Movimenti del conto corrente in Excel: la prima nota della tua piccola impresa

L'estratto conto di una partita IVA può essere la tua prima nota?

Per molti freelance, ditte individuali e piccoli negozi sì, a patto di tenere separati i soldi dell'attività da quelli personali. Ogni incasso accreditato sul conto e ogni spesa pagata dal conto è già su un estratto conto con una data e un importo. Quello che manca è a cosa serviva ogni riga.

L'estratto conto ha dei limiti. Mostra il denaro quando si muove, quindi non vedi le fatture emesse e non ancora incassate né quelle ricevute e ancora da pagare, e dimostra che hai pagato, non cosa hai comprato. Conserva quindi le fatture elettroniche, le ricevute e gli scontrini per le spese importanti o insolite. Per le imprese, il Codice civile (art. 2220) prevede la conservazione delle scritture contabili e della relativa documentazione per dieci anni: per il tuo caso chiedi al commercialista.

Se sei in regime forfettario non devi tenere le scritture contabili, ma i ricavi si considerano in genere per cassa, cioè quando incassi: gli accrediti del conto, ordinati per mese, sono un utile riscontro ai tuoi registri.

Trasforma un anno di estratti conto in una prima nota

1. Scarica gli estratti conto di tutti i conti che l'attività usa (conto corrente, conto risparmio e carte di credito), in PDF oppure in CSV o Excel se la banca li offre.
2. Caricali insieme. Ogni estratto conto viene letto, ogni movimento riceve un beneficiario pulito e una categoria, e i totali sono verificati con il saldo iniziale e finale.
3. Controlla le categorie. Correggi le poche sbagliate: ogni correzione può diventare una regola, così i mesi successivi vengono categorizzati allo stesso modo.
4. Segna come giroconti i soldi che si spostano tra i tuoi conti, così non vengono contati come incassi o spese.
5. Esporta in Excel: ottieni un foglio Movimenti e un foglio Riepilogo con i totali per categoria e per mese.

Categorie che funzionano a fine anno

Scegli categorie che puoi consegnare direttamente al commercialista: per esempio Entrate (incassi dei clienti), Software e abbonamenti, Utenze, Casa e affitto, Carburante, Servizi professionali, Commissioni bancarie, Imposte e tasse (F24), Rate dei prestiti, Prelievi di contanti e Giroconti. Rinominale e aggiungine finché l'elenco corrisponde alle voci che il commercialista usa.

• Pagamenti F24: imposte e contributi addebitati in banca non sono spese di gestione come le altre. Tienili in una categoria a parte (o due: imposte e contributi), così il commercialista li riconosce al volo.
• Carta di credito: se carichi sia il conto corrente sia la carta, il pagamento mensile della carta dal conto è un giroconto; le spese sono i singoli acquisti sulla carta.
• Prelievi del titolare: non sono spese dell'attività. Dai loro una categoria tua, e lo stesso vale per i giroconti al conto risparmio.

Con le regole categorizzare è più rapido: «la descrizione contiene STRIPE → Entrate» si applica a ogni estratto conto futuro. Altri esempi in come categorizzare i movimenti bancari.

Cosa devi mandare al commercialista

Chiedi prima in che formato li preferisce. La maggior parte dei commercialisti è contenta così:

• La cartella di lavoro Excel: ogni movimento con la sua categoria, più il Riepilogo per categoria e per mese
• Gli estratti conto originali in PDF, per controllare qualsiasi voce sulla fonte
• Una breve nota su ciò che è fuori dall'ordinario: un finanziamento ricevuto, un'attrezzatura acquistata, spese personali pagate dal conto dell'attività
• Fatture o ricevute delle spese importanti
• Se usa un gestionale che importa i movimenti da CSV, il CSV con punto e virgola invece dell'Excel, riordinando le colonne secondo il suo tracciato

Tieni sotto controllo le spese durante l'anno

Non serve aspettare la fine dell'anno. Converti gli estratti conto di ogni mese quando arrivano e il Riepilogo mostra dove sono andati i soldi, mese per mese. Le carte funzionano allo stesso modo: vedi estratto conto della carta di credito in Excel. Per una nota spese basta filtrare la colonna Categoria.

Seleziona più estratti conto ed esportali insieme con Esporta combinati, se vuoi limitati a un intervallo di date, per ottenere un trimestre o un anno intero in un solo file. Se poi serve controllare i saldi con la contabilità, il passo successivo è la riconciliazione bancaria in Excel.

Serve un abbonamento?

No. I pacchetti di pagine si pagano una volta e non scadono mai: 100 pagine a $12, 500 pagine a $39. Contano solo le pagine con movimenti, quindi se i tuoi estratti conto sono di 3-5 pagine al mese, un anno di un conto ne usa 36-60. Se preferisci convertire ogni mese, Pro costa $29 al mese per 500 pagine.

I file CSV, Excel e OFX scaricati dalla banca non consumano pagine, ma servono comunque un pacchetto o un piano. Prima di pagare, ogni caricamento mostra un'anteprima: numero di movimenti, risultato della verifica dei saldi e prime tre righe. Vedi i prezzi.

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