Banka hareketlerini otomatik harcama kategorilerine ayırın

Otomatik kategorilendirme nasıl çalışır?

Banka açıklamaları insanlar için değil, bankanın sistemleri için yazılır: POS terminal kodları, mağaza numaraları, maskelenmiş kart numaraları ve referans dizileri. Kategorilemenin ilk adımı paranın gerçekte kime gittiğini bulmaktır. Bu yüzden her işlem önce temiz bir alıcı adı, sonra bir kategori alır.

Önce sizin kurallarınız uygulanır. Kuralların kapsamadığı her şeyi yapay zekâ (Anthropic'in Claude'u) kategorilere ayırır: açıklamanın tamamını, tutarı ve paranın girip çıktığını okuyup sizin kategorilerinizden birini seçer. Hiçbirine uymayan işlem, bulması kolay olsun diye genel Kategorisiz grubuna düşer. Örneğin:

Kendi harcama kategorilerinizi kullanın

Türkçe bir varsayılan listeyle başlarsınız: Gelir, Havale ve transferler, Market, Restoran ve kafeler, Alışveriş, Ulaşım, Akaryakıt, Seyahat, Konut, Faturalar, Yazılım ve abonelikler, Ofis ve kırtasiye, Profesyonel hizmetler, Reklam ve pazarlama, Sağlık, Sigorta, Eğlence, Eğitim, Kişisel bakım, Hediye ve bağışlar, Kredi ödemeleri, Vergiler, Banka masrafları, Faiz ve Nakit çekimleri. Liste hem şirket hem kişisel hesaplar için çalışır. Listeyi gerçekten raporladığınız biçime gelene kadar yeniden adlandırın, ekleyin ya da silin.

Listeyi hesap planınıza (örneğin 770 Genel Yönetim Giderleri altındaki alt hesaplara), mali müşavirinizin istediği gider kalemlerine ya da bir ev bütçesine uydurabilirsiniz. Kategori adları ekstrenin dilinden bağımsızdır: Türkçe bir ekstre İngilizce kategorilere, İngilizce bir ekstre Türkçe kategorilere ayrılabilir.

Her zaman kazanan kurallar

Bazı şeyleri yalnızca siz bilirsiniz: şahıs adıyla giden bir EFT'nin kira olduğunu ya da bir kişiden gelen paranın müşteri tahsilatı olduğunu. Bir işlemin kategorisini değiştirdiğinizde bunu açıklamada X geçiyorsa → kategori kuralına çevirebilirsiniz; kural sonraki tüm ekstrelerde yapay zekâya sorulmadan önce uygulanır. Tipik kurallar:

• Kendi hesaplarınız arasındaki transferler: örneğin vadeli hesap numaranız → Havale ve transferler; böylece harcama ya da gelir gibi görünmez
• Şahıs adıyla kira ödediğiniz ev sahibi ya da usta → Konut veya Profesyonel hizmetler
• Fatura numarasıyla gelen müşteri tahsilatları → Gelir
• Ortak ya da işletme sahibinin özel harcamaları: kendi adlandıracağınız bir kategori

Kurallar yapay zekâdan önce gelir; bir kural kurulduktan sonra her ekstrede aynı kategoriyi alırsınız.

Kategori ve ay bazında toplamlar

Excel dosyasında işlemlerin yanında, insanların genellikle elle hazırladığı toplamları içeren bir Özet sayfası bulunur:

• Dönem için gelen para, giden para ve net değişim
• Her kategori için gelen para, giden para, net ve işlem sayısı
• Birkaç aya yayılan ekstreler için aynı toplamlar ay bazında

Bir yılın tüm ekstrelerini seçip birlikte dışa aktarırsanız kategori başına yıllık toplamları olan tek bir çalışma kitabı elde edersiniz. Bu, mali müşavire teslim edilecek liste ya da yıllık bütçe değerlendirmesi için başlangıç noktasıdır; bkz. harcama takibi ve KOBİ banka hareketleri.

