Convertire gli estratti conto dei clienti: il flusso per commercialisti e studi

Dove sono ancora gli estratti conto PDF in uno studio

Il collegamento automatico e la lista movimenti dell'home banking arrivano solo fin dove la banca li rende disponibili: Intesa Sanpaolo, per esempio, permette di scaricare i movimenti in Excel per gli ultimi 13 mesi, mentre in UniCredit la ricerca arriva a 5 anni (vedi Intesa Sanpaolo: estratto conto in Excel e UniCredit: estratto conto in Excel). Quello che sta prima deve venire dagli estratti conto.

Il copione è sempre lo stesso: un cliente nuovo che non ha mai tenuto la contabilità, il recupero prima di una scadenza, un conto chiuso prima che qualcuno lo collegasse, un cliente che ti manda le foto delle pagine su WhatsApp, o una banca estera che nessuna procedura automatica legge. In ogni caso ti arrivano PDF, scansioni o foto e qualcuno deve trasformarli in movimenti da registrare.

Un anno di estratti conto, passo per passo

1. Chiedi gli estratti conto completi. Tutte le pagine di tutti i mesi, per ogni conto e carta di credito, non screenshot della lista movimenti. Se la banca offre CSV o Excel per i mesi recenti, chiedi anche quelli: non consumano pagine.
2. Carica tutto in blocco. Trascina insieme tutti i file. Funzionano PDF protetti da password, scansioni, foto e PDF con più conti; un PDF con più conti diventa un estratto conto per conto.
3. Leggi la quadratura di ogni estratto conto. Saldo iniziale + entrate − uscite deve essere uguale al saldo finale, e il saldo progressivo è controllato su ogni riga. Quelli che non quadrano mostrano le righe da guardare, con il numero di pagina.
4. Correggi le righe segnalate e imposta le categorie. Modifica data, importo o descrizione confrontandoti con il PDF; la verifica si rilancia quando salvi. Rinomina le categorie sul piano dei conti del cliente e trasforma le correzioni ripetute in regole.
5. Esporta una volta sola. Seleziona tutti gli estratti conto del conto ed esporta un unico file in ordine di data, limitato al periodo che stai recuperando.
6. Registra e riconcilia. Carica il file nel gestionale o ricava la prima nota banca da Excel, poi riconcilia mese per mese con gli stessi estratti conto.

Dimostra che non manca nessun movimento

La parte difficile del lavoro sugli estratti conto non è digitare, ma sapere che il risultato è completo. Una riga saltata al cambio pagina o un addebito letto come accredito sembrano innocui finché la riconciliazione non torna di un importo che nessuno riesce a trovare.

Ogni estratto conto ha una quadratura visibile: saldo iniziale, totale entrate, totale uscite e saldo finale, controllati con le cifre stampate sull'estratto conto. Quando un estratto conto non quadra non consuma pagine, e le righe che non tornano con il saldo progressivo sono segnalate con il numero di pagina, così vai subito alla riga giusta.

Un estratto conto che quadra dimostra che i movimenti coincidono con i totali della banca. Non sostituisce la riconciliazione nella contabilità: significa che la cominci da dati completi.

Quale esportazione per quale cliente

Non leggiamo i file CBI dell'home banking aziendale. Se il cliente li ha come unica fonte, chiedi anche l'Excel, il PDF dell'estratto conto oppure un CAMT.053 o un MT940, se il servizio li offre.

Categorie allineate al piano dei conti del cliente

Le categorie partono da un elenco predefinito in italiano. Rinominale con le voci del cliente, elimina quelle che non servono e aggiungi quelle che mancano. Quando correggi un movimento puoi trasformare la correzione in una regola (la descrizione contiene ENEL → Utenze) che si applica agli estratti conto futuri del cliente. Le regole vincono sempre; tutto il resto è categorizzato dall'IA.

Le categorie viaggiano nelle esportazioni Excel e CSV, quindi hai subito una carta di lavoro o un riepilogo per categoria da rivedere. Il conto di contropartita nel gestionale lo assegni poi nel programma, come di consueto, ma partendo da beneficiari puliti invece del testo grezzo della banca. Per i dettagli sulle regole vedi come categorizzare i movimenti bancari.

Prezzi per gli studi

Paghi per le pagine di estratto conto con movimenti: copertine e note legali non contano e ricaricare lo stesso file entro 30 giorni è gratis. Gli studi con un volume costante usano Business a $79 al mese per 2.000 pagine ($780 all'anno) oppure Pro a $29 al mese per 500 pagine. Per un recupero una tantum ci sono i pacchetti di pagine (100 pagine a $12, 500 a $39, 2.000 a $99), che non scadono mai. Vedi i prezzi.

Per essere chiari su ciò che non è: non c'è un collegamento bancario, non c'è una sincronizzazione diretta con il tuo gestionale e non ci sono account multiutente. Carichi gli estratti conto, li controlli e importi un file. Come per ogni strumento che tocca dati dei clienti, controlla che cosa prevedono la tua informativa privacy e la lettera d'incarico.

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