Categorizza i movimenti bancari in automatico

Come funziona la categorizzazione automatica

Le descrizioni bancarie sono scritte per i sistemi della banca, non per le persone: codici del terminale POS, numeri di punto vendita, numeri di carta mascherati e riferimenti. Per categorizzarle bisogna prima capire chi è stato pagato davvero. Per questo ogni movimento riceve prima un beneficiario pulito e poi una categoria.

Prima si applicano le tue regole. Tutto ciò che non coprono viene categorizzato dall'IA (Claude di Anthropic), che legge l'intera descrizione, l'importo e se i soldi sono entrati o usciti, e sceglie una delle tue categorie. Ciò che non rientra in nessuna finisce in Non categorizzato, dove è facile da ritrovare. Qualche esempio:

Usa le tue categorie, in qualsiasi lingua

Parti da un elenco predefinito in italiano, adatto sia a un conto aziendale sia a uno personale: tra le altre, Entrate, Giroconti, Spesa alimentare, Ristoranti e bar, Trasporti, Carburante, Casa e affitto, Utenze, Software e abbonamenti, Servizi professionali, Rate dei prestiti, Imposte e tasse, Commissioni bancarie e Prelievi di contanti. Poi rinominale, aggiungine o toglile finché l'elenco corrisponde a come rendiconti davvero.

Può essere il tuo piano dei conti, le voci che ti chiede il commercialista, le spese detraibili che vuoi ritrovare per il 730 oppure un budget familiare. I nomi delle categorie possono essere in qualsiasi lingua, indipendentemente da quella dell'estratto conto: un estratto conto tedesco o spagnolo può essere ordinato in categorie italiane, e viceversa. L'IA assegna sempre e solo categorie del tuo elenco.

Regole che vincono sempre

Alcune cose le sai solo tu: che un bonifico a Mario Rossi è l'affitto, o che l'accredito da una persona fisica è il pagamento di una fattura. Quando cambi la categoria di un movimento puoi trasformare la modifica in una regola, la descrizione contiene X → categoria, che da quel momento si applica a ogni estratto conto futuro prima ancora di chiedere all'IA. Regole tipiche:

• Giroconti tra i tuoi conti, per esempio il nome del conto deposito → Giroconti, così non compaiono né come spesa né come entrata
• Un proprietario di casa o un collaboratore pagato col suo nome → Casa e affitto o Servizi professionali
• Pagamenti dei clienti che arrivano con un riferimento di fattura → Entrate
• Pagamenti F24 → Imposte e tasse, oppure una categoria tua per i contributi
• Prelievi del titolare o spese personali pagate dal conto dell'attività → una categoria con il nome che preferisci

Le regole battono sempre l'IA: una volta creata una regola, ottieni la stessa categoria ogni volta e su ogni estratto conto.

Totali per categoria e per mese

L'esportazione in Excel ha un foglio Riepilogo accanto ai movimenti, con i totali che di solito si costruiscono a mano:

• Entrate, uscite e variazione netta del periodo
• Entrate, uscite, netto e numero di movimenti per ogni categoria
• Gli stessi totali per ogni mese, quando gli estratti conto coprono più mesi

Seleziona un anno intero di estratti conto ed esportali insieme con Esporta combinati: ottieni una cartella di lavoro con i totali annuali per categoria, il punto di partenza per la dichiarazione dei redditi o per un'analisi annuale delle finanze personali.

Come categorizzare le spese in Excel

Se preferisci fare da solo, il metodo classico in Excel è una tabella di parole chiave. Inserisci parole chiave e categorie in una tabella (Inserisci → Tabella) chiamata Regole, con le colonne Parola chiave e Categoria: per esempio ESSELUNGA → Spesa alimentare, TRENITALIA → Trasporti, ADOBE → Software e abbonamenti. Poi, accanto a una descrizione nella cella B2, usa questa formula in Excel 365 (con le impostazioni italiane gli argomenti si separano con il punto e virgola):

=CERCA.X(VERO;VAL.NUMERO(RICERCA(Regole[Parola chiave];B2));Regole[Categoria];"Non categorizzato")

RICERCA cerca ogni parola chiave dentro la descrizione e CERCA.X restituisce la categoria della prima che trova, quindi metti le parole chiave specifiche (UBER EATS) sopra quelle generiche (UBER). Tieni la tabella senza righe vuote, perché una parola chiave vuota corrisponde a ogni descrizione. Per i totali usa =SOMMA.PIÙ.SE(D:D;C:C;"Spesa alimentare") (importi in colonna D, categorie in C) oppure una tabella pivot con Categoria nelle righe e la data raggruppata per mese nelle colonne.

Funziona, ma l'elenco di parole chiave non finisce mai: ogni nuovo esercente, ogni banca che abbrevia in modo diverso, ogni codice di terminale richiede una riga in più. Partire da un export Excel già categorizzato ti lascia da sistemare solo le eccezioni, e puoi sempre aggiungere le tue formule accanto.

Categorizzare prima dell'importazione o nel programma di contabilità?

Molti programmi di contabilità e molte app di home banking hanno regole proprie per assegnare i movimenti. Se tutti i tuoi conti sono collegati lì, è il posto naturale in cui lavorare. Categorizzare prima l'estratto conto conviene quando ti serve un foglio categorizzato più che scritture contabili, per esempio per la dichiarazione dei redditi, per una verifica con il commercialista, per una banca o per un budget, quando un conto non è collegato, oppure quando stai recuperando mesi di vecchi PDF.

Le categorie viaggiano con le esportazioni Excel, CSV e QIF. I file per QuickBooks portano il beneficiario pulito e il testo dell'estratto conto, e i conti si assegnano nel programma come di consueto. Per un imprenditore o una partita IVA, vedi anche come trasformare gli estratti conto in una prima nota.

Controlla e correggi in un unico posto

Nessuna categorizzazione automatica è giusta ogni volta, quindi tutto resta modificabile. Nella schermata di revisione puoi cambiare qualsiasi data, descrizione, importo o categoria; la verifica dei saldi viene rieseguita quando salvi, così una correzione non rompe i totali senza avvisarti. Le correzioni che trasformi in regole rendono più coerente il prossimo estratto conto.

I tuoi estratti conto non vengono usati per addestrare l'IA, il file caricato non viene conservato e non c'è mai un accesso alla banca o un collegamento al conto. Ti chiedi se un chatbot generico potrebbe fare lo stesso? Leggi ChatGPT e conversione di estratti conto a confronto.

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