello di riconciliazione bancaria in Excel: l'impostazione

Non serve scaricare un modello: bastano tre fogli e una decina di formule, e capirai ogni cella. Lo prepari una volta e ne copi il file ogni mese.

Le date devono essere vere date e gli importi veri numeri. Se una colonna incollata è allineata a sinistra e SOMMA dà 0, è testo: convertila prima di abbinare.

Riconciliazione bancaria in Excel: le formule

Le formule seguono l'impostazione qui sopra: date in colonna A, importi in colonna D su PrimaNota e in colonna C su Estratto, il flag Abbinato in colonna E. Dai un nome alle celle chiave (Formule → Definisci nome): SaldoIniziale, SaldoFinale, BancaRettificato e ContabileRettificato, così le formule restano leggibili. Con le impostazioni italiane di Excel gli argomenti si separano con il punto e virgola.

• Autocontrollo dell'estratto conto: =ARROTONDA(SaldoIniziale + SOMMA(Estratto!C:C) - SaldoFinale;2) deve dare 0. Se non è così, manca un movimento o è sbagliato, e nulla di quello che segue tornerà.
• Flag in PrimaNota: =SE(CONTA.PIÙ.SE(Estratto!C:C;D2;Estratto!A:A;">="&A2-3;Estratto!A:A;"<="&A2+14)>0;"Abbinato";"Aperto") cerca lo stesso importo sull'estratto conto in una finestra di date.
• Flag in Estratto: la stessa formula puntata nell'altra direzione, così le voci solo in banca risultano Aperto.
• Versamenti in transito: =SOMMA.PIÙ.SE(PrimaNota!D:D;PrimaNota!E:E;"Aperto";PrimaNota!D:D;">0")
• Assegni e pagamenti non ancora addebitati: =SOMMA.PIÙ.SE(PrimaNota!D:D;PrimaNota!E:E;"Aperto";PrimaNota!D:D;"<0"), un numero negativo.
• Saldo banca rettificato: =SaldoFinale + versamenti in transito + assegni e pagamenti non addebitati (il totale dei pagamenti è già negativo).
• Differenza: =ARROTONDA(BancaRettificato-ContabileRettificato;2), con una formattazione condizionale che colora la cella di rosso quando non è 0.

CONTA.PIÙ.SE non distingue due pagamenti dello stesso importo. Quando un importo compare più volte in un mese, controlla quelle righe a mano oppure confronta il numero delle righe da entrambe le parti.

Da cosa nascono le differenze tra banca e contabilità?

Quando una differenza non sparisce, la sua dimensione è un indizio. Una differenza divisibile per 9 spesso indica cifre scambiate (54,00 scritto 45,00). Una differenza pari al doppio di un movimento di solito è un errore di segno. Una differenza pari a un solo movimento indica che manca da una parte oppure è registrato due volte. Le cause più frequenti:

• Versamenti in transito: denaro che hai registrato e che la banca accredita uno o due giorni dopo, secondo la data valuta.
• Assegni non ancora incassati e bonifici disposti ma non ancora eseguiti.
• Competenze di fine periodo: commissioni, interessi e imposta di bollo, che la banca addebita a fine trimestre e che scopri solo dall'estratto conto.
• Addebiti diretti (SDD), deleghe F24 e pagamenti con carta passati senza una registrazione nella tua contabilità.
• Ricevute bancarie (RiBa) e insoluti: gli effetti presentati salvo buon fine possono essere accreditati dalla banca prima dell'incasso definitivo e, se il cliente non paga, tornano indietro come insoluti.
• Storni e giroconti registrati da una parte soltanto.
• Errori: un numero con le cifre scambiate, una registrazione fatta due volte o con il segno sbagliato.

Il controllo dei saldi dell'estratto conto non è una riconciliazione: servono entrambi

La verifica dei saldi dell'estratto conto conferma che l'elenco dei movimenti è completo: saldo iniziale più entrate, meno uscite, uguale al saldo finale, e il saldo progressivo coincide su ogni riga. La riconciliazione bancaria confronta quell'elenco completo con la tua contabilità. Se il primo passaggio è sbagliato, per esempio per una riga saltata al cambio pagina copiando da un PDF, inseguirai una differenza che nella tua contabilità non c'è.

Bank Statement Categorizer esegue in automatico il primo passaggio. Ogni estratto conto viene controllato con i suoi saldi, e le righe che non quadrano sono segnalate con il numero di pagina: il foglio Estratto su cui riconcili è quindi noto per essere completo. La riconciliazione con la tua contabilità resta tua, o del tuo commercialista.

La riconciliazione bancaria è obbligatoria?

Non esiste un obbligo di legge che imponga a tutti un prospetto di riconciliazione con scadenze proprie. Esiste però l'obbligo di tenere una contabilità che rappresenti correttamente movimenti e saldi, e la riconciliazione è il modo per verificarlo. Per questo, per le società, è un controllo standard di fine mese e di fine anno prima del bilancio, e un documento che sindaci e revisori chiedono di vedere. Per una ditta individuale o un professionista è soprattutto una buona prassi.

Se hai dubbi su cosa serve nel tuo caso, chiedilo al tuo commercialista: dipende dal regime contabile e dalla forma societaria.

E se uso Fatture in Cloud, TeamSystem o Passepartout?

I programmi di contabilità e i gestionali hanno spesso funzioni proprie per abbinare i movimenti bancari alle registrazioni, ma i nomi dei menu, i formati accettati per l'importazione e il livello di automazione cambiano da programma a programma e da versione a versione: segui la guida ufficiale del tuo software. Il metodo però non cambia: porta nel programma l'estratto conto completo, abbina le voci, spiega le differenze temporali e registra quelle solo in banca.

Excel resta utile come secondo controllo, per i casi che il programma non abbina, per i clienti che non usano un gestionale o quando devi consegnare al commercialista un prospetto leggibile. Se il tuo programma importa i movimenti da CSV o Excel, parti dal CSV con punto e virgola.

Riconciliare più mesi o più conti insieme

Il lavoro di recupero (un cliente che non ha riconciliato per tutto l'anno, oppure una contabilità nuova) è più semplice se ogni mese sta in un'unica cartella di lavoro. Converti tutti gli estratti conto insieme ed esportali in un file Excel, se vuoi limitato a un intervallo di date, poi riconcilia mese per mese riportando le voci aperte di ciascun mese sul successivo.

Se le operazioni hanno bisogno anche di una categoria per la contabilità, sistema tutto nello stesso momento: categorizza i movimenti bancari prima di registrare le voci presenti solo in banca. Chi fa questo lavoro per molti clienti trova il flusso completo in estratti conto in Excel per commercialisti.

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