Mali müşavirler için banka ekstresi işleme ve muhasebe kaydı

Ekstreler muhasebe işinde hâlâ nerede PDF olarak karşınıza çıkar?

Bazı muhasebe programları anlaşmalı bankalardan hareketleri otomatik çekebilir. Örneğin Luca, anlaşmalı bankalar için ücretsiz bir banka entegrasyonu sunduğunu belirtir; bunun için hesap sahibinin bankada Hesap Hareketleri Paylaşımı Yetki Belgesi'ni onaylatması gerekir (Luca banka entegrasyonları). Aynı sayfa, bazı bankalarda kurulumun geriye dönük yapılamadığını da söyler. Bu bankalarda otomatik akış, kurulduğu andan itibaren çalışır.

Boşluk hep birkaç işte ortaya çıkar: bir yıldır defterine dokunulmamış yeni bir mükellef, beyanname öncesi toplu iş, kimse bağlamadan kapatılmış bir hesap, üç aydır kopuk kalmış bir bağlantı, programın anlaşmalı bankaları arasında olmayan bir banka ya da yurt dışındaki bir hesap. Hepsinde elinize PDF, tarama ya da fotoğraf geçer ve birinin bunları işleme çevirmesi gerekir.

12 aylık geriye dönük işlem: adım adım

1. Eksiksiz ekstre isteyin. Her hesabın ve kredi kartının her ayı, her sayfasıyla; işlem listesinin ekran görüntüsü değil. Banka yakın dönemler için Excel ya da CSV veriyorsa onları da isteyin; sayfa harcamazlar.
2. Tüm partiyi yükleyin. Dosyaları aynı anda bırakın. Şifreli PDF'ler, taramalar, telefon fotoğrafları ve birden fazla hesap içeren PDF'ler çalışır; çok hesaplı PDF, hesap başına bir ekstreye ayrılır.
3. Her ekstrenin bakiye kontrolünü okuyun. Açılış bakiyesi + gelen para − giden para = kapanış bakiyesi olmalı ve satır bakiyesi her satırda kontrol edilir. Tutmayan ekstreler bakılacak satırları sayfa numarasıyla gösterir.
4. İşaretli satırları düzeltin ve kategorileri belirleyin. Tarihi, tutarı ya da açıklamayı PDF'e bakarak düzenleyin; kayıt sırasında kontrol yeniden çalışır. Kategorileri mükellefin hesap planına göre adlandırın ve tekrar eden düzeltmeleri kurala çevirin.
5. Bir kez dışa aktarın. Hesabın tüm ekstrelerini seçin ve ilgilendiğiniz dönemle sınırlayarak tarih sırasına göre tek dosyada dışa aktarın.
6. Programa alın ve mutabık yapın. Dosyayı muhasebe programınızın şablonuna taşıyın (adımlar), karşı hesapları eşleştirin ve aynı ekstrelere karşı ay ay banka mutabakatı yapın.

Hiçbir hareketin atlanmadığını kanıtlayın

Ekstre işinin zor tarafı yazmak değil, sonucun eksiksiz olduğunu bilmektir. Sayfa geçişinde atlanan bir satır ya da alacak diye okunan bir borç, kimsenin bulamadığı bir tutar farkıyla mutabakat bozulana kadar fark edilmez.

Her ekstre görünür bir kontrole girer: açılış bakiyesi, toplam giriş, toplam çıkış ve kapanış bakiyesi, ekstrede basılı rakamlarla karşılaştırılır. Bir ekstre tutmadığında sayfa harcamaz ve satır bakiyesine uymayan satırlar sayfa numarasıyla işaretlenir; doğrudan doğru satıra gidersiniz.

Bakiyesi tutan bir ekstre, işlemlerin bankanın kendi toplamlarına uyduğunu kanıtlar. Defterdeki mutabakatınızın yerini tutmaz; ama o mutabakata eksiksiz veriyle başlamanızı sağlar.

Banka ekstresi muhasebe kaydı: 102 Bankalar ve karşı hesap

Banka hareketi iki yanlı bir kayıttır: bir yanı mükellefin 102 Bankalar hesabındaki ilgili banka alt hesabı, öbür yanı karşı hesaptır. Burada en sık yapılan hata Borç/Alacak yönüdür: çoğu ekstrede Borç hesaptan çıkan parayı gösterirken, 102 Bankalar bir varlık hesabı olduğu için defterde para girişi borç, çıkışı alacak yazılır. Excel'deki işaretli Tutar sütunu ile Gelen para ve Giden para sütunları bu yönü karıştırmadan taşımanızı sağlar.

Tablo yalnızca yönü göstermek içindir; kullanılacak hesaplar mükellefin hesap planına ve sizin kararınıza bağlıdır. Hareketleri bu karşı hesaplara ayırmayı kolaylaştırmak için harcama kategorileri sayfasındaki kurallardan yararlanabilirsiniz.

Dövizli banka ekstresi muhasebe kaydı

USD ya da EUR hesabı olan bir mükellefin PDF'inde TL ve döviz hesapları bir arada olabilir. Birden fazla hesap ya da para birimi içeren bir PDF hesap başına bir ekstreye ayrılır; TL ve döviz tutarları birbirine karışmaz ve her satırda Para birimi sütunu bulunur. Bakiye kontrolü de her hesapta kendi para biriminde yapılır.

TL karşılığının nasıl bulunacağı programa göre değişir: Luca'nın yardım sayfasına göre dövizli ekstre yüklerken Döviz kutusundan para birimi seçilir ve satırlar belge tarihindeki Merkez Bankası kuruyla TL'ye çevrilerek kaydedilir. Kur farkları için Tek Düzen Hesap Planı'ndaki 646 Kambiyo Karları ve 656 Kambiyo Zararları hesapları kullanılır; dönem sonu değerlemesi sizin işinizdir. Ayrıntılı akış için Luca ve diğer programlara aktarma rehberine bakın.

Hangi mükellef için hangi dosya?

Luca'nın banka aktarımı CSV dosyasını en fazla 400 satırla sınırlar (Luca yardım sayfası). Hareketi çok olan bir hesapta yılı iki ya da daha çok tarih aralığına bölerek dışa aktarın.

Büro fiyatlandırması

Hareket içeren ekstre sayfası başına ödersiniz; kapak sayfaları ve yasal uyarılar sayılmaz, aynı dosyayı 30 gün içinde yeniden yüklemek ücretsizdir. Düzenli hacmi olan bürolar ayda 2.000 sayfa için $79 olan (yıllık $780) Business planını, ya da ayda 500 sayfa için $29 olan Pro planını kullanır. Tek seferlik bir toplu iş için süresi dolmayan sayfa paketleri vardır: 100 sayfa $12, 500 sayfa $39, 2.000 sayfa $99. Fiyatlar ABD dolarıdır; bkz. fiyatlandırma.

Neyin olmadığı da açık olsun: banka bağlantısı yok, muhasebe programlarına doğrudan senkronizasyon yok ve ekip hesabı yok. Ekstreleri yükler, kontrol eder ve bir dosyayı kendiniz içe aktarırsınız.

Sorular