KOBİ'ler için banka hareketlerini Excel'e aktarma

Banka ekstresi kayıtlarınızın yerine geçer mi?

Birçok serbest çalışan, şahıs işletmesi ve küçük dükkân için kendi gelir-gider takibi bakımından büyük ölçüde evet, yeter ki iş paranızı kişisel paranızdan ayrı bir hesapta tutun. Hesaba yatan her tahsilat ve hesaptan çıkan her gider ekstrede tarih ve tutarla zaten durur. Eksik olan, her satırın ne için olduğudur.

Yine de sınırları vardır. Ekstre parayı hareket ettiği anda gösterir, bu yüzden kesilmemiş faturalar ve ödenmemiş borçlar orada yoktur; ödemeyi yaptığınızı kanıtlar, ne aldığınızı değil. Ekstre ayrıca gider belgesi (fatura, e-fatura/e-arşiv fatura, perakende satış fişi gibi) yerine geçmez. Yasal defter ve belge düzeninizin ayrıntısı için mali müşavirinize danışın; büyük ya da olağan dışı harcamaların faturalarını saklayın.

Bir yılın ekstresini düzenli bir tabloya çevirin

1. İşletmenin kullandığı her hesabın ekstresini indirin: vadesiz hesap, varsa vadeli hesap ve kredi kartları. PDF olur; bankanız veriyorsa Excel ya da CSV daha da iyi.
2. Hepsini birlikte yükleyin. Her ekstre okunur, her işleme temiz bir alıcı adı ve kategori verilir ve toplamlar ekstrenin açılış ve kapanış bakiyesine karşı kontrol edilir.
3. Kategorileri gözden geçirin. Yanlış olanları düzeltin; her düzeltme kurala çevrilebilir, böylece gelecek ayın ekstreleri de aynı şekilde kategorilenir.
4. Kendi hesaplarınız arasındaki para hareketlerini transfer olarak işaretleyin; gelir ya da gider gibi sayılmasınlar.
5. Excel'e aktarın. İşlemler sayfası ve kategori ile ay bazında toplamlar içeren Özet sayfası elinizde olur.

Mali müşaviriniz için işe yarayan kategoriler

Doğrudan mali müşavirinize verebileceğiniz kategoriler seçin: Gelir, Kira, Faturalar, Akaryakıt, Ulaşım, Yazılım ve abonelikler, Reklam ve pazarlama, Profesyonel hizmetler, Vergiler, Banka masrafları, Kredi ödemeleri ve Havale ve transferler gibi. Varsayılan liste Türkçe gelir; adları kendi raporlama düzeninize göre değiştirebilirsiniz.

Çift saymaya dikkat edin. Hem vadesiz hesabınızı hem de işletme kartınızı yüklerseniz, karta vadesiz hesaptan yaptığınız ödeme bir transferdir; gider, kartla yaptığınız tek tek harcamalardır. Aynı durum vadeli hesaba aktarılan para için geçerlidir. Ortağın ya da işletme sahibinin şirket hesabından yaptığı özel harcamalar da işletme gideri değildir; bunun muhasebe kaydını (genellikle ortak cari hesabı) mali müşavirinize bırakın.

Kurallarla kategorilemek hızlıdır: “açıklamada TRENDYOL geçiyorsa → Gelir” kuralı gelecek her ekstreye uygulanır. Ayrıntılar için banka hareketlerini kategorilere ayırma sayfasına bakın.

Mali müşavirinize ne göndermelisiniz?

Önce hangi biçimi istediğini sorun. Çoğu mali müşavir şunlarla memnun olur:

• Excel çalışma kitabı: kategorisiyle her işlem ve kategori ile ay bazında Özet
• Orijinal PDF ekstreler; böylece her şeyi kaynakla karşılaştırabilir
• Olağan dışı kalemler için kısa bir not: alınan kredi, makine alımı, işletme hesabından ödenen kişisel harcama
• Büyük harcamaların fatura ya da fişleri
• Muhasebe programına aktaracaksa Excel yerine programın şablonuna uygun bir CSV ya da Excel dosyası; ayrıntılar için Luca ve diğer programlara aktarma rehberine bakın

Harcamaları yıl boyunca takip edin

Yıl sonunu beklemek zorunda değilsiniz. Her ayın ekstresini geldiğinde dönüştürün; Özet sayfası paranın aylara göre nereye gittiğini gösterir. Kart ekstreleri de aynı şekilde çalışır, bkz. kredi kartı ekstresi Excel'e aktarma; bir gider raporu, kategori sütununda yapılan bir filtreden ibarettir.

Birkaç ekstreyi tek dışa aktarımda birleştirerek, isterseniz tarih aralığıyla sınırlayarak, bir çeyreği ya da tüm yılı tek dosyada alabilirsiniz. Hesabınızı kurumsal kanalla yönetiyorsanız ve banka size MT940 veriyorsa o dosya da yüklenebilir: bkz. MT940 nedir.

Abonelik gerekir mi?

Hayır. Sayfa paketleri bir kez satın alınır ve süresi dolmaz: 100 sayfa $12, 500 sayfa $39. Yalnızca hareket içeren sayfalar sayılır; ekstreniz ayda 3-5 sayfaysa tek bir hesabın bir yılı 36-60 sayfa harcar. Her ay dönüştürmek isterseniz ayda 500 sayfa için Pro $29'dır.

Bankanızdan indirdiğiniz CSV, Excel ve OFX dosyaları sayfa harcamaz ancak yine de bir paket ya da plan gerektirir. Bir şey ödemeden önce her yükleme bir önizleme gösterir: işlem sayısı, bakiye kontrolünün sonucu ve ilk üç satır. Fiyatlar ABD dolarıdır; bkz. fiyatlandırma.

Sorular