Harcama kategorileri ve muhasebe kaydı

Muhasebede bir banka hareketi iki yanlı bir kayıttır: bir yanı 102 Bankalar hesabı, öbür yanı karşı hesaptır. Müşteriden gelen tahsilat genellikle 120 Alıcılar'ı, tedarikçiye yapılan ödeme 320 Satıcılar'ı kapatır; faturası bulunmayan banka masrafı gibi kalemler ise doğrudan bir gider hesabına gider. Bu yüzden kategori, karşı hesabı bulmak için iyi bir ipucudur: Gelir kategorisindeki tahsilatlar çoğunlukla alıcılara, Banka masrafları kategorisindekiler bir gider hesabına bakar.

Kategori adlarını hesap planınızdaki hesap adlarına yaklaştırırsanız eşleştirme hızlanır. Hangi hesabın kullanılacağı mali müşavirinizin kararıdır. Luca gibi programlarda bu eşleştirme kural tanımlarıyla yapılır; temiz alıcı adları, ham banka metnine göre çok daha kısa kurallar yazmanızı sağlar. Adımlar için banka ekstresini Luca ve diğer programlara aktarma rehberine bakın.

Excel'de banka hareketleri elle nasıl kategorilenir?

Elle yapmak isterseniz olağan Excel yöntemi bir anahtar kelime tablosudur. Ekle → Tablo ile Kurallar adlı bir tablo kurun; Anahtar ve Kategori adlı iki sütunu olsun, örneğin MIGROS → Market, OPET → Akaryakıt, TURKCELL → Faturalar. Sonra B2'deki bir açıklamanın yanına Microsoft 365'te şu formülü yazın:

=ÇAPRAZARA(DOĞRU;ESAYIYSA(MBUL(Kurallar[Anahtar];B2));Kurallar[Kategori];"Kategorisiz")

MBUL her anahtar kelimeyi açıklamanın içinde arar, ÇAPRAZARA da bulduğu ilk anahtar kelimenin kategorisini verir; bu yüzden özel anahtar kelimeleri (YEMEKSEPETI) genel olanların (YEMEK) üstüne koyun. Tabloda boş satır bırakmayın, çünkü boş bir anahtar kelime her açıklamayla eşleşir. Toplamak için tutarlar D sütununda, kategoriler C sütununda ise =ÇOKETOPLA(D:D;C:C;"Market") yazın ya da Ekle → Özet Tablo ile Kategori'yi satırlara, tarihi aylara göre gruplayarak sütunlara koyun.

Formüller Türkçe Excel'de gösterildiği gibi noktalı virgülle yazılır; İngilizce Excel kullanıyorsanız XLOOKUP, ISNUMBER, SEARCH ve SUMIFS adlarıyla virgül kullanın. Bu yöntem işe yarar, ama anahtar kelime listesi hiç bitmez: her yeni işyeri, farklı kısaltan her banka, her POS kodu için yeni bir satır gerekir. Zaten kategorilenmiş bir Excel çıktısından başlarsanız yalnızca istisnaları düzeltirsiniz; yanına kendi formüllerinizi eklemeye devam edebilirsiniz.

İçe aktarmadan önce mi, muhasebe programında mı?

Muhasebe programlarının kendi eşleştirme kuralları vardır ve zaten hareketler programa sürekli geliyorsa çalışmak için en doğal yer orasıdır. Ekstreyi önceden kategorilemek ise kategorili bir tabloya ihtiyacınız olduğunda daha uygundur: mali müşavire liste göndermek, bir kredi dosyası, bir bütçe ya da beyan hazırlığı için; bir hesap programa bağlı değilse; ya da aylarca eski PDF'i toplu işliyorsanız.

Kategoriler Excel ve CSV dışa aktarımlarıyla birlikte gider. Muhasebe programına taşırken hesap kodunu yine programda atarsınız.

Tek yerde kontrol edin ve düzeltin

Hiçbir otomatik kategorileme her zaman doğru olmaz, bu yüzden her şey düzenlenebilir kalır. İnceleme ekranında herhangi bir tarihi, açıklamayı, tutarı ya da kategoriyi değiştirebilirsiniz; bakiye kontrolü kaydettiğinizde yeniden çalışır, yani bir düzeltme toplamları sessizce bozmaz. Kurala çevirdiğiniz düzeltmeler bir sonraki ekstreyi daha tutarlı yapar.

Ekstreleriniz yapay zekâ eğitiminde kullanılmaz, yüklenen dosya saklanmaz ve hiçbir zaman banka girişi ya da banka bağlantısı yoktur.

Sorular